L’inserimento dei nuovi dipendenti in un ambiente di lavoro ibrido

DURANTE LA PANDEMIA, in tutto il mondo le aziende hanno esplorato nuovi modi di lavorare che hanno messo in discussione presupposti e convinzioni di lunga data sul luogo di lavoro. Molte aziende, tra cui Microsoft, hanno visto i vantaggi del lavoro flessibile, e hanno voluto offrire ai dipendenti la possibilità di continuare a lavorare in un ambiente ibrido, bilanciando al contempo le esigenze dell’organizzazione.

Un aspetto del lavoro che è cambiato durante l’era del lavoro da remoto, e che continua a evolversi, è l’onboarding: per i nuovi dipendenti è un momento fondamentale per creare un legame con il proprio manager e il proprio team. Molte aziende si sono adattate all’onboarding da remoto e continuano ad accogliere i nuovi assunti in questo modo, mentre altre stanno tornando a programmi di incontri di persona. Ci siamo chiesti: qual è oggi il modo ideale per accogliere i nuovi dipendenti? E, in particolare, come possiamo fare in modo che i nuovi assunti si inseriscano bene – che noi definiamo come l’essere persone piene di energia e in grado di svolgere un lavoro significativo – mantenendo al tempo stesso un contesto di flessibilità?

Una nostra recente ricerca basata sui dati anonimi dei dipendenti Microsoft suggerisce che i nuovi assunti hanno successo quando si sentono aiutati a lavorare nel modo migliore in termini di tempi e luoghi di lavoro. L’onboarding è un momento fondamentale per creare legami con il nuovo manager e il nuovo team e farlo di persona per alcuni giorni offre vantaggi unici, ma richiedere ai nuovi arrivati di essere presenti in sede a tempo pieno non garantisce il successo.

Nel tentativo di aiutare i leader a stabilire norme e best practice per l’onboarding, abbiamo trovato tre intuizioni chiave dalla nostra ricerca su ciò che favorisce un’esperienza positiva per i dipendenti e facilita l’apprendimento durante un processo di onboarding ibrido.

Qualche giorno di presenza di persona ha dei vantaggi per l’onboarding

I nostri dati mostrano che, rispetto ai nuovi assunti che non hanno mai visto di persona il loro manager o il loro team, i nuovi assunti che trascorrono uno o due giorni al mese con il loro manager e il loro team nei primi 90 giorni:

- dicono che i loro manager hanno un ruolo più attivo (+6%);

- svolgono un lavoro più significativo (+4%);

- sono più soddisfatti della loro esperienza di onboarding (+5%).

Questi risultati indicano che il tempo trascorso di persona durante l’onboarding è utile. Offrire al nuovo assunto l’opportunità di incontrare manager e team può aiutare a costruire relazioni, a migliorare la comunicazione, a sviluppare un senso di competenza nelle mansioni, a ottenere un maggiore supporto dai membri del team e ad aggiungere valore all’esperienza complessiva di onboarding.

Inoltre, un’esperienza di onboarding positiva è importante per la retention: i nostri dati dimostrano che i nuovi assunti soddisfatti dell’onboarding a 90 giorni hanno due volte più probabilità di rimanere con l’azienda a 1,5 anni di distanza.

Tuttavia, la presenza in ufficio per la maggior parte del tempo (più del 60% dei giorni lavorativi) non apporta alcun valore aggiunto ai risultati dell’onboarding a breve (i primi 90 giorni) o a lungo termine (il primo anno). Infatti, i nuovi assunti che vedevano spesso i loro team (più del 30% dei giorni lavorativi) hanno riportato punteggi significativamente più bassi su due importanti indicatori di onboarding a 90 giorni: l’allineamento con le aspettative lavorative (-5%) e il contributo al successo del team (-6%). Inoltre, durante il primo anno, i neoassunti che si recavano regolarmente in ufficio (più del 60% dei giorni lavorativi) hanno dichiarato di avere meno opportunità di apprendimento (-5%) e una minore produttività (-9%), indicando che la presenza in sede per la maggior parte del tempo può sottrarre il tempo di concentrazione, che è fondamentale per l’apprendimento e l’acquisizione di conoscenze a lungo termine.

I nostri dati non mostrano differenze di sentiment tra coloro che effettuano l’onboarding da remoto e coloro che lo effettuano in sede per quanto riguarda le esperienze di carriera, l’acquisizione di nuove competenze, l’energia che traggono dal lavoro e il sostegno che ricevono dai manager nel primo anno.

Tuttavia, alcuni gruppi possono trarre beneficio da un maggior numero di incontri personali

I nuovi assunti hanno esigenze diverse e possono richiedere cose diverse dall’esperienza di onboarding. Secondo la nostra ricerca, i vantaggi dell’onboarding in sede sono diversi a seconda del livello di esperienza dei nuovi assunti. Rispetto ai neoassunti all’inizio della carriera che effettuano l’onboarding fuori sede, coloro che si recano regolarmente in ufficio:

- traggono maggiore energia dal lavoro (+9%);

- trovano il loro lavoro più significativo (+7%);

- si sentono più inclusi nei loro team (+5%).

