6 domande per scoprire come stanno veramente i vostri dipendenti

IL BENESSERE DEI DIPENDENTI è oggi messo a dura prova. Secondo Gallup, circa il 60% dei lavoratori dichiara di avere problemi di coinvolgimento e uno su cinque riferisce di sentirsi solo. Questo non è un problema da poco per i manager: i dipendenti che non si sentono a proprio agio sono meno produttivi, meno impegnati e hanno maggiori probabilità di avere un effetto negativo sui profitti dell’azienda.

Per questo motivo è necessario essere consapevoli dell’andamento del proprio team ed essere pronti a intervenire in caso di problemi. Ed è necessario impegnarsi per costruire la fiducia e mantenere aperta la comunicazione, spiega Emma Seppälä, membro della facoltà della Yale School of Management e autrice di Sovereign: Reclaim Your Freedom, Energy, and Power in a Time of Distraction, Uncertainty, and Chaos: “Assicuratevi che i vostri dipendenti si sentano a proprio agio e al sicuro con voi”.

Anche con un forte rapporto può essere difficile capire come i colleghi si sentano veramente nei loro ruoli, nel loro lavoro e nelle loro relazioni, soprattutto per i dipendenti remoti. Secondo Steven Rogelberg, Chancellor’s Professor presso la University of North Carolina Charlotte e autore di Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings, è fondamentale porre le domande giuste in contesti mirati e individuali: “Quello che ci è mancato durante la pandemia è stata la connessione e il sentirsi considerati da coloro che sono fondamentali per il nostro successo e la nostra carriera”. Per essere sicuri di essere in sintonia con i vostri collaboratori, ecco sei domande che i nostri esperti suggeriscono per andare oltre le interazioni di superficie.

1. Come va oggi, su una scala da 1 a 10?

Il problema delle domande banali come “Come va la vita?” è che spesso portano a risposte superficiali come “bene” o “buono”. Ma chiedere ai membri del team di valutare il loro stato attuale su una scala numerica invita a una forma più deliberata di autovalutazione, dice Rogelberg. Questo è particolarmente importante per i lavoratori a distanza che possono sentirsi isolati e meno connessi. Se qualcuno si classifica con un quattro, per esempio, la domanda successiva: “Quali fattori determinano questo punteggio?” diventa una porta d’accesso alla riflessione e a una comprensione più profonda.

“Forse qualcuno ha a che fare con un progetto difficile o sta affrontando problemi a casa”, spiega. “Fare domande di follow-up può aiutare a scoprire cose che altrimenti non si potrebbero scoprire”. Prima di iniziare la conversazione, impostate un tono di genuina preoccupazione e comprensione, dice Seppälä. Stabilite un contatto visivo, usate una voce calda e segnalate che siete presenti. “Fate capire loro che questa conversazione è per loro e che vi preoccupate per loro in quanto prima di tutto persone e poi dipendenti”.

2. Qual è la cosa che ti entusiasma di più al di fuori del lavoro?

Di per sé, questa domanda potrebbe non rivelare come i vostri colleghi si sentono sul lavoro, ma vi aiuta a costruire legami personali scoprendo interessi comuni ed esplorando le differenze. “Conoscere i membri del team come persone con una vita al di fuori del lavoro richiede tempo e fiducia”, afferma Rogelberg. “Ma costruire queste fondamenta vale la pena, perché rende più facile parlare di preoccupazioni in seguito”.

Rimanete nella zona di comfort del vostro collega; se qualcuno esita a condividere, non insistete. “Man mano che guadagnate la loro fiducia, potrebbero sentirsi più a loro agio nell’aprirsi”, dice.

Oltre a questa domanda, Seppälä suggerisce di cercare di creare un ponte tra il personale e il professionale chiedendo: “Che cosa vi rende vivi al lavoro? E quali sono le cose che stiamo facendo come organizzazione che vi danno energia?”. L’obiettivo è trovare un filo conduttore in ciò che piace ai dipendenti e vedere come questo possa creare opportunità di crescita e impegno all’interno del team.

3. Cosa significa per te questo lavoro? Quali cambiamenti potrebbero aiutarti?

Le ricerche dimostrano che quando i dipendenti hanno un senso di scopo e di realizzazione sul lavoro, sperimentano una maggiore soddisfazione lavorativa e sono più propensi a rimanere nella loro organizzazione. Per raggiungere questo obiettivo, Rogelberg suggerisce di conoscere meglio le motivazioni professionali dei colleghi. Chiedete: quali parti del vostro lavoro amate? Quali sono quelle che temete? Questo ruolo ha soddisfatto le vostre aspettative? Ci sono state sorprese, positive o negative? Questo è particolarmente importante per i dipendenti remoti, che possono avere problemi di disconnessione.

