Imparate a parlare in pubblico come un professionista

MICHAEL ERA A CAPO di un team di vendita presso un’azienda tecnologica Fortune 500. Lui e i suoi colleghi si sentivano abbastanza a loro agio nel tenere presentazioni nelle sale conferenze o tramite Zoom, ma l’azienda voleva ottenere una maggiore visibilità. Così, Michael e il suo team sono stati incaricati di parlare a dei convegni per aumentare la visibilità dell’azienda e dimostrarne la leadership di pensiero nel settore.

Michael, però, era nervoso all’idea di salire sul palco “con i riflettori negli occhi”. In particolare, temeva che la sua mente si sarebbe svuotata e avrebbe dimenticato cosa dire.

Questo è molto comune: parlare davanti a un gruppo più piccolo è diverso che parlare su un grande palcoscenico. Sentire la propria voce uscire dagli altoparlanti, essere più in alto rispetto ai colleghi e avere tutti gli occhi puntati addosso in un ambiente sconosciuto: questi fattori possono farci uscire dalla zona di comfort e innescare una risposta di “lotta o fuga”, che si manifesta con un vuoto di memoria, sia nel bel mezzo della presentazione sia durante le domande difficili del pubblico.

Cosa potete fare per evitare che questa paura diventi realtà? Il mio consiglio è di portare con sé degli appunti. Dopo aver insegnato a parlare in pubblico per oltre vent’anni, mi sono reso conto di quanto possano ridurre lo stress e di quanto possano fare la differenza nel corso di una presentazione, soprattutto se è la prima volta che salite su un palco. Il segreto è sapere come prepararli e poi come usarli efficacemente sul momento.

Perché le note sono meglio di un testo scritto

Gli appunti – una traccia generale della presentazione – sono diversi da un testo scritto parola per parola. Gli appunti sono un modo semplice che permette di dare un’occhiata e trovare il punto giusto in una presentazione rimanendo concentrati sul pubblico, mentre un testo integrale costringe a guardare in basso per la maggior parte della presentazione e a dirigere le proprie energie verso il foglio di fronte a sé o, peggio ancora, verso un piccolo cellulare.

I migliori appunti sono costituiti da punti elenco che consistono in frasi brevi (3-4 parole) piuttosto che in frasi complete. Vi consiglio di stamparli, su un solo lato del foglio, in caratteri grandi e con molto spazio bianco sulla pagina.

Le note non sono la stessa cosa delle slide, perché hanno scopi diversi. Le slide hanno lo scopo di rafforzare le parole, mentre le note hanno lo scopo di ricordarle. Le slide sono per il pubblico, mentre le note sono per voi.

Come usare gli appunti in modo efficace

Una volta preparati gli appunti, esercitatevi in una presentazione ad alta voce usando gli appunti e le slide che li accompagnano. In questo modo vi assicurerete di avere abbastanza informazioni per stimolare la vostra memoria, che il tono di voce sia appropriato e che potrete passare agilmente da una slide all’altra.

Il giorno della presentazione, quando arrivate nella sala, mettete i vostri appunti sul leggio davanti a voi o su un tavolino sul palco. Spesso chiedo il tavolino proprio per questo scopo. Porto gli appunti in una cartella di plastica trasparente e discreta e li posiziono sul tavolo prima di iniziare.

Non molto tempo fa stavo tenendo un keynote speech e, pur essendo molto a mio agio con il materiale, avevo ancora problemi a ricordare i vari passaggi. La mia memoria mi ha tradito diverse volte mentre ero sul palco, ma vi posso dire cosa mi ha aiutato.

Consultare gli appunti

Quando non vi ricordate il passaggio successivo, iniziate a muovervi con disinvoltura verso i vostri appunti mentre parlate. Di solito insegno alle persone a camminare tra un passaggio e l’altro e poi a fare una pausa per fare il punto; questa tecnica assicura che il movimento venga percepito come un linguaggio del corpo ben mirato.

Pause e respiro

Anche se vi sentite fisicamente agitati quando la vostra mente perde il filo, non dovete farlo percepire al vostro pubblico. Prendetevi un minuto prima di passare alla parte successiva della presentazione. Invece di sembrare agitati, apparirete riflessivi e significativi.

Bevete acqua in modo strategico

Questo è uno dei miei trucchi preferiti per parlare sul palco: ho sempre una bottiglia d’acqua a disposizione proprio per questo scopo. Se la mia mente si blocca, soprattutto durante le domande del pubblico, annuisco pensieroso, bevo un sorso d’acqua, do un’occhiata ai miei appunti e poi continuo a parlare. Forse a voi sembrerà chiaro quello che state facendo, ma il pubblico raramente se ne accorgerà.

Cosa fare se la mente è vuota... e non si riesce a guardare gli appunti

Certamente ci sono occasioni in cui la vostra mente si svuota e non riuscite a guardare gli appunti. A volte potete riconoscerlo apertamente, con un po’ di umorismo autoironico, dicendo qualcosa del tipo: “Stavo per fare un’osservazione geniale, ma mi è uscita dalla testa! Continuiamo e sono sicuro che mi tornerà in mente”.

Oppure potete fare una pausa per le domande: “Mi fermo qui; vediamo quali domande avete, poi riassumo quello che abbiamo trattato finora”.

Cercate di rimanere calmi: se vi sentite a vostro agio, vi sentirete a vostro agio anche con il pubblico.

Ricordate che di ogni discorso esistono tre versioni: quella che scrivete, quella che tenete e quella che vorreste aver tenuto. Raramente sono uguali. Il vostro pubblico non vuole che siate perfetti. Pur aspettandosi accuratezza e preparazione, desidera l’autenticità. Questa mentalità vi permette di rilassarvi sapendo che non dovete memorizzare ogni parola.

COSA HANNO FATTO Michael e il suo team? Per prepararsi alla serie di conferenze, Michael e il suo team hanno affittato un teatro comunale per un giorno. Hanno portato un proiettore, abbiamo esaminato le loro slide su un grande schermo provando le presentazioni per tutto il giorno con le “luci negli occhi”.

La combinazione di ripetizione e feedback in un ambiente di apprendimento sicuro li ha fatti sentire a proprio agio, e il fatto di porsi reciprocamente domande difficili li ha fatti sentire preparati. Se ne sono andati entusiasti e pronti a conquistare il palco.

Si può fare molto per prepararsi quando si verifica un vuoto mentale. Quando avete una serie di pratiche per gestirlo, potete rilassarvi e concentrarvi sul messaggio. Concedetevi un po’ di tempo, fate una pausa, respirate e andate avanti. E farete una grande presentazione.

Allison Shapira insegna Arte della comunicazione alla Harvard Kennedy School ed è fondatrice/direttrice generale di Global Public Speaking, una società di formazione che aiuta i leader emergenti e affermati a parlare in modo chiaro, conciso e sicuro. È autrice del nuovo libro Speak with Impact: How to Command the Room and Influence Others (HarperCollins Leadership).