SEI REGOLE D’ORO PER IL PUBLIC SPEAKING
NEL PROJECT MANAGEMENT

Quando si tratta di presentare un progetto in azienda, è fondamentale farlo in modo efficace, altrimenti si rischia di spazientire il pubblico, di non valorizzare il proprio lavoro e di perdersi di conseguenza delle opportunità di carriera.

La prima regola d’oro per presentare un progetto in modo efficace deriva da un principio cardine della comunicazione: partire sempre dal “macro” e poi scendere nel “micro”. All’inizio della presentazione è fondamentale dichiarare gli elementi “macro”, come l’obiettivo generale e gli elementi “micro”, che corrispondono alle conseguenze derivanti dal conseguimento dell’obiettivo generale.

Lo stesso vale per quando si descrive la situazione “as is” e la situazione “to be”.

Per quanto riguarda l’“as is”, è sempre bene partire da un quadro generale della situazione attuale per poi selezionare dettagli più specifici (ad esempio relativi ad azioni concluse e/o in corso d’opera), nonché le eventuali sfide, criticità e opportunità.

Per quanto riguarda il “to be” e sempre bene porsi queste domande: a livello macro cosa si vuole ottenere? Quali sono poi i dettagli rilevanti che si possono aggiungere? A tal riguardo, dalla mia esperienza ho imparato che è bene inserire numeri e dati che tranquillizzano il destinatario su come verranno gestite le sfide e massimizzate le opportunità.

Allo stesso modo, anche la descrizione delle linee di azione per il raggiungimento della situazione “to be” deve essere comunicata con una logica da “macro” a “micro” e, al contempo, deve essere esaustiva e posizionare il project manager come punto di riferimento autorevole agli occhi del suo pubblico. Per fare ciò è sempre bene descrivere l’azione e le conseguenze o i vantaggi che derivano da essa.

La seconda regola d’oro per presentare un progetto in modo efficace è quella di scegliere con massima cura i titoli e i sottotitoli di ciascuna slide. Questi elementi sono infatti fondamentali per aiutare il pubblico nel seguire il flusso logico della presentazione. Quando si passa da una fase all’altra della presentazione, ad esempio dall’obiettivo generale dichiarato all’inizio all’“as is” e dall’“as is” al “to be”, è sempre bene variare la voce, alzando il tono. Questo servirà al pubblico per comprendere che il project manager sta passando a una nuova sezione della presentazione del suo progetto. Del resto, si sa: il tono piatto e monocorde è sempre deleterio nel public speaking.

La terza regola d’oro per presentare un progetto in modo efficace è la precisione. Nella mia esperienza di Corporate Public Speaking Trainer, ho visto centinaia di presentazioni imprecise che mostravano palesi incongruenze nel copy e nelle icone usate per rappresentare visivamente gli stessi concetti ricorrenti nello storyboard. Nel public speaking la cura del dettaglio fa sempre la differenza, tanto più nel project management dove la chiarezza espositiva è determinante per il successo di un progetto, per il rispetto dei tempi di evasione dello stesso e per la credibilità del project manager. Se in una slide si usano determinate parole per descrivere, ad esempio, le fasi delle azioni da intraprendere verso il “to be” e a ciascuna fase viene attribuita una icona, è di fondamentale importanza che nelle slide di dettaglio successive (quelle in cui vengono descritte le singole fasi operative), vengano utilizzati gli stessi nomi per le fasi e le stesse icone. Altrimenti si genera confusione nel pubblico. Sempre per coerenza, a livello verbale il project manager dovrà porre massima cura nella scelta delle parole: usare sinonimi o dire le stesse cose in modo diverso da come indicato sulle slide potrebbe con alta probabilità confondere il pubblico.

La quarta regola d’oro per presentare un progetto in modo efficace è “less is more”, ovvero “meno è meglio”. Slide strabordanti di contenuto e project manager che si esprimono in modo prolisso non sono mai una buona strategia. Per quanto riguarda le slide, è sempre bene chiedersi: quali sono le informazioni fondamentali per l’obiettivo che voglio raggiungere con questa presentazione? E ancora, quali informazioni sono rilevanti e significative per il mio destinatario? Queste domande sono utili per snellire la presentazione e selezionare quali informazioni includere e quali escludere. Un eloquio ben modulato e ritmato che enfatizza i punti salienti della presentazione farà ulteriormente la differenza.

La quinta regola d’oro per presentare un progetto in modo efficace è quella di chiedersi sempre come valorizzare il lavoro svolto. Questo lo affermo perché dalla mia esperienza ho notato che molte persone, quando descrivono un lavoro svolto da loro e dal loro team, spesso non lo sanno valorizzare e poi escono frustrate dai meeting di presentazione, perché hanno la netta sensazione di non aver fatto passare abbastanza l’effort richiesto da quel progetto. Dunque, per tutelarsi da questo rischio, è sempre bene chiedersi: “Quali numeri, quali dati posso inserire per quantificare gli impatti del lavoro che ho svolto sinora? Se sto lavorando per eliminare delle criticità, come posso mostrare al destinatario cosa sto facendo concretamente e con quali risultati?”

La sesta regola d’oro per presentare un progetto in modo efficace riguarda timeline e deliverables. Per quanto riguarda la timeline, è sempre bene esprimersi in modo chiaro e specifico. Anziché dire “a breve”, è bene specificare sia sulle slide sia a parole una data o un periodo temporale specifico.

Usare grafici e diagrammi visivi per rappresentare timeline e deliverables in modo chiaro e intuitivo è altrettanto importante. Questa modalità visiva aiuta il destinatario a seguire meglio il flusso narrativo. L’ulteriore differenza la darà il tono di voce che il project manager userà per rimarcare le specifiche fasi della timeline, i deliverables e le singole scadenze. Quando si comunicano timeline e deliverables è bene assicurarsi di coinvolgere sempre il pubblico, dando a quest’ultimo la possibilità di fornire feedback e apportare modifiche se necessario.

In definitiva, il public speaking riveste un ruolo cruciale nel project management, influenzando in modo significativo il successo complessivo di un progetto. La capacità di comunicare in modo chiaro, coinvolgente e persuasivo è essenziale per spiegare gli obiettivi del progetto, passare dalla situazione attuale a quella desiderata seguendo un piano d’azione specifico, ottenere il sostegno delle parti interessate e guidare il team verso il successo.

CHIARA ALZATI è campionessa europea di Public Speaking 2020, CEO e Founder della Chiara Alzati Srl, Corporate Effective Communication & Public Speaking Trainer, autrice di sei libri, tra cui Parlare Chiaro in Azienda. Manuale Pratico di Public Speaking per CEO, Direttori Formazione e HR Manager e Public Speaking per Executive. La tua leva manageriale innovativa per una comunicazione efficace e inclusiva dentro e fuori l’azienda (2022) e Public Speaking per Executive. La tua leva managariale innovativa per una comunicazione efficace e inclusiva dentro e fuori l’azienda (2023), con la prefazione a cura di Andrea Laudadio, Head of TIM Academy & Development.

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