“Non si tratta solo di chiedere, ma di dimostrare che volete sostenerli e rendere il loro lavoro più significativo”, dice.

L’ascolto attivo svolge un ruolo importante in questo caso, afferma Seppälä. Siate curiosi e non parlate troppo. “Quando parlate, riprendete ciò che la persona ha detto con parole vostre. In questo modo, la persona si sente ascoltata e voi potete essere sicuri di aver interpretato correttamente ciò che dice”.

4. Cosa potrebbe rendere questo lavoro o quest’organizzazione più interessante per te nel lungo periodo?

Secondo Rogelberg, è fondamentale capire cosa spinge la motivazione e l’impegno dei membri del team. “La motivazione ha un impatto diretto sul coinvolgimento, la soddisfazione e la fidelizzazione”. La chiave è essere aperti alle loro idee e allo stesso tempo essere trasparenti su ciò che è fuori dalla vostra portata o non è fattibile. Per esempio, se qualcuno vuole lavorare da casa a tempo pieno ma non è possibile, “siate sinceri su ciò che potete influenzare”. Evitate di fare troppe promesse; piuttosto, “cercate di capire da dove vengono e cercate insieme delle soluzioni”.

Tenete presente che alcuni feedback potrebbero essere difficili da ascoltare. Se un dipendente sottolinea come il lavoro non funzioni bene o mette in evidenza i punti deboli del vostro approccio, è naturale sentirsi sulla difensiva, dice Seppälä. Ma “evitate di ribattere o di intervenire”. Questo incontro serve a capire il loro punto di vista, non a giustificare lo status quo. “Seppälä aggiunge che “se non riuscite ad affrontare tutto, programmate un incontro di verifica”.

5. Cosa ti fa sentire esaurito o svuotato al lavoro e cosa posso fare per sostenerti?

I membri del vostro team potrebbero avere a che fare con diverse sfide di cui voi non siete a conoscenza: un incarico difficile, dinamiche di squadra complesse o un rapporto diretto non all’altezza. Secondo Seppälä, identificare questi ostacoli e preoccupazioni può aiutarvi a fornire il giusto supporto. L’obiettivo è scoprire “che cosa potrebbe aiutarli a dare il meglio di sé e se c’è qualcosa che potete fare per agevolarli”.

Rogelberg suggerisce di indagare sui compiti che ritengono una perdita di tempo o se hanno bisogno di chiarimenti sulle aspettative. Attenzione, però, a non dare l’impressione di fare micromanagement, altrimenti rischiate di danneggiare il vostro rapporto e di compromettere la loro produttività. “Non volete che lascino la conversazione con la sensazione che stiate cercando di imporre ogni dettaglio del loro lavoro”.

6. Quali sono i tuoi obiettivi di carriera? Cosa posso fare per aiutarti a raggiungerli?

Molti manager non si prendono mai la briga di chiedere ai propri dipendenti quali siano le loro aspirazioni professionali a lungo termine, e questa è un’occasione persa. Più riconoscerete i vostri collaboratori come persone con ambizioni e sogni, e non solo come ingranaggi di una macchina, meglio capirete cosa pensano del loro lavoro e del loro futuro.

Per andare oltre i controlli di routine, Seppälä suggerisce di iniziare con: “So che di solito parliamo solo di affari, ma oggi voglio chiederti dei tuoi obiettivi professionali. Il mio obiettivo è quello di assicurarmi che ti stia aiutando a raggiungerli e di vedere se c’è un modo in cui posso aiutarti”. Ricordate, non si tratta solo di raccogliere informazioni, ma di usare ciò che si apprende per sostenere il loro sviluppo. Se suggerite una formazione mirata, incarichi più impegnativi o opportunità per mettere in mostra le loro capacità, il vostro obiettivo è dimostrare che investite nella loro crescita.

SECONDO GLI ESPERTI, non esiste un approccio universale a queste conversazioni. È importante scegliere le domande che risuonano con voi e con i vostri colleghi, tenendo conto delle dinamiche delle vostre relazioni. In definitiva, non si tratta solo delle domande che ponete, ma anche della vostra sincerità e del vostro genuino interesse per le loro risposte”, afferma Rogelberg. “Questo significa ascoltare con attenzione, approfondire ciò che condividono e offrire supporto quando possibile”.

Rebecca Knight scrive su temi di carriera e lavoro su The Boston Globe, Business Insider, New York Times, BBC e The Christian Science Monitor. È stata selezionata come Reuters Institute Fellow presso l’Università di Oxford nel 2023. All’inizio della sua carriera, ha trascorso un decennio come redattrice e reporter presso il Financial Times a New York, Londra e Boston.