Come condurre valutazioni delle prestazioni motivanti quando il business non va bene

Le valutazioni delle prestazioni non sono in genere il punto culminante della lista delle cose da fare. Se a ciò si aggiungono un’economia debole e traballante e un paio di trimestri difficili, le valutazioni diventano ancora meno attraenti. Volete che i vostri dipendenti siano motivati ed entusiasti del loro lavoro, ma quando gli affari vanno a rilento è necessario che questi capiscano chiaramente come contribuiscono ai profitti dell’azienda.

Quindi, come si può valutare in modo oggettivo la performance individuale quando l’organizzazione non se la passa bene? Cosa si può fare per ispirare il team in assenza di incentivi tipici come aumenti e promozioni? E come si possono bilanciare aspettative realistiche per il futuro, promuovendo al contempo un senso di ottimismo da parte dei leader?

Cosa dicono gli esperti

Le valutazioni delle prestazioni non sono solo noiose faccende professionali; sono anche conversazioni che generano stress e che riuniscono in un’unica sala conferenze (o Zoom, a seconda dei casi) una posta in gioco elevata, emozioni intense e una sana dose di ego personale. Non c’è quindi da stupirsi se “le valutazioni di fine anno sono universalmente odiate” sia dai manager che dai dipendenti, secondo Karen Sedatole, docente alla Goizueta Business School di Emory. “È scomodo per i supervisori dare feedback e consigli correttivi, e non è molto divertente per i dipendenti riceverli”, afferma. “E quando le cose vanno male dal punto di vista finanziario, queste tensioni si acuiscono”.

Il segreto è essere “molto chiari in anticipo” sulle sfide che l’azienda deve affrontare e su come queste hanno influenzato gli obiettivi e le aspettative dei dipendenti, afferma Tonushree Mondal, che gestisce una società di consulenza sulle risorse umane. “Se siete stati realistici durante l’anno, non dovrebbero esserci sorprese”, afferma. L’obiettivo non è solo quello di fare un bilancio dell’anno passato, ma anche di preparare i dipendenti alle potenziali sfide del prossimo anno. Ecco alcune strategie per garantire una discussione costruttiva.

Preparatevi

Secondo Mondal, per condurre una valutazione delle prestazioni ponderata, è necessario un po’ di lavoro di base e riflessione da parte vostra. “Troppo spesso i manager passano da una riunione all’altra senza uno scopo preciso”, afferma la dottoressa. “Ma per queste conversazioni è necessario essere preparati con prove scritte”.

Illustrate i risultati ottenuti dal vostro dipendente, che si tratti di un progetto di successo o di un’abile gestione di un cliente esigente, e annotate le aree di miglioramento. Chiedete anche il parere dei colleghi che lavorano a stretto contatto con il vostro dipendente. La preparazione è fondamentale indipendentemente dallo stato dell’economia, ma in tempi difficili fornire un feedback accurato e perspicace diventa ancora più cruciale.

Fate un check di realtà

Soffermarsi sull’economia potrebbe non sembrare un modo produttivo (e nemmeno particolarmente piacevole) di iniziare la conversazione, ma Sedatole consiglia di inquadrare la valutazione delle prestazioni nel più ampio contesto economico. “Riconoscete che ci sono fattori che determinano le prestazioni che sono al di fuori del controllo del dipendente e dell’organizzazione”, dice. Siate pragmatici ma anche solidali. “Dite: ‘Queste sono le realtà dell’ambiente che dobbiamo affrontare e ci siamo dentro insieme’”.

Parlare delle sfide di un’economia difficile permette anche di fornire un contesto per i cambiamenti, ad esempio “perché quest’anno il bonus è più basso”, dice Mondal. Si spera che questa comunicazione aperta sia stata costante e che “abbiate ricalibrato le aspettative in base alle circostanze macroeconomiche nel corso dell’anno”, aggiunge.

