Come l’intelligenza artificiale
trasformerà la gestione dei progetti

In un prossimo futuro, l'amministratore delegato di un grande provider di telecomunicazioni utilizzerà un'applicazione per smartphone per controllare le sette iniziative strategiche della sua organizzazione. In pochi tap, conosce lo stato di ogni progetto e la percentuale di benefici attesi che ciascuno di essi ha prodotto. Le carte dei progetti e gli indicatori chiave di prestazione sono disponibili in pochi istanti, così come il livello del morale di ciascun membro del team e l'adesione complessiva degli stakeholder più importanti.

Si sofferma, quindi, sull'iniziativa di "rebranding”; pochi mesi prima, un grande concorrente aveva lanciato un nuovo marchio verde, spingendo l'azienda ad accelerare i propri programmi di sostenibilità. Si sono già verificate molte iniziative basate sull’autoregolazione guidate dall'intelligenza artificiale, in base ai parametri scelti dal project manager e dal suo team all'inizio del percorso. L'applicazione informa il CEO di ogni cambiamento che ne richiede l’attenzione, nonché dei potenziali rischi, e dà la priorità alle decisioni da prendere, fornendo potenziali soluzioni per ciascuna.

Prima di prendere qualsiasi decisione, il CEO chiama il project manager, che ora dedica la maggior parte del suo tempo ad allenare e supportare il team, a mantenere conversazioni regolari con i principali stakeholder e a coltivare una cultura ad alte prestazioni. Qualche settimana prima il progetto era leggermente in ritardo e l'applicazione ha consigliato al team di applicare le metodologie agili per accelerare il flusso operativo.

Durante la riunione, i partecipanti simulano le possibili soluzioni e concordano un percorso da seguire. Il piano di progetto viene aggiornato automaticamente e vengono inviati messaggi per informare i membri del team e le altre parti interessate delle modifiche e di una proiezione dei risultati attesi.

Grazie alle nuove tecnologie e ai nuovi metodi di lavoro, un progetto strategico che avrebbe potuto sfuggire al controllo, o forse addirittura fallire, è ora di nuovo candidato al successo e avviato a conseguire i risultati programmati.

Nella realtà attuale, la gestione dei progetti non procede sempre in modo così fluido, ma questo futuro è probabilmente lontano meno di un decennio. Per arrivarci prima, gli innovatori e le organizzazioni devono investire ora nella tecnologia di project management.

La gestione dei progetti oggi e il percorso futuro

Ogni anno vengono investiti circa 48.000 miliardi di dollari in progetti. Tuttavia, secondo lo Standish Group, solo il 35% di questi va considerato di successo. Lo spreco di risorse e i benefici non realizzati del restante 65% sono impressionanti.

Per anni, nelle nostre ricerche e pubblicazioni, abbiamo promosso la modernizzazione nella gestione dei progetti. Uno dei motivi per cui abbiamo scoperto che i tassi di successo dei progetti sono così bassi è il basso livello di maturità delle tecnologie disponibili per la loro gestione. La maggior parte delle organizzazioni e dei responsabili di progetto utilizza ancora fogli di calcolo, slide e altre applicazioni che non si sono evolute molto negli ultimi decenni. Questi strumenti sono adeguati quando si misura il successo di un progetto in base ai risultati e alle scadenze, ma non sono all'altezza di un ambiente in cui i progetti e le iniziative sono in continuo adattamento e cambiano continuamente il business. Le applicazioni per la gestione del portafoglio progetti sono migliorate, ma mancano ancora funzionalità di pianificazione e collaborazione tra team, automazione e funzioni "intelligenti".

Se l'applicazione dell'intelligenza artificiale e di altre innovazioni tecnologiche alla gestione dei progetti potesse migliorarne la percentuale di successo anche solo del 25%, ciò equivarrebbe a trilioni di dollari di valore e benefici per le organizzazioni, le società e gli individui. Ciascuna delle tecnologie di base descritte nella storia sopra riportata è già pronta: l'unica domanda da porsi è quanto presto verranno applicate efficacemente alla gestione dei progetti.

