Un semplice trucco per comunicare in modo più efficace

Una comunicazione efficace non è mai stata così importante nel nostro mondo in rapida evoluzione, dove ogni conversazione, negoziazione, riunione o proposta può avere un impatto sul nostro successo personale e professionale. Abbiamo molte più probabilità di raggiungere i nostri obiettivi di comunicazione se confezioniamo i nostri messaggi in modo chiaro, conciso e logico.

In questo articolo presenterò una struttura di tre domande che ritengo sia uno strumento indispensabile per vari scenari, dalle interazioni improvvisate alle presentazioni aziendali cruciali. Ma prima vediamo perché un approccio strutturato è così utile.

Il valore della struttura nella comunicazione

Una struttura fornisce una tabella di marcia, un collegamento logico di idee che guida sia chi comunica sia chi ascolta. Pensate a una storia accuratamente elaborata o a una ricetta ben progettata. I vantaggi dell’utilizzo di una struttura sono molteplici:

- Chiarezza: una struttura elimina l’ambiguità, assicurando che il messaggio sia diretto e facile da capire e da seguire.

- Ritenzione: le idee presentate in modo strutturato hanno maggiori probabilità di essere ricordate, rendendo la comunicazione più incisiva. Il nostro cervello è infatti progettato per codificare e ricordare le informazioni strutturate.

- Persuasione: una struttura logica costruisce il vostro caso punto per punto e facilita la persuasione guidando il pubblico attraverso un’argomentazione ragionata.

- Efficienza: la struttura consente di risparmiare tempo ed energia mentale, semplificando idee complesse in punti digeribili e attuabili.

- Riduzione dell’ansia: avere una struttura predefinita può ridurre notevolmente l’ansia da comunicazione, poiché si sa già come trasmettere ciò che si deve dire e si ha meno probabilità di dimenticare il contenuto.

La struttura “Che cosa, quindi cosa e ora cosa”

Come il coltellino svizzero, noto per la sua versatilità e affidabilità, questa struttura è flessibile e può essere utilizzata in molte situazioni comunicative diverse. La struttura è composta da tre semplici domande:

- Cosa: descrivere e definire i fatti, la situazione, il prodotto, la posizione, ecc.

- Quindi cosa: discutere le implicazioni o l’importanza per il pubblico. In altre parole, la rilevanza per loro.

- Ora cosa: delineare la call-to-action o i passi successivi, come rispondere alle domande o fissare un prossimo incontro.

Questa struttura non solo aiuta a organizzare i pensieri, ma funge anche da guida per il pubblico, rendendo più facile seguire le informazioni e agire di conseguenza.

La struttura in azione

Come si presenta questa struttura nella pratica? Ecco tre esempi:

1. Le introduzioni

Le presentazioni possono spesso essere sconclusionate e confuse. L’uso di questa struttura può aiutarvi a essere chiari e a stabilire le aspettative per ciò che accadrà.

Quando presentate qualcuno:

- Cosa: sono onorato di presentare la dottoressa Clark, che è qui per discutere le sue intuizioni sulla teoria dell’attaccamento.

-  Quindi cosa: il suo lavoro ha cambiato il modo in cui molte persone prendono le decisioni quotidiane. Sono certo che penserete in modo diverso quando uscirete di qui stasera.

- Ora cosa: senza ulteriori indugi, unitevi a me nel dare il benvenuto alla dottoressa Clark.

Quando si presenta qualcosa:

- Cosa: sono entusiasta di presentare l’ultima versione del nostro prodotto. In questa versione abbiamo aggiunto molti miglioramenti all’usabilità e migliorato la velocità.

- Quindi cosa: ora i nostri clienti possono completare più facilmente le loro attività e risparmiare tempo e denaro.

- Ora cosa: quando lasciate questa sessione della conferenza, installatela oggi stesso.

2. Rispondere a una domanda

Le domande sono un’ottima occasione per utilizzare questa struttura. Per esempio, immaginate un colloquio di lavoro in cui vi viene chiesto: “Perché è qualificato per questo lavoro?”.

- Cosa: ho oltre 12 anni di esperienza nel lavoro a contatto con i clienti, affrontando sfide come la migrazione a nuovi sistemi e l’implementazione di nuovi processi.

- Quindi cosa: queste esperienze precedenti mi aiuteranno a fornire ai vostri clienti risultati di alta qualità, aiutandovi anche a semplificare il vostro processo di implementazione.

- Ora cosa: sarò lieto di farvi discutere le mie qualifiche con alcuni dei miei ex clienti.

3. Dare feedback

Spesso insegno ai clienti che devono fornire un feedback costruttivo a utilizzare questa struttura. Ad esempio, avete un collega che non è riuscito a completare il suo rapporto in tempo.

- Cosa: ho notato che il suo rapporto non è stato presentato entro i tempi concordati.

- Quindi cosa: questo ci mette in una posizione di svantaggio per le prove di presentazione e potrebbe compromettere il nostro incontro con il cliente.

- Ora cosa: ho bisogno che completi il rapporto entro domani mattina. Mi faccia sapere cosa posso fare per aiutarla.

In conclusione, la padronanza della comunicazione strutturata vi aiuta a creare i vostri messaggi e a dare priorità a ciò che intendete comunicare, aiutando il vostro pubblico a digerire le informazioni e a ricordarle. Usando “Che cosa, Quindi cosa, Ora cosa”, potete navigare in varie situazioni di comunicazione, assicurandovi che il vostro messaggio non sia solo ascoltato, ma interiorizzato e portato a termine.

Matt Abrahams è docente di Comportamento organizzativo alla Stanford Graduate School of Business. Conduce Think Fast, Talk Smart: The Podcast ed è autore di Think Faster, Talk Smarter: How to Speak Successfully When You’re Put on the Spot.