Le lettere di presentazione sono importanti, anche se non obbligatorie

COME PERSONA con decenni di esperienza come selezionatore e candidato, sono sempre sorpreso quando incontro scetticismo e disprezzo assoluto per le lettere di presentazione (soprattutto quando questo sentimento proviene da qualcuno che si candida per un ruolo nel settore della comunicazione). I critici delle lettere di presentazione sostengono che i reclutatori non le leggono e che sono una perdita di tempo per tutti.

Non potrei essere più in disaccordo, ma non dovete necessariamente credere a me. Gli esperti di ricerca e reclutamento sostengono che presentare una cover letter ponderata e personalizzata, indipendentemente dal fatto che la richiesta sia obbligatoria o facoltativa, può aumentare significativamente le possibilità di passare alla fase successiva del processo di candidatura: il colloquio. In un sondaggio del 2023 condotto da Resume Genius su 625 responsabili delle assunzioni statunitensi, l'83% di questi ha dichiarato di leggere spesso o sempre le lettere di presentazione ricevute. Un sorprendente 73% dei manager le cui aziende non richiedono lettere di presentazione le legge comunque spesso. E quasi la metà ha dichiarato di leggere la lettera di presentazione di un candidato prima di leggere il suo curriculum. Non è solo un'impressione, è la prima impressione.

In un sondaggio condotto da Zety, un servizio di carriera che aiuta le persone a migliorare i propri curriculum e le proprie cover letter, nel giugno 2024 su 753 reclutatori l'89% di questi ha dichiarato di aspettarsi che i candidati presentino lettere di presentazione e un incredibile 81% ha riferito di aver respinto candidati esclusivamente sulla base delle loro lettere di presentazione.

Allison Hemming, CEO dell'agenzia di gestione dei talenti digitali The Hired Guns e reclutatrice con oltre 20 anni di esperienza, mi ha detto che oggi è più facile esaminare le lettere di presentazione grazie a processi di assunzione più efficienti. “I responsabili delle assunzioni e i loro partner per il reclutamento notano quasi sempre le lettere di presentazione convincenti, soprattutto ora che la moderna tecnologia di screening offre loro più tempo per attività di alto valore come la revisione delle lettere di presentazione e delle pagine LinkedIn”.

Cosa può fare una lettera di presentazione che un curriculum non può fare

Con così tanti consulenti di curriculum che ora consigliano gli stessi approcci rigidi alla scrittura, spesso per conformarsi all'uso diffuso dei sistemi di tracciamento dei candidati, il curriculum moderno è diventato un rigido inventario di esperienze e punti salienti. Ma questa struttura rigida e pesante rende il curriculum un cattivo veicolo di espressioni personali, contesto critico e dettagli tangenziali ma rivelatori.

“Una lettera di presentazione può rivelare aspetti importanti del tuo carattere e delle tue capacità che un curriculum non presenta, tra cui l'attenzione ai dettagli, le capacità di collaborazione, la creatività e la mentalità di crescita”, mi ha detto la consulente di carriera Allison Cheston.

La consulente di carriera Fran Berrick, fondatrice di Spearmint Coaching, afferma che le lettere di presentazione possono approfondire le motivazioni trainanti di un candidato. “Mentre un curriculum fornisce un comprovato ‘cosa’ sulle tue qualifiche, una lettera di presentazione ben scritta rivela un altrettanto prezioso ‘perché’ del tuo interesse”, afferma. “Che tu sia appassionato di videogiochi, ispirato da esperienze sanitarie o un early tech adopter, queste connessioni personali possono attirare l'attenzione del reclutatore più di quanto possa fare un curriculum”.

Per i lavori in cui le capacità comunicative sono fondamentali, le lettere di presentazione dimostrano anche in modo unico le capacità di scrittura e correzione di bozze, e l'incapacità. “Investire tempo per creare una lettera di presentazione persuasiva offre alla tua azienda di riferimento un'idea di quanto bene comunicherai internamente se assunto”, dice Hemming.

A differenza di un curriculum, una lettera di presentazione offre anche l'opportunità di descrivere espressioni personali uniche, compreso il lavoro che ti stimola e le attività che ti piacciono.

Infine, solo una lettera di presentazione può fornire dettagli e contesti cruciali che possono mitigare ipotesi pregiudizievoli su questioni quali cambiamenti di carriera, flessibilità di trasferimento e interruzioni di carriera. Infatti, il 57% dei reclutatori nel sondaggio Zety preferisce che i candidati utilizzino lettere di presentazione per spiegare le interruzioni di carriera, superando il curriculum (44%) e il colloquio di lavoro (49%).

Dare ai reclutatori ciò che vogliono

Lungi dall'essere inutile, la lettera di presentazione può essere un punto di svolta. Nel sondaggio di Resume Genius, il 49% dei responsabili delle assunzioni ha dichiarato che una lettera di presentazione forte e persuasiva potrebbe convincerli a intervistare un candidato altrimenti debole, e il 33% ha affermato che una lettera di presentazione debole potrebbe danneggiare un candidato altrimenti forte.

