Come condurre un colloquio di lavoro senza averne l’esperienza

Non dimenticherò mai la prima volta che ho gestito un colloquio di lavoro. Avevo appena assunto una nuova posizione nel reclutamento e, con mani tremanti, composi il numero del candidato. Ho incespicato nel fare le domande di selezione con una voce più incerta della sua. Il fatto che una collega mi seguisse ha aumentato la pressione, ma il suo feedback è diventato la base della mia crescita professionale. Nel tempo, ho condotto altre migliaia di colloqui, ho assunto centinaia di persone e ho iniziato a godermi il processo.

Se non avete mai fatto un colloquio prima d’ora e ora avete il compito di farlo, non preoccupatevi. Come qualsiasi altra abilità, è possibile arrivare a padroneggiarla con un po’ di pratica. Sulla base della mia esperienza, ecco sei consigli che possono accelerare il vostro processo di apprendimento.

1) Capire il contesto

Ci sono due contesti da considerare prima del colloquio: quello lavorativo (cosa cercate esattamente in questo ruolo?) e quello del candidato (dato il suo background e la sua esperienza, cosa volete approfondire?). Analizziamoli più da vicino.

Contesto lavorativo. Cercate di comprendere a fondo la job description, le responsabilità chiave e le competenze richieste per quel ruolo. Che cosa serve a un candidato per ricoprirlo con successo? Alcune competenze sono necessarie, mentre altre sono solo “belle da vedere”? Dove si può scendere a compromessi e dove no? Quali compiti o responsabilità potete insegnare a questa persona sul lavoro da fare e quale esperienza deve avere fin dal primo giorno?

Ad esempio, a seconda del ruolo, potreste aver bisogno di una persona esperta in uno specifico linguaggio di codifica. Altre competenze, invece, come la conoscenza di programmi come Excel o Google Analytics, possono essere meno importanti per il lavoro immediato e possono essere insegnate sul posto di lavoro.

Contesto del candidato. Esaminate il curriculum del candidato e marcate le aree che volete approfondire durante il colloquio. Ci sono esperienze precedenti, competenze o progetti chiave che volete approfondire? C’è una competenza di cui volete sapere di più?

Supponiamo, ad esempio, che stiate cercando una persona che abbia esperienza nella gestione di più progetti contemporaneamente e che sia abile nel dare priorità ai vari compiti. Nel suo curriculum, il candidato scrive “si è destreggiato tra molteplici compiti e progetti in un team globale”. Si tratta di un’affermazione piuttosto vaga, quindi prendete nota per approfondire l’argomento durante il colloquio. Oltre alle altre domande preparate, potete dire: “Mi parli della sua esperienza di lavoro su più progetti contemporaneamente. Come ci è riuscito?”. Per valutare se il candidato è in grado di soddisfare le vostre esigenze, dovrete conoscere i progetti che ha intrapreso, le mansioni che ha svolto e le competenze che ha acquisito grazie a questo lavoro.

2) Preparate le domande per il colloquio

Il vostro partner incaricato dell’acquisizione di talenti (o HR) vi fornirà probabilmente un elenco di domande per il colloquio. In alcuni casi, potreste anche collaborare alla loro stesura. In ogni caso, assicuratevi di avere un mix di domande comportamentali e tecniche adatte al ruolo. La maggior parte delle posizioni richiede competenze sia hard che soft.

Per ottenere le informazioni più complete, assicuratevi che le vostre domande richiedano esempi specifici. Per esempio, supponiamo che vogliate conoscere le capacità di gestione dei conflitti del candidato. Potreste chiedere: “Mi parli di una volta in cui ha avuto una conversazione difficile con un collega. Che cosa ha fatto?”. O forse volete sapere quanto sono adattabili ai cambiamenti. Potreste chiedere: “Mi faccia un esempio di una volta in cui ha dovuto modificare le sue aspettative su un progetto. Cosa è successo e come l’ha gestito?”. L’obiettivo è far sì che parlino di come hanno gestito le situazioni in passato, in particolare quelle che prevedete possano presentarsi in questo ruolo.

Quando si tratta degli aspetti più tecnici del lavoro, fate domande sugli strumenti o sulle competenze specifiche necessarie per svolgerlo. Ad esempio, se state assumendo un ingegnere informatico, potreste chiedere di elencare i limiti del suo linguaggio di programmazione preferito. Se state assumendo un content strategist, potreste chiedere di descrivere quali strumenti utilizza per misurare le prestazioni del suo lavoro. Anche la richiesta di esempi del lavoro svolto o la richiesta di completare una breve valutazione comportamentale o tecnica possono essere utili.

3) Fate una simulazione del colloquio

Di solito, è ai candidati che si consiglia di fare dei finti colloqui, ma anche voi, in quanto intervistatori alle prime armi, potete trarre beneficio da questa pratica. Vi consiglio di fare un gioco di ruolo con un collega fidato o con un selezionatore del vostro team di acquisizione dei talenti. Chiedete all’altra persona di darvi risposte inaspettate o impegnative. Questo vi aiuterà a esercitarvi a ragionare in tempi rapidi, a indagare più a fondo quando necessario e a riportare la conversazione sui binari giusti, se necessario.

