Come parlare con un dipendente che non soddisfa le aspettative

COME COACH DI LEADERSHIP e di team, mi capita spesso di imbattermi in situazioni in cui i manager non si sentono pronti per dare ai loro collaboratori un feedback negativo sulle prestazioni. Queste conversazioni possono essere particolarmente impegnative perché la posta in gioco è alta per entrambe le parti. Valutazioni e giudizi sfavorevoli hanno conseguenze tangibili sulla retribuzione e sulla progressione di carriera di un dipendente. Inoltre, se il feedback negativo rappresenta una sorpresa per il dipendente, potrebbe spingerlo a cercare un nuovo lavoro.

Tuttavia, questi momenti difficili rappresentano anche un’opportunità per rafforzare il rapporto tra manager e dipendente. Ecco come trattare le difficili conversazioni sulle prestazioni non come missioni di ricerca di colpe, ma come opportunità di lavorare in modo collaborativo per definire un impegno condiviso per la crescita e lo sviluppo.

Preparare il terreno per la collaborazione

Quando c’è un disallineamento tra ciò che vi aspettate da un dipendente e il lavoro che sta svolgendo, iniziate a definire cosa può portare al successo e chi sarà coinvolto nel miglioramento delle sue prestazioni. Questo deve essere un obiettivo condiviso tra voi e il vostro collaboratore, affinché si senta valorizzato e sostenuto. Potete iniziare dicendo: “Dobbiamo avere un dialogo onesto e aperto. Il mio obiettivo è darti un feedback chiaro e assicurarmi che stiamo lavorando insieme per il tuo sviluppo”.

Guardare indietro

Durante la conversazione, prendetevi un momento per guardare indietro e capire la situazione. Si può iniziare chiedendo al collaboratore di riflettere su se stesso e di valutare le proprie prestazioni. Per esempio: “Prendiamoci un momento per capire come siamo arrivati qui e quali fattori hanno influenzato il percorso. Vorrei invitarti a riflettere e a valutare le tue prestazioni. Hai raggiunto tutti gli obiettivi e soddisfatto le aspettative? Puoi condividere la tua prospettiva su ciò che funziona bene e ciò che non funziona? Guardando indietro, se avessi l’opportunità di cambiare o migliorare qualcosa, cosa faresti di diverso e perché?”.

Comprendere i valori

Le ricerche hanno dimostrato un forte legame tra il coinvolgimento dei dipendenti e il miglioramento delle prestazioni. I dipendenti spesso danno priorità allo scopo, all’impatto e al significato del lavoro, il che influenza il loro senso di coinvolgimento e impegno nell’organizzazione. Prima di iniziare una conversazione sul miglioramento delle prestazioni, prendetevi il tempo necessario per capire i valori del dipendente. Questo aiuta a fondare la conversazione sulla crescita personale e professionale, allineando gli obiettivi organizzativi con le aspirazioni individuali.

Durante il processo di feedback, discutete anche di come le azioni e le prestazioni attuali si colleghino alle loro aspirazioni di carriera a lungo termine. Considerate questi spunti:

- Quando pensi ai tuoi obiettivi a lungo termine, in che modo il tuo ruolo attuale contribuisce alla tua crescita professionale?

- Quali sono gli aspetti del tuo lavoro che ritieni più in linea con le tue aspirazioni di carriera e come possiamo sfruttare questi punti di forza?

- Potresti parlare delle esperienze o competenze che speri di acquisire rapidamente per sostenere il tuo percorso di carriera?

Dare un feedback costruttivo

Fornite feedback con chiarezza e specificità. Fornite esempi chiari, non ipotetici, per assicurarvi che il dipendente capisca esattamente come il lavoro che sta svolgendo non sia in linea con ciò che ci si aspetta da lui. Evitate le ambiguità.

Sollecitate le opinioni dei vari stakeholder e dei membri del team interfunzionale per fornire al dipendente una comprensione più completa della situazione. Questo non solo offre al dipendente un più ampio spettro di punti di vista da considerare, ma dimostra il vostro impegno per l’equità e l’inclusività e favorisce un ambiente di apertura e trasparenza.

Inoltre, quando il feedback proviene da un insieme di voci, diventa più difficile per il dipendente biasimarvi. Al contrario, si sottolinea che il feedback è un riflesso di osservazioni e prospettive più ampie all’interno del team. L’attenzione si sposta quindi dall’attribuzione della colpa alla risoluzione collaborativa dei problemi e alla crescita, in quanto tutti i soggetti coinvolti sono interessati ad aiutarli a migliorare. Questo approccio incentrato sulle parti interessate consente al dipendente di riconoscere la necessità di un cambiamento, di assumersi la responsabilità e la titolarità del miglioramento delle proprie prestazioni.

