Come costruire il proprio assistente IA

L’IA GENERATIVA può farvi risparmiare tempo, ma una volta che la si utilizza frequentemente, il processo di caricamento ripetuto degli stessi file di background e di reinserimento dei prompt per le attività comuni può davvero compromettere i propri guadagni in termini di efficienza. Ecco perché molte piattaforme di IA generativa consentono di creare assistenti IA personalizzati: ciò che ChatGPT chiama un “custom GPT”, Claude chiama un “progetto” e Google Gemini chiama un “gem”. Questi assistenti memorizzano elementi di un prompt che potresti voler utilizzare più e più volte, in modo da non doverli includere ogni volta che chiedi alla piattaforma di aiutarti con le tue attività e sfide ricorrenti.

La creazione di un assistente può essere utile per una vasta gamma di attività e non richiede particolari conoscenze tecniche o di programmazione. Ad esempio, ho creato un assistente di marketing basato sull’IA che ho alimentato con esempi delle mie precedenti newsletter, articoli e post sui social media; lo uso più volte alla settimana per cose come un brainstorming di idee per nuovi contenuti o per suddividere una newsletter in pillole da pubblicare per LinkedIn. Ho anche creato una tavola rotonda strategica, un’intelligenza artificiale che risponde alle domande di supporto tecnico, un meccanismo per riassumere ricerche basato su specifici sotto-ambiti della ricerca accademica e applicata e un tracker di progetti per il mio più grande progetto in corso. La maggior parte di questi mi ha richiesto meno di 20 minuti per essere creata e mi ha fatto risparmiare ore di lavoro.

Come scrittrice e relatrice su questioni relative ai posti di lavoro digitali, e dopo aver creato nel corso degli anni una buona quantità di siti web, posso dire che le mie limitate capacità di programmazione sono state totalmente irrilevanti per la creazione di questi assistenti personalizzati. Nei due anni in cui ho creato molti modelli e assistenti personalizzati diversi, oltre ad aiutare molte altre persone a creare e perfezionare i propri, è diventato chiaro che se si è in grado di descrivere un progetto in un linguaggio semplice o di stilare una job description, si hanno le carte in regola per creare un valido assistente IA personalizzato.

Vediamo prima in cosa possono essere utili gli assistenti e poi come crearne e usarne uno.

Tipi di assistenti IA

Gli assistenti personalizzati di IA possono essere utilizzati in molti modi (come si può vedere cercando i GPT personalizzati che le persone hanno condiviso online), ma qui ci sono quattro aree principali in cui è più probabile che siano utili:

Scrittura, marketing e comunicazione. Gli assistenti IA possono aiutare nella scrittura e nella creazione di contenuti, che si tratti di redigere post per i social media, scrivere relazioni, creare presentazioni o rispondere ai reclami dei clienti. Configurare un assistente, invece di lavorare tramite comandi una tantum, consente di fornire al bot linee guida ed esempi su cui lavorare, in modo da non doverli recuperare ogni volta che è necessario scrivere o rivedere qualcosa.

Istruzioni e risoluzione dei problemi. Dai a un assistente IA informazioni sulla tua configurazione tecnica e avrai risposte personalizzate a portata di mano ogni volta che qualcosa va storto. Lo stesso vale per altri campi: puoi creare assistenti finanziari o fiscali, analisti di dati, manuali parlanti per automobili, consulenti per la riparazione di attrezzature e così via. (Anche se, naturalmente, occorre controllare i consigli che vengono dati poiché l’intelligenza artificiale è ancora soggetta ad allucinazioni). Questo approccio può aiutarti anche a fornire un supporto più rapido ai clienti: rispondendo a una domanda che HBR ha inviato in una storia su Instagram sui bot personalizzati di IA, Roberta, analista delle performance della clientela, ha descritto l’utilizzo di un assistente di IA per automatizzare le richieste di routine dei clienti in modo da potersi concentrare su domande più complesse e fornire risposte migliori in meno tempo.

