Frustrati dal vostro team? Ponetevi queste 6 domande

"Non fanno il loro lavoro", brontolava una dirigente in un gruppo che una di noi (Amii) stava recentemente facilitando. Era risentita per quella che considerava una mancanza di produttività nel suo team.

Essere un leader è sempre stato impegnativo, ma lo stress e il burnout dei manager sono in aumento: un sondaggio Gallup del novembre 2021 ha rilevato che il 35% di questi ha dichiarato di sentirsi esaurito "molto spesso o sempre", rispetto al 27% dei singoli collaboratori e al 22% dei leader.

Quando è uno sforzo mentale costante portare a termine il lavoro, i manager possono avere la memoria corta. Quando le aspettative non vengono soddisfatte, il cervello va in cortocircuito e diventa reattivo e giudicante.

Questo è esattamente l'opposto di ciò di cui hanno bisogno i vostri dipendenti. Nelle culture lavorative sane, i leader sanno come bilanciare la responsabilità dei risultati con l'empatia: un modo per farlo è puntare alla riflessione invece che alla reazione. Se giocate per il lungo termine, il modo in cui raggiungete gli obiettivi vi porterà più lontano di quello che ottenete nel breve termine. I dipendenti che sentono di poter imparare e crescere sono più impegnati e anche ricevere feedback sullo sviluppo è fondamentale per migliorare.

Il nostro invito è che i leader si prendano una pausa e riflettano prima che la pressione di richieste troppo elevate li porti a scoppiare. Quando domina la frustrazione, coltivate la curiosità e ponetevi le seguenti sei domande, serviranno per controllare se state ancora seguendo la stella polare e per assicurarvi che state praticando l'empatia nei vostri tentativi di stimolare le performance.

1. Sono stato chiaro sui risultati di lavoro attesi?

I leader spesso sottovalutano la necessità di comunicare. Riflettete su quanto efficacemente avete condiviso le vostre aspettative in termini di ruoli, obiettivi, supporto e risultati. Individuare le caratteristiche del successo di un particolare progetto in termini di qualità e di impatto desiderato può consentire agli altri di organizzare il proprio tempo, le proprie energie e le altre risorse in modo più efficace.

Comunicare di frequente è utile per trasmettere una visione chiara. Aiutare i membri del team a capire in che modo il loro specifico contributo supporta i risultati aziendali può stimolare il senso di responsabilità dei dipendenti. Inoltre, può far risparmiare tempo prezioso, evitando di creare confusione. Ed è necessario verificare sempre con il collaboratore che il messaggio sia stato recepito in modo chiaro.

2. Le mie aspettative sono ragionevoli?

Considerate l’incarico assegnato e confrontatelo con lavori simili che avete delegato in passato. Il progetto attuale è dotato di risorse adeguate? In caso contrario, potreste dover trovare risorse aggiuntive o ridimensionare le vostre aspettative.

Si tratta di un incarico ambizioso, destinato a rappresentare una sfida o a stimolare la crescita del collaboratore? In caso affermativo, potreste dover fornire maggiori indicazioni e tutoraggio. Considerate se vi siete messi a disposizione per le domande e le approvazioni necessarie. Valutate la tempistica e se la persona è adeguatamente supportata perché possa soddisfare le aspettative.

3. Cosa so davvero del mio collaboratore?

Quando siete frustrati dalle prestazioni di un individuo, fate un passo indietro e ricordatevi della persona nel suo complesso. Valutate le sue conoscenze, competenze e capacità. Riflettete sui suoi punti di forza e sulle aree di crescita. Alcune persone possono apprezzare e rendere meglio con una maggiore autonomia, mentre altre preferiscono più comunicazione, supporto e connessione.