Quindi, cosa cercano questi reclutatori e responsabili delle assunzioni? È utile capire gli scopi distinti di un curriculum e di una lettera di presentazione. Un curriculum risponde alla domanda “Perché sono qualificato per fare il lavoro”, mentre una lettera di presentazione comunica “Perché voglio questo lavoro”.

“Perché vuoi il lavoro” può includere molti dettagli, ma la lettera di presentazione non è il posto giusto per raccontare la tua storia lavorativa o elencare le tue competenze: il tuo curriculum assolve bene questo compito. Esempi appropriati del motivo per cui si desidera il lavoro possono includere il modo in cui le esperienze alimentano la passione per la mission o il prodotto e il modo in cui i ruoli lavorativi che si apprezzano, e non che semplicemente si svolgono, corrispondono ai requisiti o alle preferenze nella descrizione del lavoro. È anche l'occasione per trasmettere come i valori personali sul posto di lavoro, come la collaborazione, la comunicazione aperta, l'inclusione, la costruzione del consenso e l'adattabilità, siano in linea con le descrizioni della cultura del lavoro nell'elenco delle offerte.

Potrebbe anche esserci una coincidenza legata al lavoro che vale la pena condividere, come aver lavorato o collaborato in precedenza con l'azienda o il personale, avere parenti che hanno svolto un lavoro simile o avere avuto esperienze passate che sono state determinanti per sviluppare il tuo interesse nel settore. Ad esempio, i candidati a un lavoro nel settore tecnologico potrebbero voler fare riferimento alle loro prime esperienze strabilianti con nuove tecnologie o a familiari nel campo tecnologico che li hanno ispirati.

Nel corso degli anni, le mie lettere di presentazione hanno incluso riferimenti alla mia famiglia di insegnanti, al salvataggio di gatti randagi, al fatto di essere stato uno dei primi utenti di Macintosh, al fatto di avere un parente stretto affetto dal morbo di Alzheimer, al fatto di essere cresciuto in Texas e di essere un appassionato di notizie. In ogni caso, ho spiegato perché quelle esperienze hanno alimentato i miei obiettivi professionali.

I vantaggi di una lettera di presentazione possono iniziare anche prima che i reclutatori la leggano, mi ha detto la coach per la ricerca di lavoro Melissa Grabiner. “Il solo fatto di inviare una lettera di presentazione personalizzata, richiesta o meno, mostra immediatamente preziose qualità di iniziativa, impegno ed entusiasmo”.

Berrick paragona una lettera di presentazione all'alzare la mano in una stanza affollata. “Una cover letter ben costruita dimostra iniziativa, entusiasmo e pensiero e ricerca specifici per il lavoro”, dice.

Quando inviare una lettera di presentazione

Ovviamente, non inviare una lettera di presentazione se ti viene esplicitamente chiesto di non farlo. È una richiesta rara, ma Amazon è un esempio importante di azienda che vieta le lettere di presentazione nel reclutamento. Nella pagina delle FAQ sulle posizioni, Amazon scrive: “Essendo un'azienda particolare, non accettiamo lettere di presentazione. Assicurati solo che il tuo curriculum sia aggiornato e sei a posto”.

All'altro estremo, quando la lettera di presentazione è obbligatoria, la decisione di inviarne una dovrebbe essere altrettanto chiara. Con centinaia di candidature davanti a loro, i reclutatori potrebbero essere alla ricerca di facili rifiuti. Perché dargli un motivo?

Se una piattaforma di candidatura indica che la lettera di presentazione è facoltativa, la maggior parte dei reclutatori consiglia comunque di inviarne una perché le probabilità sono a tuo favore. “Non si sa mai chi apprezza le lettere di presentazione e chi no, quindi, a meno che un'azienda non indichi esplicitamente di non volerne una, vale la pena dedicare tempo e sforzi a farla”, afferma il consulente di reclutamento Mike Peditto, direttore del talento presso la piattaforma di crescita professionale Teal. "In un mondo in cui ogni curriculum inizia a sembrare uguale, una lettera di presentazione personalizzata può farti distinguere".

E se in un annuncio di lavoro non si fa alcun riferimento a una lettera di presentazione? Molti reclutatori e il buon senso dicono ancora di provarci. Spesso è possibile caricare più documenti dove la domanda dice: “Carica un CV”.

Nel peggiore dei casi, il reclutatore non la leggerà. Nel migliore, la tua lettera di presentazione potrebbe risaltare ancora di più perché gli altri candidati non sono così proattivi.

Come scrivere una lettera di presentazione efficace

Una lettera di presentazione può essere efficace solo se le informazioni sono pertinenti, la scrittura è persuasiva e la struttura è intelligente. L'ex selezionatrice Samantha Glatzer, fondatrice di YourCareerCompass, consiglia a chi scrive lettere di presentazione di “attirare l'attenzione del selezionatore, differenziarsi e far capire che non solo si è qualificati per il lavoro, ma che si è anche personalmente entusiasti della posizione”. Per farlo, puoi usare un mix di parole allegre (felice, amore, entusiasta, eccitato) e non allegre (abile, capace, qualificato, esperto) per trasmettere sia il lato personale che quello professionale della tua attitudine.