Per esempio, cosa fare se il candidato è troppo prolisso nelle sue risposte o si sofferma troppo a lungo su una risposta? Potete esercitarvi a interrompere gentilmente: “Grazie per la sua risposta ponderata. Per motivi di tempo, passiamo alla domanda successiva”. Cosa fare se il candidato è troppo sintetico o vago nelle risposte? Esercitatevi a raccogliere più informazioni: “Può condividere qualche dettaglio in più su come ha svolto [progetto o compito]? Mi piacerebbe capire meglio il suo approccio”.

Allo stesso modo, dovreste prevedere alcune domande da parte del candidato. Un colloquio di simulazione è un ottimo momento per pensare alle vostre risposte  più comuni. Per esempio, cosa succede se il candidato vi chiede perché avete scelto questa azienda o cosa vi piace di più nel vostro ruolo? Assicuratevi di aver preparato una risposta ponderata.

4) Create un ambiente confortevole

All’inizio del colloquio, cercate di stabilire un tono positivo. Iniziate con un saluto caloroso e una chiacchierata per aiutare il candidato a rilassarsi. Potreste chiedere quanto sia stato facile trovare l’ufficio (per un colloquio di persona) o come è andata la giornata fino a quel momento. Ho scoperto che iniziare con un livello più personale, prima di passare alle domande più difficili, aiuta il candidato ad aprirsi e può portare a una comprensione più autentica della sua personalità. Un po’ di chiacchiere vi aiuteranno anche voi a rilassarvi. Ricordatevi che state solo conversando.

Poi, informate il candidato di ciò che deve aspettarsi nel resto del colloquio, compresa la sua struttura, la durata e le risposte che cercate. Conoscere la struttura aiuterà il candidato e vi permetterà anche di rivedere i passi concreti da fare. Infine, verificate se il candidato ha domande da porre prima di procedere.

Mentre entrate nel vivo, mostrate un interesse genuino per le risposte del candidato. Non fate multitasking e non lasciatevi distrarre. Tuttavia, informate il candidato che prenderete appunti. Il vostro impegno favorirà un dialogo a due vie e lo incoraggerà a esprimersi più liberamente. Ricordate di essere curiosi di conoscerne le esperienze. Chissà, potreste anche imparare qualcosa che non vi aspettavate dalle risposte.

5) Prendete appunti.

Mentre ascoltate le risposte del candidato, documentate i punti chiave. Non fate affidamento sulla vostra memoria, soprattutto se state intervistando più candidati. Prendete appunti per assicurarvi di ricordare dettagli importanti sulle loro competenze ed esperienze, che vi saranno utili durante il processo decisionale.

Per garantire che gli appunti siano imparziali e focalizzati sui fattori legati al lavoro, è consigliabile avere davanti a sé una guida al colloquio. Si tratta di un documento strutturato, progettato per facilitare e organizzare i colloqui, delineando le domande e gli argomenti da trattare. Le guide ai colloqui hanno spazi vuoti per prendere appunti e, anche se non dovete scrivere le risposte del candidato parola per parola, cercate di cogliere il contesto generale degli esempi che vi vengono proposti. Che cosa hanno fatto esattamente in determinate situazioni? Quali risultati o competenze erano associati alle loro azioni?

Avere le cose scritte vi aiuterà anche ad analizzare se avete abbastanza informazioni per trarre conclusioni da una determinata domanda e se dovete farne una ulteriore: “Può dirmi qualcosa di più su X o Y?”.

Infine, se il candidato fatica a rispondere a una domanda, non squalificatelo immediatamente. A volte le persone hanno bisogno di un po’ di tempo per riflettere. Lasciate loro un momento per raccogliere le risposte e, se sono ancora in difficoltà, passate alla domanda successiva e tornateci su alla fine, se avete tempo.

6) Valutate il candidato e voi stessi

Raramente troverete un candidato che possiede tutti i requisiti che avete definito per una posizione. È probabile che dobbiate rivedere la vostra lista dei requisiti indispensabili e fare qualche compromesso. Ricordate che molte competenze possono essere apprese sul lavoro. Quindi, assicuratevi di selezionare un candidato che abbia le competenze critiche identificate inizialmente. Non aspettate la “persona ideale”. Piuttosto, cercate di bilanciare le vostre esigenze e la rapidità con un processo di selezione efficiente.

Così come i candidati non saranno perfetti, non lo saranno nemmeno le vostre capacità di condurre il colloquio. Può essere utile invitare il selezionatore o un collega con cui avete fatto pratica a osservarvi durante il colloquio o a guardare una registrazione e a darvi un feedback costruttivo. Prendete nota di ciò che ha funzionato e cercate di migliorare uno o due aspetti durante il prossimo colloquio.

Quando riuscite ad abbinare il candidato giusto al ruolo giusto, lo avviate a una carriera soddisfacente. Avere un impatto positivo sul percorso professionale di un’altra persona è una cosa di cui andare fieri. Sono ancora in contatto con alcuni dei candidati che ho assunto quasi vent’anni fa: alcuni sono cresciuti all’interno della stessa azienda, mentre altri si sono avventurati in altre opportunità. Anche voi potete avere un impatto, sia per i nuovi che per i vecchi membri del team, mettendo in pratica i passi sopra descritti per fare la migliore assunzione possibile.

Irina Cozma, Ph.D., è una career ed executive coach. Ha allenato centinaia di dirigenti Fortune 500 di organizzazioni globali come Salesforce, Hitachi e Abbott. È anche coach di start-up e del Physicians MBA dell’Università del Tennessee.