Come migliorare nel delegare

Forse pensi che sia più veloce farlo da solo. O forse hai una scadenza imminente e non vuoi rischiare di non rispettarla. O forse non ti fidi completamente del tuo team. Se delegare ti sembra una gran fatica non sei il solo, ma ti stai auto-danneggiando. Delegare non significa solo scaricare dei compiti sugli altri, ma mantenere le cose in movimento, sviluppare il team e concentrarsi su ciò che conta di più. Allora, da dove iniziare? Come fare a rimanere coinvolti senza essere sempre presenti? E come smettere di pensare di essere l’unico che può fare le cose bene?

Cosa dicono gli esperti

Delegare può sembrare semplice, ma la vera sfida è superare gli ostacoli emotivi che rendono difficile lasciar fare agli altri, afferma Dave Kerpen, autore di Get Over Yourself: How to Lead and Delegate Effectively for More Time, More Freedom, and More Success. La sfiducia, il controllo, il perfezionismo e la paura di fallire possono farti rimanere impigliato nei dettagli o bloccarti nel fare tutto da solo. Kerpen suggerisce di concentrarsi sul quadro generale. Certo, “hai paura di perdere clienti, di sembrare stupido o di fare un pasticcio, ma puoi superare queste paure e prendere comunque il coraggio a due mani?” Dopo tutto, la posta in gioco della delega va oltre il completamento dei compiti o l’avere un team produttivo. “Riguarda il modo in cui scegli di impiegare il tuo tempo, la tua attenzione e, in definitiva, la tua vita”. Considera la delega come il tuo personale “sistema di gestione dell’energia”, dice Emily Morgan, fondatrice di Delegate Solutions e autrice di Let It Go!: Come (finalmente) padroneggiare la delega e aumentare la libertà in tutta l’organizzazione. “La tua energia è la tua risorsa più importante e quando deleghi, la reindirizzi verso i tuoi contributi più efficaci”. Ecco come.

Riconosci le abitudini che ti auto-sabotano

Prima di poter delegare in modo efficace, devi capire cosa ti ostacola, dice Morgan. Identifica gli schemi che ti bloccano. Sei un isolazionista, che cerca di fare tutto da solo? Un eroe, che cerca sempre di salvare la situazione? Un sognatore, che butta giù idee mentre il team si sforza di tenere il passo? O un interventista, un termine più gentile per micromanager, che insiste per essere sempre coinvolto? Una volta riconosciute queste tendenze, chiediti: qual è il costo reale, non solo per te, ma per il tuo team e per il lavoro? “Sii molto chiaro su ciò a cui vuoi dedicare il tuo tempo”, consiglia Morgan. E non lasciare che le difficoltà passate ti fermino. Pensieri come Non sono bravo a delegare o Ci ho provato prima e non ha funzionato creano un circolo vizioso. “La realtà è che una volta che ti impegni a delegare, il come non è complicato”, dice Kerpen.

Determina i compiti che puoi delegare

Secondo Kerpen, ci sono solo tre cose che un manager non può delegare: strategia e visione, che lui chiama “il lavoro mentale che ti definisce come leader”; decisioni di assunzione; e garantire l’accesso alle risorse e al budget per portare a termine il lavoro. Tutto il resto? Lascia perdere. Quando un compito ti viene assegnato, chiediti: può occuparsene qualcun altro? Se non rientra in queste tre categorie, la risposta è “probabilmente sì”. Mentre è più facile delegare i compiti che non ti piacciono, è più difficile lasciare quelli in cui sei bravo e che ti piacciono, dice Morgan. “Sono le cose più difficili da lasciare perché consumano molto tempo e ti fanno sentire importante e necessario.” Ma accumulare questi compiti priva i membri del tuo team di opportunità di apprendimento, dice. “Pensa alla delega come a un modo per far crescere le loro competenze”.

Inizia in piccolo

Inizia con piccoli passi. Morgan consiglia di cogliere i frutti più a portata di mano: compiti semplici, che richiedono uno sforzo minimo e possono essere completati rapidamente. “Ottenere alcune vittorie rapide crea uno slancio positivo”. Concentrati su attività di routine con passaggi chiari che altri possono replicare, come rapporti settimanali o promemoria di aggiornamento. “Inseriscili in un processo e responsabilizza il tuo team”, afferma. Consentire agli altri di mettersi alla prova aiuta anche ad affrontare eventuali persistenti problemi di fiducia, aggiunge Kerpen. Iniziare con piccoli incarichi favorisce il graduale sviluppo delle competenze e “costruisce fiducia reciproca”, afferma. E ricorda, “quando le persone sbagliano, e lo faranno perché siamo umani, fa parte del processo di apprendimento”.

