La formidabile spinta dell’IA sulla produttività del lavoro

Lavoro e tecnologia sono da sempre un binomio vincente per rendere le imprese più produttive e competitive e le persone più efficaci e soddisfatte nelle loro attività. Su questi temi tra pochi giorni Harvard Business Review Italia e Microsoft Italia terranno a Milano un importante workshop dal titolo “The Future of Work. Apriamo le porte a un nuovo modo di lavorare, con il contributo chiave dell’IA”. I lavori si svolgeranno nella sede di Microsoft Italia con ingresso libero, previa iscrizione. Tra gli esperti che parteciperanno ai lavori vi sarà Martina Pietrobon, Go to Market Lead Modern Work di Microsoft Italia, alla quale HBR Italia ha rivolto alcune domande sull’evoluzione in atto che vede il mondo del lavoro crescentemente impattato dall’intelligenza artificiale.

Gestire le risorse umane con l’ausilio di strumenti basati sull’IA. Quali sono, secondo Microsoft, i vantaggi in termini di coinvolgimento/inclusione ed employee experience?

I nuovi trend socioeconomici hanno generato, e stanno ancora generando, profondi cambiamenti nel coinvolgimento della forza lavoro. Infatti, con il passaggio a un ambiente di lavoro sempre più flessibile e digitale, è cresciuta la domanda di soluzioni che siano in grado di sostenere la creazione di una cultura aziendale, la scoperta di know-how, l’apprendimento e il benessere dei dipendenti.

Microsoft già nel 2021 ha introdotto Microsoft Viva, la prima piattaforma di Employee Experience che integra gli strumenti per il coinvolgimento, l’apprendimento, il benessere e l’individuazione e condivisione di know-how dei dipendenti direttamente all’interno del flusso di lavoro. Viva è stata progettata per aiutare i collaboratori aziendali a imparare e crescere attraverso nuove esperienze, perfettamente integrate con gli strumenti per la produttività e la collaborazione di Microsoft 365 e Microsoft Teams.

Più di recente, Microsoft ha annunciato l’integrazione di Copilot in Microsoft Viva, che è in grado di sfruttare l’IA di nuova generazione per accelerare questa nuova “equazione delle prestazioni”, in cui il coinvolgimento e la produttività insieme portano a migliori risultati e successi aziendali. Copilot combina la potenza dei modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) con i dati presenti nel Microsoft Graph e nelle app Viva per offrire ai manager delle aziende un modo completamente nuovo di coinvolgere la propria forza lavoro.

Quali specificamente i vantaggi sull’engagement e la motivazione?

Oltre all’ integrazione dell’IA negli strumenti aziendali, tra i fattori che possono impattare la crescita del business e generare migliori performance, va certamente incluso anche l’ingaggio dei dipendenti. Lo abbiamo sottolineato nell’edizione 2023 dello studio Work Trend Index dal titolo The New Performance Equation in the Age of AI. L’analisi dimostra che l’ingaggio e in generale il coinvolgimento dei dipendenti sono una parte fondamentale nell’equazione delle prestazioni: per generare risultati efficaci, i dipendenti hanno bisogno di maggiori stimoli rispetto alla sola produttività. L’engagement e la produttività sono dunque due elementi che si rafforzano a vicenda: quando si è coinvolti nel proprio lavoro, si è più produttivi e viceversa.

Il coinvolgimento dei dipendenti contribuisce a generare bilanci positivi, soprattutto in contesti di incertezza economica. La ricerca dimostra che le organizzazioni che hanno puntato sul coinvolgimento dei dipendenti in tempi di incertezza economica hanno ottenuto risultati finanziari due volte superiori rispetto alle organizzazioni che l’hanno trascurato: le aziende che hanno registrato maggiori tassi di ingaggio hanno superato le performance dell’indice S&P 500 alla fine dell’anno. In media, per ogni punto di coinvolgimento registrato, viene stimato un aumento di 46.511 dollari per dipendente in capitalizzazione di mercato. È dunque fondamentale per i manager tener conto dei tassi di coinvolgimento dei dipendenti, valori tanto strategici quanto i risultati aziendali e finanziari.