La ricerca di Gartner indica che il cambiamento è imminente, prevedendo che entro il 2030 l'80% delle attività di project management sarà gestito dall'IA, grazie ai big data, al machine learning (ML) e all'elaborazione del linguaggio naturale. Alcuni ricercatori, come Paul Boudreau nel suo libro Applying Artificial Intelligence Tools to Project Management, e un numero crescente di startup, hanno già sviluppato algoritmi per applicare l'IA e il ML nel mondo della gestione dei progetti. Quando questa prossima generazione di strumenti sarà ampiamente adottata, ci saranno cambiamenti radicali.

6 aspetti del Project Management che saranno stravolti

Consideriamo questi sviluppi tecnologici in arrivo come un'opportunità senza precedenti. Le organizzazioni e i leader di progetto più preparati a questo momento di sconvolgimento raccoglieranno i maggiori frutti. Quasi tutti gli aspetti della gestione dei progetti, dalla pianificazione, ai processi, alle persone, saranno interessati. Vediamo sei aree chiave.

1. Migliore selezione e definizione delle priorità

La selezione e la prioritizzazione sono un tipo di previsione: quali progetti porteranno il maggior valore all'organizzazione? Quando sono disponibili i dati corretti, il ML è in grado di rilevare schemi che non possono essere individuati con altri mezzi e può superare di gran lunga l'accuratezza umana nel fare previsioni. La prioritizzazione guidata dal ML porterà presto a:

·       Individuazione più rapida di progetti pronti per il lancio e dotati dei giusti fondamenti.

·       Selezione dei progetti che hanno maggiori possibilità di successo e di fornire i benefici più elevati.

·       Un migliore equilibrio nel portafoglio progetti e una visione d'insieme del rischio organizzativo.

·       Eliminazione dei pregiudizi umani dal processo decisionale.

2. Supporto per l'ufficio di gestione dei progetti

Le startup che si occupano di analisi dei dati e automazione stanno aiutando le organizzazioni a semplificare e ottimizzare il ruolo dell'ufficio di gestione dei progetti (PMO). Il caso più famoso è quello del presidente Emmanuel Macron che utilizza le tecnologie più recenti per mantenere informazioni aggiornate su ogni progetto del settore pubblico francese. Questi nuovi strumenti intelligenti trasformeranno radicalmente il modo in cui i PMO operano e lavorano con:

·       Migliore monitoraggio dell'avanzamento del progetto.

·       Capacità di anticipare potenziali problemi e di affrontarne alcuni semplici in modo automatico.

·       Preparazione e distribuzione automatizzata di relazioni sul progetto e raccolta di feedback.

·       Maggiore sofisticazione nella selezione della migliore metodologia di gestione di ogni progetto.

·       Monitoraggio della conformità dei processi e delle politiche.

·       Automazione, tramite assistenti virtuali, di funzioni di supporto come gli aggiornamenti di stato, la valutazione dei rischi e l'analisi delle parti interessate.

3. Definizione, pianificazione e rendicontazione dei progetti migliorate e più rapide

Una delle aree più sviluppate nell'automazione della gestione dei progetti è la gestione dei rischi. Le nuove applicazioni utilizzano i big data e il ML per aiutare i leader e i project manager ad anticipare i rischi che altrimenti potrebbero passare inosservati. Questi strumenti possono già proporre azioni di mitigazione e presto saranno in grado di adattare automaticamente i piani per evitare determinati tipi di rischio.

Approcci simili faciliteranno presto la definizione, la pianificazione e la rendicontazione dei progetti. Oggi questi esercizi sono lunghi, ripetitivi e per lo più manuali. Il ML, l'elaborazione del linguaggio naturale e l'output di testo semplice porteranno a:

·       Migliorare la definizione del progetto automatizzando la raccolta e l'analisi delle storie degli utenti, che richiede molto tempo. Questi strumenti riveleranno potenziali problemi come ambiguità, duplicazioni, omissioni, incoerenze e complessità.

·       Strumenti per facilitare i processi di pianificazione e la stesura di piani dettagliati e richieste di risorse.

·       Reporting automatizzato che non solo viene prodotto con meno lavoro, ma sostituisce i report attuali, spesso vecchi di settimane, con dati in tempo reale.

Questi strumenti andranno anche più in profondità di quanto sia possibile fare attualmente, mostrando lo stato del progetto, i benefici raggiunti, i potenziali slittamenti e il sentimento del team in modo chiaro e oggettivo.