Trova le persone giuste

Poi, hai bisogno di qualcuno a cui delegare. Pensa in grande, dice Morgan. Inizia chiedendoti: chi sono i leader emergenti? Chi ha l’interesse, la disponibilità e il talento per quel compito? Chi ha bisogno di imparare qualcosa di nuovo? E, naturalmente: di chi ti fidi? Concentrati prima sui membri affidabili del team che rispettano le scadenze e sono desiderosi di imparare. Se non riesci a trovare nessuno, potrebbero essere i tuoi problemi di controllo a parlare. “Non devi sempre essere l’eroe”, dice Morgan. Inoltre, aggiunge Kerpen, “se pensi di non avere la persona giusta a cui delegare, è tuo compito trovarla”. Ci sono molte opzioni oltre al tuo team e persino alla tua organizzazione: appaltatori, colleghi part-time, liberi professionisti o persino l’IA. “Sii creativo e non lasciare che gli ostacoli che percepisci ti trattengano”.

Sii diretto, ma lasciando spazio all’autonomia

Siate chiari sulle vostre aspettative e offrite indicazioni, ma non esagerate, dice Morgan. Spiegate l’incarico, fissate una scadenza e fornite una stima approssimativa dei tempi. “Le cose possono andare fuori rotta quando qualcuno passa la settimana su qualcosa che si pensava richiedesse solo poche ore”. Condividete la vostra visione del risultato finale e comunicate chiaramente, sia verbalmente che per iscritto, cosa significa successo. Come dice Kerpen, “delega i risultati, non i compiti” e dai al tuo team la libertà di capire come arrivarci. “È arrogante pensare di sapere il modo migliore per farlo”, dice. “Se sono convinti del risultato che si desidera, troveranno un modo per ottenerlo”. Fornisci indicazioni sufficienti per rimanere allineati, ma lascia spazio alla creatività. Poi, “cedi il controllo”.

Tenere sotto controllo, ma non microgestire

La cadenza dei momenti di verifica dipende dalla complessità del progetto e dell’attività. Alcune iniziative richiedono punti di contatto giornalieri, mentre altre necessitano solo di una revisione settimanale. Kerpen suggerisce di concentrarsi su due domande chiave: “Come vanno le cose? E quali sono gli ostacoli?” Questo approccio mantiene la conversazione focalizzata sulla soluzione, piuttosto che su “aggiornamenti per il gusto di aggiornare”. Evita i messaggi continui e le interruzioni inutili. “Non essere l’equivalente digitale di qualcuno che ti sta col fiato sul collo”, avverte. Per coloro che hanno assolutamente bisogno di essere informati, Morgan consiglia di trovare il modo di tenere sotto controllo la situazione senza interrompere il flusso del team. Una piattaforma di gestione del lavoro, ad esempio, può aiutarti a monitorare le prestazioni senza essere invadente. “In questo modo, puoi prendere fiato perché sai che le cose sono sulla buona strada”.

Guida, ascolta e chiedi un feedback

Pensa a te stesso come a un allenatore e un tifoso, dice Kerpen. “Il compito di un allenatore è ottenere il massimo dalle sue persone”, spiega. Non sei lì per assicurarti che tutto sia fatto perfettamente o esattamente come vorresti; il tuo ruolo è ispirare e guidare. Offri la tua esperienza e fornisci il contesto. “Aiuta il tuo team a vedere come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale”, dice Morgan. “Perché è importante?” Incoraggia il tuo team a fare domande e anche a darti un feedback. Senza una comunicazione aperta e continua, “la delega può andare fuori controllo”.

Ricorda: il progresso, non la perfezione

Una delega efficace consiste nel “dare potere al proprio team, guidarlo verso il successo e fornirgli gli strumenti necessari per riuscirci, sostenendolo lungo il percorso”, afferma Kerpen. La parte migliore è che avrai più tempo, energia e spazio per concentrarti su ciò che conta per te, sia al lavoro che nella vita privata. Detto questo, sii realistico: la delega non è una panacea. C’è ancora del lavoro da fare. “Tenere conto di questo nel cervello e nel calendario è fondamentale”, dice Morgan. “Anche se qualcuno completa un’attività all’80% come faresti tu, o la porta a termine solo in parte, è comunque una vittoria”. Dopotutto, “non puntiamo alla perfezione. Puntiamo al progresso e la delega è lo strumento per arrivarci”.

Principi da ricordare

Fare

- Togliti di mezzo. Affronta le tue paure, fidati del tuo team e reindirizza la tua energia verso un lavoro ad alto impatto.

- Inizia cogliendo i frutti più a portata di mano. Identifica compiti semplici e ripetibili per costruire fiducia e creare uno slancio positivo sia per te che per il tuo team.

- Considera la delega come un dialogo a due vie. Ispira, guida e incoraggia il tuo team a darti un feedback.

Non fare

- Limitare il pool di talenti. Guarda oltre il team immediato per trovare appaltatori e liberi professionisti che possono portare nuove prospettive al compito.

- Incombere. Invece, controlla strategicamente con domande mirate sui progressi e gli ostacoli.

- Microgestire il risultato. Delega con la consapevolezza che l’80% fatto da qualcun altro è infinitamente meglio del 100% fatto solo da te.

Rebecca Knight scrive su temi di carriera e lavoro su The Boston Globe, Business Insider, New York Times, BBC e The Christian Science Monitor. È stata selezionata come Reuters Institute Fellow presso l’Università di Oxford nel 2023. All’inizio della sua carriera, ha trascorso un decennio come redattrice e reporter presso il Financial Times a New York, Londra e Boston.