Produttività e gestione dei progetti. Gli assistenti di IA personalizzati mettono in ordine e definiscono le priorità per i tuoi compiti, estraggono elementi di azione dalle trascrizioni delle riunioni e costruiscono e aggiornano le tempistiche dei progetti. Ad esempio, l’imprenditrice Sarah Dopp ha creato un progetto Claude che utilizza ogni mattina perché la guidi attraverso una serie di domande sulla pianificazione della giornata che la aiutano a identificare e dare priorità ai compiti e a riflettere sui suoi obiettivi di apprendimento per quel giorno. E con l’introduzione degli “agenti”, sistemi di IA in grado di interagire con programmi e siti web per conto dell’utente, gli assistenti di IA basati sulla chat saranno presto in grado di connettersi direttamente a delle app per mettere giù appunti, calendari digitali, elenchi di attività e altri programmi di produttività.

Consulenza strategica, coaching e formazione. È possibile creare una cassa di risonanza sempre attiva con qualsiasi competenza in materia, configurata con il tono di interazione preferito, da quello rigoroso a quello incoraggiante (anche in questo caso, è da tenere presente il rischio di allucinazioni). Il vicepresidente tecnico Ken Romano ha creato un GPT personalizzato che incanala il tipo di feedback che riceve spesso dai suoi manager e lo ha utilizzato per mettere a punto la roadmap del suo prodotto prima di condividerlo con i colleghi dirigenti.

Per iniziare, puoi creare un assistente IA multiuso in ciascuna di queste quattro aree. Mentre lavori con il bot, però, potresti scoprire che ottieni risultati migliori creando più bot, ognuno con un focus più ristretto, ad esempio, creando un assistente per aiutarti a scrivere e-mail di sensibilizzazione e un’intelligenza artificiale diversa per aiutarti a creare presentazioni.

Come creare il tuo assistente personalizzato

Una volta che hai un’idea di cosa vorresti che un assistente facesse per te, segui questi passaggi di base per farlo funzionare.

Scegli una piattaforma.

La scelta della piattaforma può essere determinata dagli strumenti di IA che la tua organizzazione fornisce (o ti permette di utilizzare), ma se puoi scegliere dove creare i tuoi assistenti, inizia a pensare alle tue specifiche esigenze. Ad esempio, al momento della stesura di questo articolo, ChatGPT è l’unica piattaforma in cui è possibile interagire con un assistente personalizzato tramite voce, come in una conversazione (e non solo utilizzando la dettatura vocale). Se si utilizza il bot per la scrittura, Claude sembra avere la migliore padronanza dello stile ma, a differenza di Gemini e ChatGPT, non ha una connessione live al web (quindi può funzionare solo a partire dai propri dati di addestramento. E se hai thread di Google Docs o Gmail che vuoi riassumere o analizzare, un Gemini Gem ha un vantaggio, perché ti permette di integrare facilmente queste risorse. Le risposte dell’IA possono anche essere influenzate da ciò che ogni piattaforma include nei suoi dati di addestramento e dalle disposizioni di sicurezza o moderazione che ha in atto; le piattaforme e i piani variano anche nel modo in cui utilizzano le tue chat, quindi esamina queste differenze prima di scegliere una piattaforma.

Inizia sperimentando.

Il modo più semplice per creare un nuovo assistente IA è con una normale sessione di chat in cui si dà un suggerimento che include qualsiasi informazione di base o istruzione personale di cui si ritiene che la piattaforma IA necessiterà per rispondere a una domanda o completare un compito assegnato (come “sei un copywriter di marketing”). Anche gli utenti esperti di IA scoprono che possono essere necessari alcuni tentativi prima di ottenere una risposta utile; accelerate il processo fornendo molti feedback espliciti. (Ad esempio, “I punti 2, 3 e 6 sono ottimi, ma il punto 1 è troppo prolisso e i punti 4 e 5 violano le linee guida del marchio che ti ho mostrato”). Una volta che inizi a ottenere risultati decenti, considera i suggerimenti che hai usato e il feedback che ha guidato l’IA nella giusta direzione, e sintetizza questi elementi in una prima bozza delle istruzioni personalizzate del tuo nuovo assistente.