4. Assistenti di progetto virtuali

Praticamente da un giorno all'altro, ChatGPT ha cambiato la concezione che il mondo ha di come l'intelligenza artificiale possa analizzare enormi insiemi di dati e generare intuizioni nuove e immediate in testo semplice. Nella gestione dei progetti, strumenti come questi alimenteranno i "bot" o gli "assistenti virtuali". Oracle ha recentemente annunciato un nuovo assistente digitale per la gestione dei progetti, che fornisce aggiornamenti istantanei sullo stato e aiuta gli utenti ad aggiornare i tempi e i progressi delle attività tramite testo, voce o chat.

L'assistente digitale impara dalle registrazioni delle ore passate, dai dati di pianificazione del progetto e dal contesto generale per adattare le interazioni e acquisire in modo intelligente le informazioni critiche di questo. PMOtto è un assistente di progetto virtuale abilitato al ML già in uso. Un utente può chiedere a PMOtto: "Programma che John dipinga il muro la prossima settimana e assegnalo a tempo pieno a questo compito". L'assistente potrebbe rispondere: "Sulla base di precedenti compiti simili assegnati a John, sembra che avrà bisogno di due settimane per svolgere il lavoro e non di una settimana come richiesto. Devo modificarlo?".

5. Sistemi di test e software avanzati

Testare è un'altra attività essenziale nella maggior parte dei progetti, e i project manager devono effettuare test tempestivi e frequenti. Oggi è raro trovare un progetto importante che non abbia diversi sistemi e tipi di software che devono essere testati prima che il progetto entri in funzione. Presto saranno disponibili su larga scala sistemi di collaudo avanzati che oggi sono fattibili solo per alcuni megaprogetti.

La linea Elizabeth, parte del progetto Crossrail nel Regno Unito, è una ferrovia complessa con nuove stazioni, nuove infrastrutture, nuovi binari e nuovi treni; era quindi importante che ogni elemento del progetto fosse sottoposto a un rigoroso processo di collaudo e messa in servizio per garantire sicurezza e affidabilità. È stata necessaria una combinazione di hardware e software mai vista prima e, dopo le sfide iniziali, il team del progetto ha sviluppato la Crossrail Integration Facility. Questa struttura di collaudo off-site completamente automatizzata si è dimostrata preziosa per aumentare l'efficienza, l'economicità e la resilienza dei sistemi. L'ingegnere di sistemi Alessandra Scholl-Sternberg ne descrive alcune caratteristiche: «È stata introdotta un'ampia libreria di automazione del sistema, che consente di realizzare configurazioni complesse, di eseguire accuratamente i controlli sullo stato di salute, di eseguire test di resistenza per periodi prolungati e di implementare test di natura ripetitiva». Le verifiche rigorose possono essere eseguite presso la struttura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza il rischio di pregiudizi da parte dell'operatore.

Le soluzioni avanzate e automatizzate di test di sistema per i progetti software consentiranno presto di individuare precocemente i difetti e di autocorreggere i processi. Ciò ridurrà in modo significativo il tempo speso in attività di test macchinose, diminuirà il numero di rilavorazioni e, in ultima analisi, fornirà soluzioni facili da usare e prive di bug.

6. Un nuovo ruolo per il project manager

Per molti project manager, l'automazione di una parte significativa dei loro compiti attuali può sembrare spaventosa, ma chi ha successo imparerà a usare questi strumenti a proprio vantaggio; non scompariranno, ma dovranno abbracciare questi cambiamenti e sfruttare le nuove tecnologie. Attualmente pensiamo ai team di progetto interfunzionali come a un gruppo di individui, ma presto potremmo pensare a un gruppo di umani e robot.

Con l'abbandono del lavoro amministrativo, il project manager del futuro dovrà coltivare forti soft skills, capacità di leadership, pensiero strategico e acume commerciale. Dovranno concentrarsi sulla realizzazione dei benefici attesi e sul loro allineamento con gli obiettivi strategici. Dovranno inoltre avere una buona conoscenza di queste tecnologie. Alcune organizzazioni stanno già inserendo l'IA nei loro programmi di formazione e certificazione per la gestione dei progetti; la Northeastern University sta incorporando l'IA nel suo curriculum, insegnando ai project manager come utilizzarla per automatizzare e migliorare i set di dati e ottimizzare il valore degli investimenti nei progetti.