Aiutate a collegare i punti

Aiutare i membri del team a capire come l’economia generale influisca sulle prestazioni dell’azienda è un buon primo passo. Poi, bisogna guidarli a capire come i loro ruoli specifici si inseriscono negli obiettivi a lungo termine dell’organizzazione. “Bisogna farli ragionare come l’azienda”, dice Mondal. Nel corso della conversazione, Sedatole suggerisce di parlare di come i compiti e i progetti quotidiani del dipendente abbiano contribuito ai risultati finanziari dell’organizzazione. Collegare questi punti permette ai dipendenti di “vedere più chiaramente come ciò che hanno fatto nell’ultimo anno ha sostenuto o compromesso i risultati dell’azienda”. Le prestazioni dell’anno scorso sono già state messe a verbale, ma questa chiarezza alimenta i miglioramenti futuri. Inoltre, rafforza il senso di scopo e di impegno dei dipendenti e li aiuta a capire come allineare le loro priorità per l’anno successivo con gli obiettivi dell’organizzazione.

Pensate come un coach

Queste discussioni tendono a essere dirette con i dipendenti ad alte prestazioni, ma per quelli che non danno il meglio di sé, è bene aspettarsi qualche reazione o giustificazione per le loro prestazioni. Sedatole afferma che, pur evitando di “far sentire i dipendenti penalizzati o responsabilizzati per cose su cui non hanno alcun controllo”, è fondamentale affrontare i loro errori.

Mondal suggerisce di adottare l’approccio di un allenatore di calcio che fa il debriefing con un giocatore dopo una partita impegnativa giocata con il maltempo. Il giocatore potrebbe lamentarsi della neve e del campo scivoloso. “E come allenatore dovete dire: ‘Sì, le condizioni erano difficili. Ecco tre cose che hai fatto bene durante la partita e due cose che avresti potuto fare meglio’”. Riconoscendo ciò che hanno fatto bene nelle circostanze, ma anche i punti in cui possono migliorare, si raggiunge un equilibrio tra riconoscimento e critica costruttiva. E ricordate: “Se un giocatore non sta facendo bene, è responsabilità dell’allenatore occuparsene”, dice.

Siate trasparenti nell’affrontare le prestazioni insufficienti

Il modo in cui affrontate un dipendente che ha costantemente ottenuto prestazioni insufficienti nel corso dell’anno dipende da molti fattori, tra cui la natura del lavoro, le capacità del dipendente, la sua volontà di migliorare e la vostra larghezza di banda per sostenerlo e rimetterlo in carreggiata.

In un’economia incerta, spesso c’è meno pazienza per chi non ha raggiunto i risultati sperati, ed è per questo che Sedatole raccomanda la franchezza durante la valutazione delle prestazioni. “Non fate promesse che non potete mantenere”, quando si tratta di questioni di sicurezza del lavoro, anche se il fatto che si arrivi o meno a questo punto è un’altra questione. “Non bisogna allarmare inutilmente le persone, ma la trasparenza è importante”, afferma l’esperta.

Le valutazioni delle prestazioni offrono un’opportunità privilegiata per affrontare con precisione i punti in cui il dipendente non è all’altezza delle aspettative. Offrite sostegno e incoraggiamento, se lo meritano. “Può sembrare una questione personale”, dice Mondal. “Ma una valutazione mediocre o scarsa non fa di loro una cattiva persona; hanno solo avuto un anno negativo”. È vostro compito “aiutarli a vederla come parte della loro traiettoria di carriera a lungo termine”.

Esplorate mezzi di motivazione non monetari...

Nei periodi difficili, il vostro ruolo non è solo quello di motivare e ispirare i membri del vostro team, ma anche di evitare che si demoralizzino per la mancanza di aumenti e promozioni. È scoraggiante quando un anno di duro lavoro e i risultati ottenuti vengono messi in ombra dalle difficoltà dell’azienda.