Per amplificare il coinvolgimento dei dipendenti va naturalmente anche curata una corretta comunicazione e qui occorre rilevare che, in un mondo del lavoro più distribuito e flessibile, le aziende e i leader aziendali non sempre hanno le adeguate competenze e gli strumenti per comunicare, mobilitare e coinvolgere. Nelle organizzazioni in cui i dipendenti sono meno ingaggiati, quasi un dipendente su quattro dichiara di non sapere su quali attività dovrebbe concentrarsi. Dall’altra parte, invece, le aziende con alti tassi di ingaggio dei dipendenti ottengono migliori risultati per quanto riguarda la percezione della propria azienda come una forte comunicatrice (+46% dei dipendenti), la fiducia nella leadership (+37%) e la chiara definizione dei propri obiettivi (+16%).

Quali i vantaggi in termini di produttività?

Nel dinamico contesto economico e sociale in cui viviamo oggi, nel mondo del lavoro le aziende e i loro manager sono orientati a raggiungere alti livelli di produttività, facendo leva sui vantaggi del lavoro flessibile e sugli strumenti tecnologici a loro disposizione. L’introduzione dell’IA generativa all’interno di soluzioni per la produttività è infatti un esempio di come sta evolvendo il modo in cui le aziende possono ottenere un nuovo vantaggio competitivo. Nel nostro studio Will AI fix work? Abbiamo mostrato le opportunità che l’avvento delle nuove piattaforme di Intelligenza Artificiale possono aprire per il mondo del lavoro. L’integrazione dell’IA all’interno dei più popolari strumenti di produttività può infatti contribuire a semplificare e rendere più agili le attività nelle aziende, spesso appesantiti da una mole di informazioni e dati che espongono i professionisti alla fatica di dover distinguere gli insight rilevanti dal rumore di sottofondo, togliendo tempo ed energie al flusso creativo. In questo scenario che mina l’efficienza lavorativa delle organizzazioni, i dati del nuovo report di Microsoft dimostrano il ruolo di supporto dell’IA per aziende e lavoratori in grado di dare un impulso alla creatività, aumentare la produttività e favorire la creazione di valore.

La tecnologia, compresa l’IA, può essere un eccezionale aiuto per rendere il lavoro più fluido, produttivo e piacevole, ma in alcuni casi potrebbero verificarsi situazioni di affaticamento e overload. Come si innesta in questo ambito il contributo positivo dell’AI?

Il peso del “debito digitale” a scapito dell’innovazione, il cosiddetto debito digitale, sta effettivamente avendo un impatto su molti lavoratori: l’afflusso di dati, e-mail, riunioni e notifiche che riceviamo ogni giorno ha superato la capacità dell’uomo di processarli e smaltirli tutti, accelerando il ritmo del lavoro. A livello globale, il 64% delle persone dichiara di avere difficoltà a trovare il tempo e l’energia necessari per svolgere il proprio lavoro: queste stesse persone sono 3,5 volte più soggette ad avere difficoltà con l’innovazione e il pensiero strategico. Se però i dati globali riferiscono che quasi 2 leader su 3 si dichiarano preoccupati per la mancanza di innovazione o di idee innovative nei loro team, a livello italiano la situazione sembra creare meno pensieri, con solo il 42% dei leader che esprime apprensione per l’assenza di pensiero creativo. È comunque evidente che, in un mondo in cui la creatività assume un ruolo sempre più cruciale e strategico, il debito digitale potrebbe già presentare i propri effetti negativi sul business.

Osservando più da vicino come i dipendenti impiegano la loro giornata lavorativa, emerge che il 68% delle persone a livello globale dichiara di non avere abbastanza tempo per concentrarsi durante la giornata lavorativa, mentre il 62% degli intervistati afferma di dover dedicare troppo tempo alla ricerca di informazioni. I dati dicono che il dipendente medio passa il 57% del tempo a comunicare attraverso riunioni, e-mail e chat, mentre solo il 43% a creare, dedicandosi quindi alla produzione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni.

