Cinque modi per affrontare un collega che non rispetta le regole

VI È MAI CAPITATO di incontrare un collega che era bravissimo nel suo lavoro, ma che si comportava come se le regole per lui non valessero? È successo a un mio cliente, Jackson, un direttore creativo che da un anno lavorava con Rich, un designer di prodotti di talento. “Rich è brillante”, mi ha detto Jackson, “i suoi progetti sono creativi ed è ottimo per far rimbalzare le idee. Ma il modo in cui ignora i nostri processi è frustrante”. Mentre il talento di Rich era evidente, il suo atteggiamento sprezzante nei confronti dei protocolli aziendali stava causando molti problemi. Jackson aveva difficoltà a mantenere la calma ogni volta che Rich aggirava il processo di revisione del design o sembrava ignorare totalmente le linee guida del marchio.

Questo scenario di Jackson e Rich non è raro. Che si tratti del rappresentante che non registra le attività nel CRM, del leader che si presenta alle riunioni in ritardo e fa aspettare tutti, del responsabile marketing che giustifica costantemente lo sforamento del budget dicendo “questa campagna ne varrà la pena” o dello specialista IT che installa software non autorizzato, i trasgressori delle regole si trovano in ogni settore e a ogni livello.

Lavorare con persone di questo tipo può essere fastidioso, soprattutto se siete il tipo che preferisce fare le cose secondo le regole. Quando chi infrange le regole è bravo nel suo lavoro, il suo talento o i suoi risultati possono indurre chi ha il potere a trascurarne il comportamento, facendovi sentire irragionevoli perché volete che i processi vengano seguiti.

Avere a che fare con persone difficili, compresi i trasgressori delle regole, è una realtà di fatto nella vita aziendale. Purtroppo, non si può semplicemente andare da loro e chiedere che smettano di ignorare gli standard. Ordinare loro di mettersi in riga raramente funziona. È invece necessario affrontare il problema senza creare ostilità o danneggiare il rapporto di lavoro. Ecco come fare.

Mettete in prospettiva la propensione del vostro collega a non rispettare le regole

È facile arrabbiarsi quando si è costantemente costretti a recuperare il ritardo o a correggere gli errori causati da chi non rispetta le regole. Potreste avere l’impressione di dover sempre ripulire i loro pasticci, correggere il loro lavoro o colmare le lacune che hanno lasciato. L’ingiustizia di tutto questo può anche irritare e causare risentimento. Mentre voi seguite attentamente ogni passo, loro sembrano saltare le cose senza conseguenze.

Prima di lasciar ribollire la frustrazione, fate un passo indietro. Considerate l’errore fondamentale di attribuzione, un pregiudizio cognitivo che ci porta a enfatizzare eccessivamente il carattere o la personalità di una persona quando ne spieghiamo il comportamento, mentre sottovalutiamo l’influenza dei fattori esterni. In altre parole, potreste pensare che il vostro collega sia pigro, negligente o che stia deliberatamente creando problemi, ma in realtà il suo comportamento potrebbe essere dovuto ad altre ragioni. Forse problemi personali lo distraggono o forse è sottoposto a pressioni da parte dei superiori per ottenere risultati in tempi brevi, anche se ciò significa fare di fretta. Questo non ne giustifica le azioni, ma capire che potrebbe esserci dell’altro nella storia può aiutarvi ad affrontare la situazione con più calma, senza lasciare che le emozioni prendano il sopravvento.

Conversazione curiosa prima di un confronto

Trovate un momento tranquillo in cui entrambi siete liberi da distrazioni e in uno stato d’animo rilassato. Quindi, aprite con una domanda non conflittuale che inviti alla discussione, del tipo: “Ho notato che spesso hai un approccio diverso a [processo]. Puoi spiegarmi come la pensi?”, oppure “Sembra che il [protocollo] non funzioni per te. Cosa ti ostacola?”.