Dati e persone rendono il futuro una realtà

Quando questi strumenti saranno pronti per le organizzazioni, come potrete assicurarvi che la vostra organizzazione sia pronta? Qualsiasi processo di adozione dell'IA inizia con i dati, ma non si può fare a meno di preparare anche le persone.

L'addestramento degli algoritmi di IA per la gestione dei progetti richiederà grandi quantità di dati relativi ad essi. La vostra organizzazione può conservare una marea di dati storici sui progetti, ma è probabile che siano archiviati in migliaia di documenti in una varietà di formati di file sparsi in diversi sistemi. Le informazioni potrebbero essere obsolete, utilizzare tassonomie diverse o contenere anomalie e lacune. Circa l'80% del tempo impiegato per preparare un algoritmo di ML all'uso si concentra sulla raccolta e la pulizia dei dati, che prende i dati grezzi e non strutturati e li trasforma in dati strutturati in grado di addestrare un modello di apprendimento automatico.

Senza dati disponibili e gestiti correttamente, la trasformazione dell'IA non avverrà mai nella vostra azienda, ma nessuna trasformazione dell'IA potrà fiorire se non preparerete voi stessi e il vostro team al cambiamento.

Questa nuova generazione di strumenti non cambierà solo la tecnologia di gestione dei progetti, ma cambierà completamente il nostro lavoro nel progetto. I project manager devono essere pronti ad allenare e formare i loro team per adattarsi a questa transizione. Dovranno concentrarsi maggiormente sulle interazioni umane, dovranno identificare precocemente i deficit di competenze tecnologiche dei loro collaboratori e lavorare per risolverli. Oltre a concentrarsi sui risultati del progetto, devono concentrarsi sulla creazione di team ad alte prestazioni in cui i membri ricevano ciò che è necessario per consentire loro di dare il meglio.

Se state seriamente pensando di applicare l'IA ai vostri progetti e alle vostre pratiche di gestione dei progetti, le seguenti domande vi aiuteranno a valutare la vostra decisione.

·       Siete pronti a dedicare del tempo a fare un inventario accurato di tutti i vostri progetti, compreso l'ultimo aggiornamento dello stato?

·       Potete investire diverse risorse per alcuni mesi per raccogliere, pulire e strutturare i dati dei progetti?

·       Avete deciso di abbandonare le vecchie abitudini di gestione dei progetti, come i rapporti mensili sullo stato di avanzamento?

·       Siete disposti a investire nella formazione della vostra comunità di project manager su questa nuova tecnologia?

·       Sono disposti a uscire dalla loro tradizionale comfort zone e a cambiare radicalmente il modo in cui gestiscono i progetti?

·       La vostra organizzazione è pronta ad accettare e adottare una nuova tecnologia e a cedere le redini di decisioni con una posta in gioco sempre più alta?

·       Siete pronti a lasciare che questa tecnologia commetta errori mentre impara a funzionare meglio per la vostra organizzazione?

·       Il vostro sponsor esecutivo per questo progetto ha la capacità e la credibilità necessarie per guidare questa trasformazione?

·       I leader senior sono disposti ad aspettare diversi mesi, fino a un anno, per iniziare a vedere i benefici dell'automazione?

Se la risposta a tutte queste domande è sì, allora siete pronti a intraprendere questa trasformazione pionieristica. Se le risposte sono uno o più "no", dovete lavorare per trasformarle in "sì" prima di procedere.

Come abbiamo visto, l'applicazione dell'intelligenza artificiale nella gestione dei progetti porterà vantaggi significativi, non solo per quanto riguarda l'automazione di attività amministrative e di basso valore, ma, cosa ancora più importante, l'inclusione dell'intelligenza artificiale e di altre tecnologie dirompenti nella vostra cassetta degli attrezzi aiuterà la vostra organizzazione, i suoi leader e i project manager a selezionare, definire e implementare i progetti con maggiore successo.

Il CEO della nostra storia si trovava nella posizione in cui vi trovate oggi. Vi invitiamo a fare i primi passi verso questa visione positiva del futuro del project management.

Antonio Nieto-Rodriguez è fondatore di Projects&Co e dello Strategy Implementation Institute.

Ricardo Viana Vargas è fondatore e amministratore delegato di Macrosolutions.