D’altro lato, l’aspettativa legata al contributo dell’IA è complessivamente positiva. Nonostante la diffusa preoccupazione per la sostituzione dei posti di lavoro da parte dell’IA, il 62% dei lavoratori interpellati in Italia afferma di voler delegare più lavoro possibile all’IA per ridurre il proprio carico e il 27% dei leader aziendali sarebbe disposto ad utilizzare gli strumenti di IA per supportare la propria forza lavoro, invece di sostituirla. Naturalmente, il dipendente deve avere una predisposizione all’IA. Il cambio di paradigma verso l’AI come copilota delle attività delle persone richiede un modo completamente nuovo di lavorare e una nuova attitudine. È dunque essenziale che i dipendenti imparino a capire come e quando sfruttarla, valutando il lavoro creativo prodotto senza pregiudizi.

Il futuro del lavoro passa dunque dalla collaborazione uomo-macchina senza timori pregiudiziali?

Nel nuovo panorama lavorativo la collaborazione tra uomo e IA sarà il prossimo modello di lavoro trasformativo e la capacità di lavorare frequentemente con l’IA sarà una competenza chiave per ogni dipendente. In questo scenario diventa fondamentale la fase di apprendimento e formazione: oggi in Italia il 47% delle persone dichiara di non disporre delle capacità giuste per portare a termine il proprio lavoro. Sarà dunque compito delle aziende formare la propria forza lavoro per poter sfruttare le nuove opportunità abilitate dall’IA per avere successo. Ora è il momento di dotarsi di queste competenze: il numero di post su LinkedIn che parlano di argomenti come l’IA generativa e GPT oggi è 33 volte superiore rispetto a quello di un anno fa. Anche in Italia i leader aziendali sembrano essere consapevoli di questa nuova richiesta del mercato, tanto che il 74% di loro afferma che i dipendenti avranno bisogno di nuove competenze per essere preparati alla crescita dell’IA.

Tornando agli strumenti Microsoft, può farci qualche esempio di quali sono le principali funzioni di Copilot e quali i benefici i lavoratori e le imprese possono trarre dall’integrare questa soluzione in Viva?

Copilot aiuta a trasformare il mondo del lavoro in tre modi.

Creatività. Utilizzando, per esempio, Copilot in Word, è possibile avviare il processo creativo in modo da non dover più partire da zero dato che offre una prima bozza su cui lavorare, risparmiando ore di scrittura, ricerca e modifica. L’autore mantiene, certamente, sempre il controllo delle attività portando avanti le sue idee e chiedendo a Copilot eventualmente di accorciare un testo, riscriverlo o fornire un feedback. Se usato in PowerPoint aiuta a creare splendide presentazioni partendo da una semplice richiesta, aggiungendo contenuti pertinenti da un documento creato in precedenza. E con in Excel permette di analizzare le tendenze e creare grafici e chart di dati.

Produttività. Per aiutare le persone a concentrarsi sul 20% delle attività importanti e liberare l’80% del tempo consumato da attività secondarie, Copilot consente di alleggerire il carico dei lavoratori. In Outlook, partendo dalla sintesi di lunghi thread di e-mail alla stesura rapida di risposte suggerite, Copilot aiuta a smaltire la posta in arrivo in pochi minuti. Quando si fanno riunioni in Teams, Copilot è in grado di riassumere i punti chiave della riunione e di suggerire i next steps, il tutto in tempo reale.

Questi sono alcune delle aree dove l’IA aiuta i dipendenti a lavorare meglio e più efficacemente, ma ce ne sono anche altre.

Competenze. Infine, se parliamo di competenze, Copilot consente di migliorare ciò che gli utenti sanno fare bene e permette di padroneggiare rapidamente ciò che devono ancora imparare. Una persona media utilizza solo una manciata di comandi, come “animare una diapositiva” o “inserire una tabella”, tra le migliaia disponibili in Microsoft 365. Ora, tutte queste funzionalità possono essere sbloccate utilizzando solo il linguaggio naturale. E questo è solo l’inizio: Copilot cambierà radicalmente il modo in cui le persone lavorano con l’IA e in cui l’IA lavora con le persone. Come per ogni nuovo modello di lavoro, c’è una curva di apprendimento, ma chi abbraccia questo nuovo modo di lavorare potrà velocemente beneficiare dei vantaggi in termini di produttività e collaborazione.