Comunicazione e leadership: un binomio indissolubile

Nel contesto aziendale attuale, la capacità di comunicare con chiarezza e impatto è una competenza fondamentale per chi lavora nelle risorse umane. Una comunicazione efficace non solo rafforza la cultura aziendale, ma favorisce il coinvolgimento e un’adesione più consapevole alle strategie organizzative.

In molte realtà, i messaggi chiave non vengono sempre compresi o interiorizzati a tutti i livelli. Secondo McKinsey, oltre il 70% delle persone non si sente coinvolto nelle decisioni aziendali, spesso a causa di una comunicazione poco chiara o unidirezionale. Un approccio efficace non si limita a trasmettere informazioni, ma crea anche connessioni e favorisce il dialogo.

Un esempio concreto è il caso di un responsabile delle risorse umane che, prima di introdurre una nuova policy, coinvolge il team raccogliendo feedback e adattando il messaggio in base alle esigenze di chi dovrà metterlo in pratica. Questo approccio riduce la resistenza al cambiamento e favorisce un’adesione più naturale alle nuove iniziative.

Onboarding: la prima impressione che conta

L’onboarding è un passaggio determinante per l’inserimento di nuove risorse. Un processo strutturato riduce l’incertezza, accelera la produttività e aiuta a creare un legame più forte con l’azienda. Per rendere questa fase più efficace, è utile personalizzare il messaggio di benvenuto, chiarendo aspettative e obiettivi. Offrire un’esperienza autentica e interattiva aiuta a rafforzare il senso di appartenenza fin dal primo giorno.

Un’accoglienza ben strutturata fa la differenza. Dire "Benvenuto! Qui troverai tutto il supporto di cui hai bisogno. Ecco un documento con le attività chiave della tua prima settimana" è più efficace di un generico "Guarda un po’ in giro e se hai domande chiedi".

Coinvolgere attivamente le nuove risorse è altrettanto importante. Un messaggio come "Abbiamo previsto un percorso di mentorship con un collega esperto che ti aiuterà nelle prime settimane" risulta più motivante rispetto a un semplice "Basta osservare, con il tempo capirai tutto da solo".

Infine, il feedback regolare gioca un ruolo chiave. Invece di "Se c’è qualcosa che non va, dillo al tuo manager quando lo vedi", può essere più efficace dire "Dopo la prima settimana faremo un incontro per raccogliere le tue impressioni e allinearci sulle prossime attività".

Performance review: dal feedback alla crescita

Le valutazioni delle performance rappresentano momenti di crescita importanti. Tuttavia, se non comunicate in modo chiaro ed efficace, possono trasformarsi in un’esperienza frustrante.

Un feedback ben strutturato deve essere chiaro, specifico e bilanciato. Fornire esempi concreti di successi e aree di miglioramento permette di trasformare la valutazione in un’opportunità di sviluppo. Il confronto aperto, in cui entrambe le parti hanno spazio per esprimere il proprio punto di vista, rafforza fiducia e motivazione.

Un errore comune è concentrarsi solo sugli aspetti critici, senza valorizzare i risultati raggiunti. Questo genera demotivazione e riduce la predisposizione al miglioramento. Un metodo efficace è il feedback a sandwich:

1. Riconoscere i punti di forza: "Ottimo lavoro sulla gestione del progetto!"

2. Indicare le aree di miglioramento: "Per il futuro, potresti migliorare la pianificazione per evitare ritardi."

3. Fornire un incoraggiamento: "Sei sulla strada giusta, continua così e vedrai grandi risultati."

Un altro aspetto da considerare è l’uso di domande aperte per stimolare il dialogo e la riflessione:

· Quali competenze hai sviluppato maggiormente negli ultimi mesi?

· Su cosa vorresti lavorare di più nel prossimo periodo?

· Cosa possiamo fare per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi?

· Qual è stata la situazione più sfidante che hai affrontato nel tuo percorso professionale e cosa ti ha insegnato?

Queste domande aiutano a creare un confronto costruttivo e a promuovere un miglioramento continuo.

Sfide comuni nella comunicazione HR e come superarle

Comunicare in modo efficace all’interno di un’azienda non è sempre semplice. Chi si occupa di risorse umane si trova spesso a dover gestire situazioni in cui i messaggi vengono fraintesi, le nuove iniziative incontrano resistenza o le informazioni non raggiungono tutti i livelli organizzativi.

Per superare queste difficoltà, la comunicazione deve essere chiara, coinvolgente e bidirezionale. Alcuni problemi ricorrenti e le strategie per affrontarli includono:

Messaggi poco chiari

Una comunicazione vaga o eccessivamente tecnica può generare confusione. Utilizzare un linguaggio chiaro e diretto è fondamentale per garantire che il messaggio venga compreso senza ambiguità. Un errore comune è affidarsi a un linguaggio tecnico o eccessivamente formale, che può generare confusione e distanza.