La lunghezza è una questione controversa sia per le lettere di presentazione che per i curriculum. Secondo il sondaggio Zety, la maggior parte dei reclutatori (49%) preferisce mezza pagina, seguita da una pagina (26%). Adattare la lettera di presentazione su una sola pagina non dovrebbe essere difficile, a patto di seguire la regola unanime di non duplicare le qualifiche nel curriculum.

Cheston consiglia ai candidati di scrivere una lettera di presentazione personalizzata per ogni lavoro e raccomanda di inviarla attraverso il portale delle carriere dell'azienda e come e-mail al responsabile delle assunzioni. Se non hai le informazioni di contatto di un reclutatore, trova dipendenti di quell'azienda nella tua rete LinkedIn e chiedi se possono aiutarti a metterti in contatto con uno di loro. Potrebbero non rispondere, ma in genere non si offendono se la richiesta è così semplice. (Non chiedere loro di rivedere o inoltrare il tuo curriculum e la lettera di presentazione a meno che non si offrano).

Non sai da dove iniziare a scriverne una? Ecco un utile modello in sei parti per iniziare.

1. Inizia con una dichiarazione di apertura che esprima o illustri come il tuo entusiasmo per la posizione guidi il tuo interesse a lavorare lì. Sii specifico, non generico, riguardo all'azienda, al ruolo e alla missione.

Ad esempio: “Il ruolo di Senior Medical Copywriter è in linea con la mia esperienza di scrittura in ambito sanitario, la mia capacità di comunicare chiaramente informazioni scientifiche e la mia passione per il benessere pubblico in modo molto stimolante. Sono entusiasta di dirvi perché”.

2. Collega le tue competenze ed esperienze lavorative alle competenze ed esperienze desiderate nella descrizione del lavoro. Non affidarti all'intervistatore per stabilire questi collegamenti: spiegalo esplicitamente nella tua lettera di presentazione.

Ad esempio: “Mi sento molto in linea con le esigenze del ruolo di responsabile delle risorse umane, data la mia esperienza nella gestione di un team di sei membri e nella pianificazione del lavoro e nel lancio del nostro programma di apprendimento e sviluppo”.

3. Menziona i contatti o le esperienze di collaborazione che hai avuto con l'azienda, nonché eventuali legami personali con la sua missione.

Ad esempio: “Ho acquistato il mio primo laptop DigiCorp nel 2021 e questo ha trasformato il mio modo di lavorare e comunicare. Sono entusiasta all'idea di gestire le operazioni di help desk tecnico per la prossima generazione di prodotti Digicorp”.

4. Aggiungi dettagli rilevanti a supporto, come pubblicazioni, competenze speciali (come editing video e correzione di bozze), esperienze di vita uniche (come stage e attività di volontariato) o valori allineati (come inclusione e lavoro di squadra).
5. Spiega brevemente eventuali preoccupazioni che potrebbero emergere nel tuo curriculum, tra cui lacune nella carriera, periodi di lavoro molto brevi (o salti di lavoro), mancanza di progressione di carriera e cambiamenti significativi di essa (come il passaggio dall'IT alle comunicazioni interne). Come ho osservato in precedenza nel sondaggio Zety, i reclutatori vedono le lettere di presentazione come il luogo ideale per sollevare i campanelli d'allarme del curriculum.
6. Termina con il tuo entusiasmo nel contribuire alla missione specifica o al risultato finale. “Contribuire” è più forte di “lavorare” perché chiunque può fare un lavoro; i dipendenti apprezzati contribuiscono.

Ad esempio: “Non vedo l'ora di contribuire al successo di LexiCo Publishers e dei suoi autori di talento attraverso la mia esperienza di email e social marketing”.

Molti candidati ora utilizzano l'IA per scrivere le lettere di presentazione, e va bene così. Gli strumenti di IA possono essere un ottimo punto di partenza per organizzare, semplificare e perfezionare le cover letter, ma non possono compensare la mancanza di autenticità e di voce personale. Questo è qualcosa che dovrai fare da solo per assicurarti che la tua lettera di presentazione non suoni generica o robotica. Che sia scritta da un essere umano o da un'intelligenza artificiale, una lettera di presentazione scritta male o generica sarà sempre un peso.

Se sei ancora indeciso sulle lettere di presentazione, ricorda che in un mercato del lavoro competitivo, una cover letter efficace può fare la differenza tra ottenere un colloquio ufficiale e ricevere un'e-mail automatica di “grazie, ma no grazie”. Finché gli esseri umani prenderanno ancora decisioni in materia di assunzioni, una lettera di presentazione è l'impressione più umana che puoi dare prima di un colloquio; quindi, non scriverla può essere un rischio.

Joel Schwartzberg è responsabile della comunicazione esecutiva per un'importante organizzazione nazionale non-profit, è un coach professionista e autore di Get to the Point! Sharpen Your Message and Make Your Words Matter e The Language of Leadership: How to Engage and Inspire Your Team. Lo puoi trovare su LinkedIn e X.