“Potreste pensare: come faccio a mantenere le persone motivate se non riceveranno un bonus?”, dice Sedatole. Per fortuna, la ricerca è dalla vostra parte. “Ci sono molti modi per rendere le persone felici nel loro ruolo migliorando altri aspetti del loro lavoro”, spiega Sedatole. Gli studi suggeriscono che dare ai dipendenti autonomia, esperienze di crescita e lavoro significativo può essere un potente strumento motivazionale. Durante le revisioni, Sedatole suggerisce di chiedere ai dipendenti cosa aumenterebbe la loro soddisfazione lavorativa. Alcuni potrebbero essere interessati a opportunità di mentorship e a progetti intersocietari che offrano esposizione a nuove discipline e colleghi. Altri potrebbero essere interessati a orari e sedi di lavoro flessibili.

... e prestate particolare attenzione alle vostre star

Ascoltate attentamente le risposte dei vostri dipendenti più brillanti, dice Mondal. “I vostri dipendenti ad alto potenziale e i top performer hanno particolarmente bisogno di ispirazione”, dice Mondal. “Sono motivati da una curva di apprendimento ripida. Quando si annoiano, la curva si appiattisce, quindi dovete essere creativi e mantenerla ripida”.

Mondal osserva che gli incarichi estensivi e le nuove sfide sono molto motivanti. Esplorate anche i modi in cui potete contribuire ad aumentare la visibilità delle persone presso i dirigenti.

Nel parlare delle possibilità, è importante sottolineare che, anche se una promozione non è imminente, le opportunità di avanzamento si presenteranno quando l’economia si riprenderà. “Fate capire loro che svolgono un ruolo cruciale nell’aiutare l’organizzazione a risollevarsi e che, quando le cose cambieranno, ne trarranno un vantaggio personale”, dice l’esperta. “Se riusciranno a resistere e a cavalcare l’onda, potranno diventare futuri leader aziendali e crescere all’interno dell’azienda”.

Concludete con una nota positiva

Sì, l’economia è incerta. È vero che i vostri concorrenti vi stanno dando filo da torcere. Ma il vostro compito, in qualità di manager, è quello di radunare i membri del vostro team e ispirarli per l’anno a venire, dice Sedatole.

Concludete la revisione con una nota di ottimismo. Non siate banali, ma sottolineate che i cambiamenti economici sono ciclici. Mostrate gratitudine per il loro duro lavoro e ricordate loro “la loro vera stella polare”, sia che si tratti di fornire servizi o prodotti di alto livello ai clienti, sia che si tratti di trovare soluzioni innovative ai problemi o di creare una cultura lavorativa di supporto. Anche il riconoscimento è importante, aggiunge Sedatole. “Assicuratevi che capiscano di essere apprezzati”, dice. “Dite loro: ‘Il tuo lavoro è importante ed ecco perché’”.

Principi da ricordare

Fare

·       Date alla conversazione un tono pragmatico e di sostegno, riconoscendo le difficili condizioni economiche e i fattori esterni che sfuggono al controllo del dipendente.

·       Rafforzate il senso di appartenenza dei dipendenti aiutandoli a capire come le loro mansioni quotidiane influiscono sulle prestazioni complessive dell’azienda.

·       Esplorate mezzi alternativi di motivazione offrendo autonomia, esperienze di crescita, riconoscimento, lavoro significativo e maggiore flessibilità.

Non fare

·       Non siate impreparati. Prima della valutazione, riflettete sulle prestazioni del vostro dipendente, sia quelle positive che quelle negative, e chiedete il parere di altri colleghi.

·       Non incolpate il dipendente per fattori al di fuori del suo controllo. Adottate invece un ruolo di coaching che bilanci il riconoscimento dei risultati ottenuti con l’evidenziazione delle aree di miglioramento.

·       Non concludete la conversazione su una nota negativa. Mostrate gratitudine per il loro duro lavoro e ricordate loro perché sono apprezzati.

Rebecca Knight, giornalista, pubblica su The Boston Globe, Business Insider, New York Times, BBC e The Christian Science Monitor. È stata selezionata come Reuters Institute Fellow presso l’Università di Oxford nel 2023.