Ad esempio, invece di dire “Il nuovo sistema di performance review sarà attuato conformemente ai principi di meritocrazia organizzativa e agli standard ISO”, è più efficace spiegare “Abbiamo introdotto un nuovo sistema di valutazione per rendere più trasparente il processo di crescita professionale. Nella riunione di domani spiegheremo come funziona e risponderemo alle vostre domande”.

Un altro aspetto importante è testare il messaggio con un piccolo gruppo prima di comunicarlo su larga scala. Questo permette di verificare eventuali punti critici e correggere eventuali fraintendimenti prima che il messaggio arrivi a tutti. Un buon approccio potrebbe essere “Prima di inviare l’annuncio a tutta l’azienda, lo condivideremo con alcuni colleghi per raccogliere il loro feedback e assicurarci che sia chiaro e comprensibile”. Questo evita situazioni in cui una comunicazione arriva senza possibilità di aggiustamenti, rischiando di generare dubbi e resistenze.

Infine, chiedere conferma della comprensione con domande mirate aiuta a individuare eventuali dubbi e a facilitare il confronto. Frasi come “C’è qualche punto che possiamo chiarire meglio prima di procedere con l’implementazione?” sono più efficaci rispetto a un semplice “Spero sia tutto chiaro, procediamo”. Creare momenti di verifica e ascolto permette di rendere la comunicazione più efficace e coinvolgente, evitando incomprensioni e possibili resistenze.

Resistenza al cambiamento

Ogni volta che viene introdotta una nuova policy o un cambiamento nei processi aziendali, è naturale che alcune persone possano opporsi. La resistenza nasce spesso dalla paura dell’incertezza, dalla percezione di una maggiore complessità o dalla mancanza di coinvolgimento nelle decisioni. Per ridurre le difficoltà e favorire un’accettazione più fluida, è importante adottare un approccio inclusivo e chiaro.

Un primo passo è coinvolgere il team fin dalle prime fasi, raccogliendo feedback e ascoltando eventuali preoccupazioni. Invece di presentare il cambiamento come una decisione già presa, è più efficace dire “Stiamo valutando di introdurre una nuova modalità di gestione dei progetti. Ci piacerebbe conoscere la vostra opinione prima di implementarla, così possiamo adattarla alle reali esigenze del team”. Questo tipo di comunicazione fa sentire le persone parte attiva del processo, riducendo la percezione di un’imposizione.

Un altro aspetto fondamentale è spiegare chiaramente il perché del cambiamento e quali benefici porterà. Comunicare solo il cosa senza approfondire il perché può generare diffidenza. Ad esempio, anziché dire “Da lunedì adotteremo un nuovo sistema di reportistica”, è più utile chiarire “Abbiamo deciso di introdurre un nuovo sistema di reportistica per semplificare il lavoro e ridurre il tempo speso nella raccolta dati. In questo modo, avremo più tempo per concentrarci sulle attività strategiche”. Evidenziare i vantaggi concreti aiuta a superare resistenze e a rendere il cambiamento più accettabile.

Infine, è importante creare momenti di confronto per ridurre incertezze e dubbi. Organizzare incontri dedicati o sessioni di domande e risposte permette di chiarire eventuali timori. Un esempio di comunicazione efficace potrebbe essere: “Sappiamo che ogni cambiamento richiede un periodo di adattamento. Per questo, abbiamo previsto un incontro aperto dove potrete esprimere le vostre domande e condividere eventuali preoccupazioni”. Questo approccio aiuta a creare un clima di fiducia e a rendere la transizione più fluida.

Affrontare la resistenza al cambiamento con trasparenza e coinvolgimento favorisce una maggiore adesione e riduce il rischio di malcontento o rallentamenti nel processo di implementazione.

Coinvolgimento di tutti i livelli aziendali

Un problema comune è la dispersione del messaggio tra i diversi livelli organizzativi, che può portare a interpretazioni errate.

Soluzioni:

· implementare un sistema di cascading comunicativo, fornendo ai manager strumenti chiari per trasmettere i messaggi in modo efficace;

· usare diversi formati per la comunicazione, come video, town hall meetings e newsletter mirate;

· monitorare l’efficacia del messaggio attraverso feedback regolari.

Comunicare meglio significa coinvolgere di più

Una comunicazione efficace non si limita alla trasmissione di informazioni, ma punta a creare un dialogo reale. Trasformare ordini in conversazioni, decisioni imposte in processi partecipativi e spiegazioni generiche in messaggi concreti aiuta a costruire relazioni di fiducia e a rafforzare il senso di appartenenza.

Messaggi chiari, un confronto continuo e una comunicazione coerente sono elementi essenziali per chi lavora nelle risorse umane e vuole avere un impatto reale sull’organizzazione.

Chiara Alzati è campionessa europea di Public Speaking 2020, CEO e Founder della Chiara Alzati Srl, Corporate Effective Communication & Public Speaking Trainer, autrice di sei libri, tra cui Parlare Chiaro in Azienda. Manuale Pratico di Public Speaking per CEO, Direttori Formazione e HR Manager e Public Speaking per Executive. La tua leva manageriale innovativa per una comunicazione efficace e inclusiva dentro e fuori l’azienda.

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