Rimodellare il ruolo del payroll specialist per attrarre talenti e generare valore

Negli ultimi anni abbiamo assistito, da parte dei giovani che entrano nel mondo del lavoro, a un sempre maggior interesse per occupazioni creative e dinamiche, o che offrono opportunità di crescita nel breve termine, a discapito di incarichi caratterizzati da routine cicliche e prive di sfide, con un impatto negativo anche su ruoli fondamentali all’interno delle aziende, come il payroll specialist. Sul mercato, infatti, vi è una forte mancanza di questa figura molto richiesta, all’ottavo posto nella top 10 delle professionalità più ricercate, secondo i dati Indeed.

Le aziende stanno affrontando una sfida nel trovare personale qualificato per ruoli payroll, principalmente a causa di un cambiamento generazionale: le nuove leve, dai millennial alla Gen Z, tendono a mostrare minor interesse per posizioni percepite come amministrative. L’ADP Research ha presentato alcuni dati che mostrano come oltre il 70% degli specialisti payroll ha più di 40 anni, ma l’ingresso di giovani professionisti può contribuire a portare nuove prospettive e modalità operative.

Nonostante il payroll specialist goda di poca attrattività sulle nuove generazioni, questo ruolo rimane strategico in azienda, come garante del corretto pagamento e della conformità fiscale, a cui è affidato l’intero processo di compensazione dei dipendenti e il coordinamento delle interazioni con altri dipartimenti. Un errore in ambito payroll, infatti, può generare conseguenze significative, da sanzioni fiscali a una diminuzione della fiducia dei dipendenti. La poca attrattività iniziale viene ricompensata nel tempo da una grande valenza professionale.

In questo scenario, è necessario ridefinire il ruolo dello specialista payroll, rendendo più appagante un profilo già di per sé strategico. Un primo elemento di supporto alla trasformazione di questa figura è la tecnologia: la digitalizzazione di processi e documenti ha garantito maggiore flessibilità, tanto che molte aziende leader nel settore offrono modalità di lavoro in smartworking ai loro dipendenti. Inoltre, introducendo software avanzati per automatizzare i processi ripetitivi, le organizzazioni possono sollevare gli specialisti payroll da attività cicliche, permettendo loro di concentrarsi su aspetti critici, come l’ottimizzazione delle risorse o la gestione del rischio. In secondo luogo, chiedendo ai payroll specialist di partecipare a iniziative più ampie, come l’analisi delle tendenze sul turnover o la revisione dei benchmark salariali, il ruolo diventa più articolato e distintivo, allineandosi agli obiettivi strategici aziendali.

In secondo luogo, percorsi di carriera chiari, opportunità di apprendimento continuo e programmi di mentorship consentono di trattenere i talenti, mostrando come il ruolo possa evolvere verso funzioni manageriali o consulenziali. In quest’ambito esistono esempi virtuosi, come la “ADP Payroll Academy”, finalizzata a formare professionisti nel campo del Payroll da assumere in azienda. Il progetto offre un percorso di formazione composto sia da lezioni in aula sia “sul campo”, in un’ottica di apprendistato “on the job” con un affiancamento dedicato.

Infine, grande importanza ha il luogo di lavoro. Creare un ambiente collaborativo, in cui i payroll specialist possano lavorare a stretto contatto con altri dipartimenti e contribuire attivamente alla pianificazione aziendale, rende la posizione più interessante anche per le nuove generazioni, che apprezzano ruoli integrati e orientati al team.

Ma ridefinire il ruolo dello specialista payroll non è vantaggioso solo per attirare nuovi talenti, bensì porta benefici tangibili anche all’azienda. Grazie a una maggiore capacità analitica, i payroll specialist possono contribuire a prendere decisioni basate sui dati, supportando le risorse umane e la finanza nell’individuare tendenze significative, come gli straordinari ricorrenti o la necessità di aumentare la competitività salariale. Inoltre, una maggiore efficienza nei processi amministrativi riduce il rischio di errori e i relativi costi, che in determinati casi possono essere molto elevati.

Un payroll specialist coinvolto in attività strategiche può anche favorire una miglior conformità normativa, grazie a un aggiornamento costante sulle normative del lavoro e fiscali, e può identificare proattivamente le opportunità per migliorare e semplificare i processi.

Trasformare il ruolo dello specialista payroll in una posizione più strategica non solo può attirare e trattenere una forza lavoro giovane e diversificata, ma anche potenziare la competitività dell’azienda, migliorando i processi interni e contribuendo a un clima lavorativo più motivante e produttivo.

Innocenzo Casanova, Head of Service Operations, ADP Italy.