Come parlare in una riunione e quando trattenersi

Di recente ho trascorso un mese a intervistare i capigruppo di una grande società di servizi finanziari per capire come i loro diretti collaboratori debbano comunicare nel momento in cui assumono posizioni di leadership. Ho sentito sempre lo stesso commento: “Se siete nella stanza per una riunione, ci aspettiamo che parliate. Non aspettate che qualcuno ve lo chieda”.

In molte organizzazioni, la nostra preparazione alla leadership si misura in parte sulla nostra disponibilità a parlare durante le riunioni. Il modo in cui parliamo può avere un impatto maggiore sulla nostra carriera rispetto alle nostre presentazioni o ai nostri discorsi, perché ogni singolo giorno abbiamo l’opportunità di avere un impatto.

Sebbene la maggior parte del mio lavoro si concentri sulle donne che ricoprono ruoli di leadership, tutti possono sfruttare le riunioni come un’opportunità per fare carriera e portare gli altri con sé.

Ecco tre strategie per parlare in modo efficace, seguite da tre avvertimenti per capire quando è il caso di trattenersi.

Strategie per parlare in modo efficace

- Preparate in anticipo alcune frasi appropriate. Una dirigente con cui ho lavorato aveva una paura mortale di parlare in pubblico all’inizio della sua carriera. Per superare questa paura, ha sfidato sé stessa a parlare in ogni singola riunione, preparando in anticipo commenti o domande. Oggi quella dirigente è un modello all’interno della sua organizzazione ed è considerata una delle oratrici più sicure e autentiche del suo settore. Non aspettate che l’ispirazione arrivi durante la riunione, preparatevi in anticipo.

- Chiedetevi: “Perché proprio io?”. È una domanda che consiglio di porsi prima di preparare una presentazione, di entrare in una riunione o di prepararsi per un evento di networking. Significa: perché vi interessa quello che fate, la vostra organizzazione o il vostro ruolo? Rispondere a questa domanda aiuta a connettersi con un senso di scopo e rafforza la fiducia in sé stessi. Vi ricorda che state parlando non per mettervi in mostra, ma perché vi interessa davvero l’argomento. Vi ricorda che la vostra credibilità non deriva solo dal titolo o dagli anni di esperienza, ma anche dal vostro impegno e dalla vostra passione.

- Fate una pausa e respirate per acquisire sicurezza. Parlare in una riunione richiede coraggio. Avete la possibilità di influenzare la traiettoria della conversazione, guidando potenzialmente il vostro cliente verso un accordo quando i vostri colleghi hanno portato la riunione fuori strada. Fare una pausa e respirare aiuta a centrarsi e a rafforzare la voce, in modo che quando si parla, lo si faccia con tutto il peso della propria convinzione. Durante la pausa, chiedetevi: “Se un’altra persona in questa stanza ha la stessa domanda, sono disposto a rivolgerla a nome di quella persona?”. La risposta dovrebbe rafforzare la vostra fiducia. Una cliente ha recentemente raccontato di aver usato questa tecnica per porre una domanda – in pubblico – a una grande conferenza, e la sua domanda ha cambiato la direzione dell’intera discussione, facendo luce su una questione critica che il gruppo aveva evitato.

Detto questo, a volte è la persona che dice meno in una riunione ad avere più potere. L’efficacia della vostra presenza deriva dall’essere strategici nel scegliere quando parlate, oltre che nel decidere quello che dite. Ecco tre avvertimenti su quando è opportuno trattenersi.

Avvertenze su quando trattenersi

- Se state solo cercando di mettervi in mostra. È capitato a tutti di partecipare a una riunione o a una teleconferenza che si protrae fino a tardi, in cui tutti cercano di concludere e qualcuno si dilunga su un argomento che il gruppo aveva già affrontato 30 minuti prima. Prima di parlare, chiedetevi perché state parlando. Se state parlando solo per dimostrare quanto sapete, è meglio lasciar parlare qualcun altro o lasciare che la riunione abbia il suo corso naturale.

- Se state cercando di responsabilizzare gli altri membri del vostro team. Durante la scuola di specializzazione ho avuto un momento cruciale in cui ho ricevuto un feedback sul fatto che parlavo troppo in aula. Perché era un problema? Un compagno di corso mi disse: “Diventi una stampella per gli altri. Non possiamo confrontarci con la domanda che ci viene posta perché tu salti fuori con la risposta. A volte la leadership consiste nel lasciare che gli altri trovino la propria soluzione”. Dieci anni dopo, questo commento mi è rimasto impresso e ha influenzato profondamente il mio stile di leadership. Durante la riunione, lasciate che i membri del vostro team prendano la parola per costruire il loro rapporto di fiducia con i clienti. Dare agli altri l’opportunità di parlare durante una riunione è uno dei modi più efficaci per sviluppare le loro capacità di leadership, aumentare la loro visibilità, sia interna che esterna, e dare al cliente un senso più completo di sostegno da parte di tutto il team.

- Se il vostro commento è meglio lasciarlo a una conversazione individuale. Nei miei programmi di formazione, i dirigenti di alto livello danno sempre un giudizio sui loro diretti collaboratori dicendo: “Devono imparare quando lasciare qualcosa a una conversazione individuale”. Molte conversazioni difficili all’interno di un’organizzazione possono essere mitigate parlando privatamente con qualcuno – di persona, quando possibile – piuttosto che affrontare la questione in un gruppo dove la persona si sentirà sulla difensiva. Questo vale sia per le e-mail che per le conversazioni orali. Prima di parlare o di premere “rispondi a tutti”, chiedetevi: “Sarebbe meglio parlarne in privato?”.

Parlare in una riunione è uno dei modi più efficaci per aumentare la vostra visibilità e costruire un rapporto di fiducia con i vostri clienti e colleghi. Mettetelo in pratica strategicamente ogni giorno e avrete un forte impatto sulla vostra carriera e sulla vostra attività.

Allison Shapira insegna “Arte della comunicazione” alla Harvard Kennedy School. È fondatrice e CEO di Global Public Speaking, una società di formazione che aiuta i leader a parlare in modo chiaro, conciso e sicuro. È autrice del nuovo libro Speak with Impact: How to Command the Room and Influence Others (HarperCollins Leadership).