Se notate un calo di rendimento, parlate in modo diretto e gentile per capire cosa sta succedendo. Potrebbero essere in gioco eventi personali, come un famigliare malato, un incidente o pesanti responsabilità di assistenza. Durante le visite di controllo, assicuratevi di essere concentrati sull'ascolto. Chiedete informazioni sulla loro esperienza con il lavoro in questione e valutate se hanno compreso le vostre aspettative; infatti i sentimenti di stress e sopraffazione possono richiedere un tipo di supporto diverso dalla formazione sul lavoro.

4. Sto gestendo i risultati?

I manager di successo si concentrano sui risultati, non su come o quando viene svolto il lavoro. Tutti noi abbiamo stili di lavoro e preferenze uniche. La vostra strada potrebbe non essere quella naturale per gli altri, quindi fate attenzione ai pregiudizi insiti nel vostro stile.

Il micromanagement significa che stiamo ostacolando l'autonomia dei nostri dipendenti, che è un bisogno psicologico fondamentale. Delineando una visione chiara dei risultati, si consente ai dipendenti di prendere l'iniziativa o di chiedere maggiori indicazioni. Assicuratevi di aver collegato i risultati che state cercando alla visione e agli obiettivi più ampi dell'azienda. Le persone vogliono sentire di svolgere un lavoro significativo e l'allineamento dello scopo tra individuo e organizzazione può aumentare il coinvolgimento.

5. Tengo tutti sullo stesso standard?

Nonostante le nostre migliori intenzioni, i pregiudizi inconsci possono portarci a favorire alcune persone rispetto ad altre. Comprendendo l'unicità del dipendente in questione, valutate se state tenendo tutti i membri del team sugli stessi standard. Siete più severi con gli uomini, le donne o le persone di colore? Investite lo stesso tempo nello sviluppo del vostro team? Fate supposizioni in base all'età? Avere chiarezza sui risultati può anche aiutarvi a evitare pregiudizi inconsci. Se non siete sicuri di essere corretti, potete parlarne con un collega fidato per avere il suo punto di vista sulla situazione.

Un altro pregiudizio da tenere presente è il bias di prossimità, che descrive come i manager siano più inclini a favorire chi è fisicamente più vicino a loro. Se lavorate in un ambiente ibrido, date la preferenza nelle assegnazioni di lavoro alle persone che vengono in ufficio più spesso? Si noti che il pregiudizio di prossimità colpisce in modo sproporzionato le donne e i caregiver.

6. Sto fornendo un feedback attuabile che sia chiaro, fermo e gentile?

Se avete dubbi o critiche sul lavoro, non rimandate il vostro feedback. Le ricerche dimostrano che è più efficace se fornito durante il flusso del lavoro. Rivolgetevi ai collaboratori non appena si manifesta un potenziale disallineamento. È molto meglio coglierlo in anticipo e non lasciare che i problemi si aggravino.

Sollecitate anche il feedback del vostro collaboratore sulla sua esperienza nell'incarico. L'allineamento e le conversazioni sincere creano fiducia e impegno nei confronti dei dipendenti. Le persone che si sentono sostenute dal proprio capo sono più soddisfatte del lavoro e le aziende con una cultura della fiducia elevata hanno risultati quasi due volte migliori di quelle che non ne hanno. Inoltre, potreste ottenere informazioni che cambiano la vostra prospettiva sull'andamento del progetto.

L'AUTO-RIFLESSIONE RICHIEDE disciplina e tempo, ma l'investimento vale la ricompensa. Le aziende con manager che coltivano relazioni solide con i propri dipendenti sperimentano una maggiore lealtà, fiducia, produttività e gioia. Utilizzate queste domande di riflessione come guida per colmare eventuali lacune nelle vostre aspettative. Prendere la decisione consapevole di stimolare le performance mostrando empatia è la differenza tra il vero vantaggio competitivo - lo sforzo discrezionale - e il timbrare il cartellino. Queste azioni fanno la differenza tra manager e leader.

Amii Barnard-Bahn è partner di Kaplan & Walker e CEO di Barnard-Bahn Coaching & Consulting. Noémie Le Pertel, EdD, MPH, è CEO dell'Institute for Global Flourishing e consulente senior di Gallup.