PADRONEGGIA IL TUO LINGUAGGIO DEL CORPO DIGITALE

I fraintendimenti al lavoro sono all’ordine del giorno. Sebbene le cattive abitudini di comunicazione tra colleghi sembrino inevitabili, dovremmo impegnarci per comunicare con chiarezza ed empatia, soprattutto in un’epoca di lavoro da remoto e comunicazione digitale. Un buon primo passo per migliorare queste abitudini? Reimparare a leggere con attenzione e a scrivere in modo chiaro.

Prima, lo scambio di informazioni tra colleghi accadeva intorno a un tavolo, ascoltando le loro idee e rispondendo. Oggi, l’ascolto tradizionale è stato sostituito dalla lettura su uno schermo, infatti gran parte di queste interazioni avviene in forma scritta (e-mail, sms, chat). Secondo la linguista Naomi Baron, il problema è che, quando leggiamo su uno schermo rispetto alla carta, comprendiamo meno; dedichiamo meno tempo a leggere un testo per intero e tendiamo a scansionarlo velocemente alla ricerca di punti chiave. E, quando arriva il momento di rispondere, ci sentiamo così sopraffatti dal numero di e-mail da scrivere che finiamo per inviare risposte approssimative, sbrigative o poco chiare.

Considerando quanto sia cruciale nelle nostre vite virtuali la capacità di leggere e scrivere in modo efficace, è il momento di ricordarci cos’è una buona comunicazione. Come descrivo nel libro Digital Body Language, leggere attentamente è il nuovo ascoltare e scrivere in modo chiaro, il nuovo mostrare empatia.

Quindi, prima di inviare la prossima e-mail, fermati un attimo e poniti queste tre domande:

1. La mia e-mail è troppo breve?

Uno dei motivi più evidenti per cui le nostre capacità di lettura tendono a deteriorarsi è la velocità con cui operiamo, che ci fa trascurare i dettagli. Ma spesso non siamo così impegnati come crediamo. Questo atteggiamento ha un costo: la fretta e l’ansia che ne deriva compromettono l’attenzione, la precisione, la chiarezza e il rispetto. Rallentare e prestare attenzione ai dettagli nelle comunicazioni è essenziale.

La brevità dei messaggi, gli errori grammaticali o di ortografia, le e-mail sbrigative e trascurate da parte di chi occupa posizioni apicali non sono una novità. Il messaggio implicito è “non abbiamo tempo per occuparcene!”.

Questa brevità può dare un’aria di importanza, ma può anche danneggiare il team e l’azienda. Ricevere un’e-mail poco chiara costringe il destinatario a dedicare tempo a interpretarla causando ritardi e possibili errori costosi. Inoltre, per Danielle Gunraj, docente di psicologia alla Binghamton University, l’uso della punteggiatura associata alla brevità, come il temuto punto finale, può far suonare il messaggio poco sincero.

L’esperta di leadership Jaclyn Kostner ha un messaggio chiaro per i dirigenti: “Dovete trovare il tempo, altrimenti non siete adatti al ruolo che ricoprite. O forse è il momento di delegare alcune responsabilità, perché non c’è alcuna giustificazione per inviare e-mail criptiche”. I leader non devono rispondere a ogni messaggio ma, quando si tratta di fornire indicazioni importanti, le loro comunicazioni devono essere chiare.

Infine, dovreste considerare l’opzione di rileggere le e-mail prima di inviarle. Spesso i fraintendimenti nascono da parole omesse o punteggiature fuorvianti. Approfittate degli strumenti di correzione ortografica e grammaticale. Rileggere è sia un’abitudine sia una competenza: fare della precisione e della chiarezza un punto d’orgoglio vi aiuterà a guadagnare credibilità e serietà.

2. Che tono sto trasmettendo?

Il tono, l’atteggiamento o il carattere generale di un messaggio è un elemento fondamentale per una comunicazione efficace, soprattutto in ambito professionale. Il tono è lo strumento più potente per trasmettere empatia. Quindi, domandati: chi è il destinatario? Chi è il pubblico?

Ai miei clienti in difficoltà con la comunicazione digitale consiglio sempre di prestare attenzione all'impatto visivo del loro messaggio. Non stupisce che rispondere con una parola (o una sola lettera) al duro lavoro di qualcuno trasmetta una totale mancanza di empatia. Non rispondere solo per il gusto di rispondere se non hai nulla di significativo da aggiungere. Se non puoi dedicare la giusta attenzione a un’e-mail, invia una risposta rapida per confermare di averla ricevuta e comunica che risponderai in modo più dettagliato il prima possibile.

3. Sarebbe utile parlare?

Con tutte le modalità di messaggistica che abbiamo a disposizione, rischiamo spesso di porre troppe domande frammentarie via e-mail o nei gruppi di chat. Tuttavia, una telefonata, una videochiamata o una riunione dal vivo possono aiutarci a capire come scegliere le domande giuste, evitando di sprecare tempo con scambi di e-mail infiniti. Questi strumenti fanno risparmiare tempo e creano anche un clima di collaborazione.

Se ricevi un messaggio vago o confuso, non esitare a proporre una telefonata, una videochiamata o un incontro di persona. Nel caso di argomenti delicati, chiedere una chiamata dimostra attenzione e cura. Aspettare qualche istante prima di rispondere alle domande non ti fa sembrare indeciso, ma trasmette al tuo interlocutore che stai ascoltando attentamente e prendendo sul serio il tuo lavoro.

L’assenza di segnali come il contatto visivo, il tono di voce o il linguaggio del corpo rende la comunicazione digitale più complicata. Di conseguenza, la capacità di leggere e scrivere con attenzione diventa essenziale per le organizzazioni che vogliono garantire coesione tra i membri dei loro team e ottenere risultati eccellenti in un mondo sempre più virtuale.

ERICA DHAWAN è un’autorità mondiale in materia di intelligenza connettiva. Da oltre 20 anni studia le dinamiche di collaborazione all’interno dei team e la loro interconnessione con le tecnologie, sviluppando metodi per potenziare il lavoro di squadra e la produttività all’interno delle aziende. Ha condiviso le sue ricerche nei contesti internazionali di maggior rilievo e le sue consulenze sono richieste da aziende della Fortune 500 in tutto il mondo. Autrice di due bestseller internazionali, tra cui Get Big Things Done: The Power of Connectional Intelligence e Il linguaggio del corpo digitale. Thinkers50 l’ha inserita nei Top 50 Management Thinkers. Erica Dhawan sarà tra i protagonisti del Leadership Forum 2025, il grande business event dedicato alla Leadership e al Management organizzato da Performance Strategies che si terrà il 15-16 ottobre 2025 a Milano al Teatro degli Arcimboldi e online.