Puoi anche chiedere alla piattaforma IA di farlo per te: “Prendi i risultati di questa chat e scrivi una serie di istruzioni personalizzate per un copywriter di marketing che riflettano tutti i feedback che ho fornito in questa sessione".

Scrivi istruzioni personalizzate.

Il cuore di qualsiasi assistente personalizzato è la guida che redigi per dire al bot chi è, quali sono il suo scopo e i suoi compiti e come vuoi che svolga il suo lavoro. Scrivi queste istruzioni in seconda persona (“tu farai questo”) e abbozza un personaggio: “Sei un analista di dati attento ai dettagli che lavora per un capo davvero difficile che non tollera gli errori” oppure “Sei un editore con uno stile un po‘ stravagante; quindi, sei specializzato nel convincere i collaboratori del tuo blog aziendale a essere un po’ eccentrici”. Descrivi il tipo di output che vuoi che crei: “Pulisci i set di dati e li restituisci come tabelle CSV; fornisci consigli in forma di elenco puntato sulle metodologie di ricerca”. Dai ai tuoi assistenti IA obiettivi e KPI teorici: “Il tuo obiettivo è identificare i risparmi sui costi” o “Vuoi acquisire il numero massimo di lead di vendita in entrata da ogni contenuto.” E specifica il tono delle risposte che desideri dando alcune indicazioni sulla voce.

A seconda della piattaforma, potresti avere un limite massimo di caratteri che puoi inserire nelle tue istruzioni, quindi conviene essere efficienti e il modo migliore per redigere ottime istruzioni è spesso chiedere aiuto a un’IA non personalizzata: “Sei un consulente di IA e un ingegnere di prompt che aiuta un professionista delle vendite interne a creare un’IA personalizzata che redigerà presentazioni, e-mail di follow-up e punti di discussione; per favore, redigi istruzioni personalizzate che dicano all’IA di ...”.

Fornisci conoscenze o file di background.

Gli assistenti personalizzati diventano più potenti quando li si equipaggia con file di riferimento a cui possono attingere come esempi, guida o informazioni contestuali. Ad esempio, il project manager virtuale che ho creato per supportare un progetto tecnologico complesso è supportato da un diagramma del nostro prototipo e da documenti che forniscono un contesto di base sulla visione e la roadmap del progetto, nonché alcune informazioni tecniche dettagliate.

Metti al lavoro il tuo assistente

Il tuo assistente IA non sarà perfetto fin da subito; probabilmente dovrai sperimentare con alcuni suggerimenti diversi, aggiornare le istruzioni e fornire file aggiuntivi per il contesto prima di ottenere risultati costantemente buoni. Dagli molti feedback su ciò che sbaglia, su come vuoi che migliori e su ciò che fa bene, aggiungendo file aggiuntivi che possono essere utili come esempi o contesto. Una volta che hai individuato cosa migliora le sue prestazioni, rivedi le istruzioni di base dell’assistente: puoi anche chiedergli di scrivere le proprie revisioni in base a come si è svolta la sessione.

Investire nel costante miglioramento della precisione e dell’efficacia del tuo assistente IA ti consentirà di risparmiare molto tempo e di ottenere risposte di qualità. Quando si lavora con l’IA tramite sessioni una tantum, si può essere tentati di rivisitare e aggiungere più volte un thread per sfruttare le conoscenze che gli hai fornito. Ma probabilmente scoprirai che, se la discussione diventa abbastanza lunga, la piattaforma inizia a “dimenticare” cose che le hai già detto o ti dà un avvertimento. Ma quando hai un assistente personalizzato già caricato con i tuoi file e le tue istruzioni, puoi iniziare una nuova discussione per ogni sessione di lavoro.

Una volta che avrai un assistente IA efficace e personalizzato che supporta il tuo lavoro, passerai meno tempo a lottare con i suggerimenti dell’IA e più tempo a usarla per svolgere le tue attività principali.

Alexandra Samuel è una speaker su temi di tecnologia. Come data journalist crea report e workshop basati sui dati per aziende di tutto il mondo. È coautrice di Remote, Inc.: How to Thrive at Work…Wherever You Are (con Robert C. Pozen) e autrice di Work Smarter With Social Media di HBR. Seguila su LinkedIn.