Questi risultati indicano che i neoassunti che iniziano la loro carriera potrebbero aver bisogno di più interazioni di persona come parte del loro onboarding per imparare cosa ci si aspetta, sperimentare la cultura e capire come avere successo nel nuovo ambiente. Al contrario, i neoassunti che hanno una maggiore esperienza nel settore non vedono gli stessi vantaggi nel recarsi spesso in ufficio.

Per aiutare i neoassunti ad avere successo, Microsoft ha ideato il programma Aspire Experience, che consiste in un percorso biennale di apprendimento e sviluppo incentrato sulla crescita, sulla creazione di reti e sulla scoperta di opportunità di carriera all’interno dell’azienda. Queste esperienze si svolgono attraverso una combinazione di eventi di persona e ibridi. Sulla base delle nostre ricerche, abbiamo modificato dove, come e quando si svolgono i programmi e gli eventi Aspire Experience. Come esempio del nostro approccio basato sui dati, abbiamo invitato i nostri aspiranti del primo anno a livello globale a visitare il nostro campus principale come parte della loro esperienza Microsoft Aspire del primo anno.

Fornire queste opportunità mirate ai neoassunti all’inizio della carriera per essere in loco aiuta a creare un senso di significato e di connessione con il loro lavoro e i loro team, mentre dare ai neoassunti più esperti la flessibilità di decidere dove lavorare meglio aiuta a promuovere la produttività e la padronanza del nuovo ruolo.

Ciò che aggiunge maggior valore è un approccio più intenzionale all’onboarding

Sebbene sia utile adottare approcci personalizzati per i diversi gruppi di neoassunti, per massimizzare il ritorno sull’investimento di un programma di onboarding è importante fornire alcune risorse di cui tutti i neoassunti possano beneficiare. I fattori più importanti che fanno la differenza sono: la chiarezza sulle responsabilità del ruolo, il feedback sul loro operato e le risorse per aiutarli a rispondere alle domande. I nuovi assunti che sono stati preparati con questi elementi critici dell’onboarding sono:

- da tre a quattro volte più propensi a contribuire al successo del proprio team nei primi 90 giorni;

- da cinque a sette volte più soddisfatti della loro esperienza di onboarding.

Ciò che serve è che i manager si attivino in modo intenzionale, forniscano uno schema, si allineino sulle aspettative lavorative, mettano a disposizione del nuovo assunto un compagno per l’onboarding, stabiliscano delle tappe fondamentali in merito, diano un feedback frequente e attuabile e forniscano un elenco di risorse. I nuovi assunti il cui manager svolge un ruolo attivo nell’onboarding hanno 3,5 volte più probabilità di essere soddisfatti della loro esperienza di onboarding e 1,5 volte più probabilità di sentire che stanno contribuendo al successo del loro team. In un mondo ibrido, il ruolo del manager nell’onboarding è un fattore chiave per la soddisfazione dei nuovi assunti.

In Microsoft, oltre al materiale di onboarding, abbiamo sviluppato un Flexible Work Toolkit per fornire ai nostri manager informazioni e risorse per soddisfare le esigenze dei singoli stili di lavoro e offrire la massima flessibilità possibile. Il toolkit include risorse su come supportare i dipendenti in un mondo ibrido, sfruttare gli accordi di squadra per bilanciare le esigenze individuali con quelle del team e stabilire aspettative chiare su come lavorare insieme, consentendo ai nuovi membri del team di ambientarsi rapidamente, identificare i momenti importanti per decidere intenzionalmente quando riunire le persone di persona e sfruttare gli strumenti per gestire riunioni ibride efficaci e inclusive.

IN DEFINITIVA, i dipendenti beneficiano del meglio di entrambi i mondi: lavoro flessibile e connessione di persona. Le nostre ricerche dimostrano che un po’ di tempo trascorso di persona è importante, ma più tempo trascorso in sede non produce necessariamente maggiori benefici. Per creare il massimo valore nell’onboarding, invece, bisogna essere intenzionali, creare una struttura e offrire l’opportunità di incontrarsi di persona, dando ai nuovi assunti la flessibilità di scegliere ciò che è meglio per loro per prosperare nel nostro mondo ibrido.

Dawn Klinghoffer è responsabile dell’analytics del personale di Microsoft. Karen Kocher è responsabile della forza lavoro del futuro e delle esperienze di apprendimento e talento in Microsoft. Natalie Luna fa parte del team di ascolto dei dipendenti di Microsoft, è responsabile del ciclo di vita dei dipendenti e dei sondaggi quotidiani, e svolge ricerche su onboarding, cultura e modalità di lavoro ibride.