Cinque consigli per manager alle prime armi

Diventare “capo” è un’enorme transizione di carriera e comporta molte nuove responsabilità. Ora siete parte di qualcosa di più grande di voi e il vostro successo non dipende più dal vostro lavoro, ma da quello delle persone che gestite. Per i manager che si affacciano per la prima volta al mondo del lavoro, questo cambiamento e l’apprendimento di una buona leadership richiedono tempo, pazienza e pratica.

Una trappola comune in cui potreste cadere è quella di dare la priorità all’essere apprezzati piuttosto che guidare in modi che aiutino effettivamente i membri del vostro team a crescere. A tutti interessa la percezione che gli altri hanno di noi; tutti vogliamo essere accettati per quello che siamo. In qualità di nuovo capo, potreste sentirvi sotto pressione per dimostrare il vostro valore, per assicurarvi una prima vittoria o per essere eccessivamente “presenti” quando aiutate gli altri a ottenere risultati. Ma ci sono modi migliori e più produttivi per motivare gli altri a fare il loro lavoro al meglio.

Per aiutarvi a evitare alcuni di questi errori e a entrare senza problemi nel vostro nuovo ruolo, abbiamo raccolto cinque consigli dei nostri autori che ogni manager alle prime armi dovrebbe tenere a mente.

1) Create una cultura del feedback fin dall’inizio

I nuovi manager spesso aspettano le revisioni annuali per sollecitare il feedback dei loro team, ma essere un buon manager significa essere aperti al feedback in ogni momento.

L’autrice Ursula Kraslova, nel suo articolo “Ask an Expert: What Skills Do I Need to Become a Great Manager?” (Chiedi a un esperto: quali competenze mi servono per diventare un grande manager?), condivide alcuni consigli su come creare una cultura del feedback costante.

Organizzate incontri regolari (settimanali o bisettimanali) con ogni membro del vostro team per garantire una comunicazione aperta e onesta. Durante questi incontri, informatevi sulle sfide che stanno affrontando, su cosa hanno bisogno di voi per lavorare al meglio e su come potete migliorare come capo o lavorare meglio insieme.

Kraslova suggerisce di porre queste domande per guidare le vostre conversazioni: sono chiara/o nelle aspettative che stabilisco? Do abbastanza tempo per completare i compiti che vi assegno? Il mio stile di comunicazione funziona per voi? Cosa vi serve da me o dall’azienda per superare gli ostacoli che stai affrontando?

2) Sappiate che la fiducia si dà, non si lesina

Un altro consiglio che Kraslova condivide nel suo articolo è che i nuovi manager dovrebbero considerare la fiducia come una strada a doppio senso.

Come nuovo manager, ecco cosa dovete ricordare: le persone vengono assunte perché sono esperte nel loro campo o perché dimostrano di avere il potenziale per fare un ottimo lavoro. Negare la fiducia può far pensare che non si stiano riconoscendo le capacità che le hanno portate al tavolo di lavoro e potenzialmente indurle a risentirsi.

Il suggerimento non è quello di consegnare ai membri del team un elenco di cose da fare e sparire. Piuttosto, Kraslova dice che, una volta definite le aspettative per un progetto, bisogna confidare che lo eseguano e che vengano da voi quando hanno bisogno di aiuto, invece di guardarsi le spalle.

Ricordate che voi (o la vostra azienda) avete assunto i membri del vostro team per un motivo. Tutto si riconduce alla fiducia. Se volete mostrare fiducia nei vostri diretti collaboratori e sviluppare un rapporto di rispetto, date loro il beneficio del dubbio: dovete creare un ambiente in cui le persone si sentano abbastanza sicure da sperimentare, fallire, imparare dai propri errori e crescere.

3) Create rituali di squadra per costruire la fiducia con i colleghi

Nel mondo ibrido del lavoro, i nuovi manager possono trovarsi di fronte a una sfida difficile: guidare un team che non si è mai incontrato di persona. Ciò significa che probabilmente dovrete creare fiducia e cameratismo tra persone che si trovano in luoghi e fusi orari diversi.

Nel suo articolo  “Make Your Remote Team Feel Like a Team”, ossia “Fai in modo che il tuo team remoto si senta un team”, lo psicologo organizzativo David Burkus condivide alcune idee divertenti per i nuovi manager, per sviluppare una cultura di accoglienza nei team remoti o ibridi:

- “Il lunedì dei meme”. Chiedete a tutti i membri del team di condividere un’immagine o una gif veloce (e appropriata) che illustri come è andato il loro fine settimana.
- Sfondi di valore. Chiedete a ogni membro del team di scrivere i propri valori fondamentali. Poi, create una serie di sfondi virtuali basati su queste parole. Prima della riunione successiva, chiedete a ciascuno di scegliere lo sfondo che riflette come si sente quel giorno.
- “Rose e spine”. All’inizio della riunione settimanale, chiedete a ogni membro del team di condividere una cosa positiva (rosa) e una negativa (spina) che gli è capitata nell’ultima settimana.
 

4) Eliminate la cultura della colpa

Nel suo articolo “Blame culture is toxic. Here’s How to Stop It“, l’autore Michael Timms scrive che incolpare gli altri per i vostri problemi può diminuire la vostra affidabilità (e quella dei membri del vostro team). Quando si usa il biasimo, invece di un’analisi e di una comunicazione ponderate, per diagnosticare un problema, ci si trasforma in una vittima passiva e si incoraggiano i propri collaboratori a fare lo stesso.

Se qualcosa non va nel vostro team (scadenze non rispettate o obiettivi non raggiunti), non date la colpa ai singoli. Adottate invece un approccio di sistema per risolvere il problema: ciò significa considerare il problema nel suo complesso, e non per parti.

Invece di chiedersi “Chi è il colpevole?”, i leader forti si chiedono “Dove si è interrotto il processo?”.

Timm fa questo esempio: se uno dei membri del team cancella per sbaglio un modello di un progetto, non incolpatelo subito. Invece, incoraggiate tutti i membri del team a pensare a cosa ha causato il problema. Quando si fa un brainstorming, è probabile che ci si renda conto che non esistono protocolli di sicurezza per proteggere i modelli e i file. Una soluzione semplice potrebbe essere quella di creare una cartella per conservare le copie di tutti i modelli.

Discutere su come evitare un errore, anziché rimproverare i colleghi, contribuisce a promuovere la fiducia all’interno del team, anziché la paura o il disprezzo.

5) Infine, sappiate che è giusto chiedere aiuto

In un sondaggio condotto da Ben Laker, Vijay Pereira, Ashish Malik e Marcello Mariani, “What First-Time Managers Can Do to Address Burnout“, il 65% degli intervistati ha ammesso di sentirsi incerto o ansioso riguardo alla transizione del proprio ruolo. Ciò ha generato stress e posto le basi per il burnout.

Ecco come gli autori suggeriscono di affrontare la situazione:

Chiedete aiuto. Anche se può sembrare un compito difficile quando si è un nuovo leader, ricordate a voi stessi che non dovete sapere tutto.

Rivolgetevi a colleghi fidati, a mentori o al vostro manager. Non lasciate che lo stress iniziale del vostro nuovo ruolo si trasformi nello stress cronico del burnout.

Parlate e chiedete ciò di cui avete bisogno prima che si arrivi a questo punto. Non dovete farlo solo per voi stessi, ma anche per il vostro team, perché lavorare al fianco di una persona esaurita può influire sulla produttività del team.

Rakshitha Arni Ravishankar è redattore associato presso HBR.