Mentre il collega risponde, ascoltate e ponete domande di approfondimento, come ad esempio:

• Quali parti del processo funzionano bene per te?
• Se potessi cambiare una cosa, quale sarebbe?
• Non possiamo eliminare del tutto [il processo], quindi quale sarebbe un compromesso ragionevole?

Dimostrate di essere interessati, non di criticare. Potreste imparare qualcosa sul motivo per cui salta dei passaggi. Forse vi dirà di non aver ricevuto una formazione adeguata o di avere avuto esperienza di un lavoro precedente in cui le cose venivano fatte in modo diverso e più efficiente.

Spiegare lo scopo

È anche possibile che il vostro collega non capisca perché le regole sono importanti. Potrebbe vederle come burocrazia inutile piuttosto che come uno strumento prezioso. Il vostro compito è quello di colmare il divario mostrandogli non solo perché le regole sono importanti, ma soprattutto come si può trarre vantaggio dal loro rispetto. Jackson ha detto a Rich: “So che le revisioni possono sembrare un rallentamento, ma in realtà ci hanno salvato da importanti revisioni successive. Ricordi il progetto Acme di quest’anno? Abbiamo individuato un’incoerenza nel branding fin dalle prime fasi del processo di revisione, e questo ha evitato al vostro team di dover rifare una settimana di lavoro”.

Con queste persone, il segreto sta nell’inquadrare la vostra argomentazione in termini di vantaggi per loro. Forse seguire il processo significa ridurre le emergenze dell’ultimo minuto, diminuire le rielaborazioni, ottenere un maggiore riconoscimento per i loro sforzi, una collaborazione più fluida e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Potreste anche spiegare come le loro azioni si ripercuotono sugli altri. Per esempio, potreste dire: “Quando le note spese vengono presentate utilizzando questa lista di controllo, si aiuta la contabilità a chiudere i conti più rapidamente e tutti noi riceviamo i rimborsi più velocemente”.

Offrire flessibilità, se possibile

Considerate la possibilità di venire incontro al vostro collega a metà strada. Dove potreste modificare un processo pur mantenendo i punti di controllo? L’obiettivo è mantenere lo spirito della regola, adattando però l’esecuzione in modo che il vostro collega sia più propenso a seguirla. Per esempio:

• Proporre un check-in di 15 minuti invece di una sessione di un’ora.
• Proporre di inviare gli aggiornamenti un giorno alla settimana anziché tutti i giorni.
• Creare un modello che consenta di produrre più facilmente i rapporti (e che segua il formato da voi desiderato).

Trattate questi cambiamenti come esperimenti. Stabilite un periodo di tempo per provare un nuovo approccio, ad esempio un mese o un trimestre, poi rivalutate e apportate le modifiche necessarie.

Rimanete fermi quando vi chiedono di infrangere le regole

Nonostante i vostri sforzi per essere comprensivi e collaborativi, a volte dovete far valere le vostre ragioni. Riconoscete con cortesia ma con fermezza il loro punto di vista, quindi affermate il vostro limite. Ad esempio: “Apprezzo il fatto che tu voglia concludere la faccenda in fretta. Il modo migliore per farlo è inviarlo utilizzando questo modulo, dopodiché valuteremo e daremo priorità alla richiesta”.

Se tentano di reagire o di discutere, ribadite la vostra posizione con parole come queste: “Capisco che tu abbia fretta, ma il nostro processo prevede che tutto ciò che arriva attraverso il modulo venga classificato. In questo modo ci assicuriamo che ogni reparto riesamini le proprie richieste in modo equo e paritario”.

TRATTARE CON CHI INFRANGE LE REGOLE e con i trasgressori non è facile, ma è un’abilità che vale la pena padroneggiare. Con il giusto mix di empatia, finezza e fermezza, è possibile trovare una soluzione.

Melody Wilding , LMSW, è executive coach e autrice di Trust Yourself: Stop Overthinking and Channel Your Emotions for Success at Work.