È inoltre fondamentale lasciare da parte il giudizio e affrontare la discussione come un’indagine, riconoscendo l’aspetto emotivo della conversazione. Per esempio:

“Stai rispettando le consegne del progetto, il che è fantastico! Tuttavia, questo successo sembra andare a scapito delle tue relazioni con le altre funzioni. Diversi membri del team hanno espresso preoccupazioni sulla tua capacità di svolgere le tue responsabilità di gestione del progetto. Hanno dovuto intervenire per coprire le scadenze mancate accelerando il loro lavoro per rispettare la consegna del progetto stesso. Inoltre, ho notato che sembri distratto e non ti impegni come potresti nelle riunioni virtuali. Questo comportamento dà l’impressione di essere poco interessato e poco rispettoso nei confronti del resto del team, e il feedback a 360 gradi che hai ricevuto riflette questa percezione”.

Create lo spazio per una conversazione riservata, tenendo presente che i problemi non legati al lavoro potrebbero essere all’origine delle scarse prestazioni del vostro dipendente. È essenziale mostrare empatia e apertura. Potete farlo condividendo un’esperienza personale rilevante. Per esempio: “Non so se ti rendi conto che sono un introverso. Le grandi riunioni mi stancano molto, soprattutto se mal organizzate. Per autogestirmi, architetto una riunione ben strutturata. Preparo un ordine del giorno chiaro e ne assegno alcune sezioni a specifici membri del team. Dare a tutti un ruolo nello svolgimento della riunione fa sentire tutti coinvolti, stabilisce l’aspettativa che ognuno sia responsabile di arrivare preparato e garantisce che nessuno domini la conversazione. Inoltre, mi permette di dare l’esempio: il team vede come si svolge una riunione ben gestita e può adattare la struttura alle proprie riunioni”.

Chiedete al vostro collaboratore di condividere la sua opinione onesta su ciò che ha portato a questo feedback, poi restate in silenzio e lasciategli lo spazio per condividere i suoi pensieri. Il più delle volte, il dipendente si assumerà la responsabilità dei propri risultati. Se non lo fa, potrebbe non essere recuperabile.

Dare un rinforzo positivo

Ora che vi siete presi il tempo per guardare indietro e valutare ciò che sta accadendo, riportate l’attenzione sullo stato attuale. Impostate il tono della conversazione riconoscendo i punti di forza del dipendente e il suo desiderio di fare bene. Enfatizzando l’empatia e la comprensione, dimostrerete che la discussione riguarda la crescita e lo sviluppo, piuttosto che le critiche. Volete comunicare che credete che il miglioramento sia possibile e che voi e il team siete qui per sostenerli nel loro percorso di auto-miglioramento. Come ha detto Charles Schwab, “Il modo per sviluppare il meglio che c’è in una persona è attraverso l’apprezzamento e l’incoraggiamento”.

Fornire un percorso fattibile per il futuro

Prendete in considerazione l’idea di fornire un feedback che guardi al futuro e che vi consenta, in qualità di manager, di chiedere al dipendente di immaginare “cosa succederebbe se”. Ad esempio, “Come gestiresti una situazione se...?”. Questa riformulazione del feedback in funzione del futuro aiuta a rimuovere lo stigma della critica e mette il vostro diretto collaboratore in uno stato d’animo in cui è in grado di ottenere un risultato diverso; dopotutto, non possiamo cambiare il passato.

Ripristinare le aspettative

Comunicate chiaramente quali sono le vostre aspettative per il futuro. Assicuratevi che il dipendente comprenda gli standard e sia allineato con gli obiettivi dell’organizzazione. Come ha detto Zig Ziglar, esperto di vendite e oratore motivazionale: “Un obiettivo fissato correttamente può essere raggiunto a metà strada”.

Per incoraggiare il dialogo, considerate la possibilità di porre domande come:

- Quali azioni o comportamenti specifici ritieni necessari per allineare le tue prestazioni agli obiettivi e alle aspettative dell’organizzazione?

- Come possiamo collaborare per garantire una chiara comprensione degli standard di prestazione in futuro?

- Come posso sostenerti e quali risorse richiedi all’organizzazione (come formazione, feedback continuo, check-in, ecc.)?

L’APPROCCIO a una conversazione sul miglioramento delle prestazioni di un dipendente richiede preparazione, empatia e attenzione alla collaborazione. Creare lo spazio per l’auto-riflessione e la comprensione che il cambiamento è possibile può aiutare il dipendente a passare dal sentirsi vittima al sentirsi responsabile. Anche se ascoltare la verità sulle loro attuali prestazioni sarà difficile e potenzialmente doloroso, è un momento di insegnamento che i manager devono imparare a fare per aiutarli a diventare più resilienti e abili nel risolvere i problemi e nello sviluppare relazioni professionali.

Jenny Fernandez è executive e team coach, docente alla Columbia e alla NYU e studiosa di strategie del futuro del lavoro e del brand. È stata riconosciuta da LinkedIn come “Top Voice in Executive Coaching, Leadership Development e Personal Branding” ed è stata invitata a far parte della prestigiosa comunità dei 100 Coaches di Marshall Goldsmith.