Ripensare il Cost Management per creare valore

Il contesto economico globale, caratterizzato da fluttuazioni geopolitiche e sfide legate alle catene di approvvigionamento, impone alle imprese un ripensamento sistematico della gestione dei costi. Secondo Eurostat, a dicembre 2024, la produzione industriale è diminuita del 1,1% nell'area euro e dello 0,8% nell'UE rispetto al mese precedente. Su base annua, ciò rappresenta un calo del 2,0% nell'area euro e dell’1,7% nell'UE. La Germania, principale economia dell'Unione, ha registrato una riduzione significativa della produzione industriale, con un calo del 2,9% rispetto al mese precedente. Anche l'Italia ha subito una flessione, pari al 3,1% rispetto al mese precedente, contribuendo al rallentamento complessivo dell’area europea. 

Sebbene permangano fattori di incertezza che potrebbero ostacolare la crescita nel medio termine – tra cui il costo dell’energia, le tensioni commerciali e la contrazione del mercato cinese – le previsioni[1] indicano segnali di ripresa per il 2025 e il 2026, con una crescita stimata rispettivamente dell'1,2% e dell'1,0%. 

In questo scenario, il Cost Management può (e deve) andare oltre la mera strategia di contenimento delle spese, diventando uno strumento di consolidamento della competitività e di crescita sostenibile. L'adozione indiscriminata di tagli ai costi può infatti compromettere la capacità delle aziende di innovare e rafforzare la propria resilienza organizzativa. Un approccio strutturato ai costi e improntato a un’ottica di cost effectiveness, dall’altro lato, consente di allocare in modo più efficace le risorse disponibili, ottimizzando la performance aziendale senza penalizzare gli investimenti strategici. 

Nei fatti, il controllo dei costi non deve essere percepito come una misura reattiva in tempi di crisi, ma come un elemento strutturale della strategia aziendale, capace di rafforzare la competitività e favorire l’innovazione. In un contesto economico incerto e in continua in evoluzione, le imprese che sapranno implementare strategie di gestione dei costi intelligenti e tecnologicamente avanzate saranno meglio posizionate per affrontare le sfide del futuro e cogliere le opportunità di crescita. 

Inoltre, l’integrazione dell’intelligenza artificiale (IA) nel Cost Management rappresenta un'opportunità chiave per migliorare l'efficienza e la reattività delle imprese. Attraverso l'analisi avanzata dei dati, l’IA consente infatti di individuare aree di inefficienza, prevedere scenari di mercato e supportare decisioni basate su informazioni oggettive e in tempo reale. L’automazione dei processi finanziari e operativi permette poi di ridurre gli sprechi e migliorare la precisione delle previsioni di spesa.

Cost Management come leva strategica

È certamente comprensibile che il management si concentri sulla riduzione dei costi nei periodi difficili, tuttavia, la disciplina finanziaria è – o dovrebbe essere – una leva valida in ogni contesto economico. Maggiore efficienza significa infatti maggiore resilienza di fronte all’incertezza economica, soprattutto se, come nel nostro caso, l’incertezza fa parte della quotidianità. Allo stesso tempo, un’adeguata gestione dei costi può liberare risorse da reinvestire nella crescita, particolarmente utile in un contesto in cui non mancano le opportunità per farlo.

Un recente sondaggio di BCG[2], condotto su oltre 570 dirigenti di tutto il mondo, ha confermato che il Cost Management rimane la principale priorità aziendale per il terzo anno consecutivo, arrivando anche prima di crescita e gestione dei ricavi: dato che ha registrato un aumento di 8 punti percentuali, dal 25% nel 2024 al 33% nel 2025. Eppure, nonostante l’importanza del controllo dei costi sia riconosciuta, molte aziende faticano a raggiungere gli obiettivi prefissati. In media, le imprese realizzano solo il 48% dei risparmi attesi. Un numero ancora maggiore fatica a consolidare i risultati ottenuti, cadendo vittima della cosiddetta “erosione dei risparmi” (cost creep). Le aziende che non riescono a raggiungere i target di riduzione dei costi registrano un Total Shareholders Return inferiore di 9 punti percentuali rispetto a quelle che invece li conseguono.

Trasformare il controllo dei costi in una leva strategica richiede innanzitutto un cambio di attitudine: serve consapevolezza. Le aziende con una cultura del risparmio non si limitano a interventi sporadici, ma mantengono un impegno costante, valutando continuamente i costi rispetto alle priorità strategiche e contrastando le resistenze organizzative. Non a caso, il 69% dei dirigenti ha indicato la resistenza interna come un ostacolo significativo nella gestione dei costi, mentre solo il 37% ha citato la mancanza di competenze ed esperienza.

Inoltre, un efficace controllo dei costi richiede rigore. Le aziende più attente ai costi adottano strumenti e metodologie collaudate per individuare tempestivamente segnali di aumento delle spese e condividono queste informazioni con l’intera organizzazione. Nel sondaggio, il 79% degli intervistati ha sottolineato l’importanza della trasparenza riguardo a obiettivi di esercizio, scostamenti, risultati concreti delle iniziative di risparmio, trend di mercato e previsioni economiche.

Come passare dalla teoria alla pratica?

Passare da un approccio reattivo a una strategia strutturata consente di creare valore duraturo e stabilità, ma richiede – oltre al cambio di attitudine - l’adozione di alcuni principi chiave:

- Allineamento strategico

Non tutti i costi hanno lo stesso impatto. L’allocazione delle risorse deve essere guidata da una visione di lungo termine, ottimizzando gli investimenti nelle aree ad alto valore strategico, come crescita e innovazione. La sfida consiste nell’individuare e ottimizzare le spese che generano valore reale per l’azienda, evitando tagli indiscriminati che, sebbene possano offrire un vantaggio immediato, rischiano di compromettere la competitività una volta superata la fase di crisi.  In ottica di riduzione dei costi di sviluppo, un esempio potrebbe riguardare la sospensione o la cancellazione del lancio di un prodotto sul mercato, che può liberare risorse rapidamente, ma rischia di compromettere il futuro dell’azienda alla ripresa del mercato. Un lavoro di snellimento dei processi che si occupi, invece, di eliminare sacche di inefficienza, può portare risultati di valore senza ridurre la competitività, anzi, portando spesso a ulteriori benefici come un miglioramento della capacità di risposta al mercato.

- Approccio a budget zero (zero based budget – ZBB)

È fondamentale superare i metodi tradizionali di gestione del budget, che si basano su dati storici di spesa e che rischiano di perpetuare le inefficienze nel tempo. L’approccio a budget zero consente di riprogettare i processi partendo dalle reali esigenze dell’azienda, anziché applicare tagli proporzionali ai vari comparti in base ai livelli di spesa passati. Questo metodo favorisce una distribuzione più efficace delle risorse, riducendo gli sprechi e ponendo basi solide per una crescita sostenibile.

- Sperimentare per adattarsi velocemente

L’adozione di progetti pilota rappresenta un’opportunità per testare modelli innovativi di gestione finanziaria con un grado di rischio limitato, prima di procedere con un’implementazione su larga scala. Per garantire un’allocazione efficace delle risorse e ottenere risultati in tempi rapidi, la tecnologia svolge un ruolo determinante. L’intelligenza artificiale, ad esempio, consente di semplificare i processi aziendali, ma il rischio di intraprendere percorsi complessi e dispendiosi è alto. Per evitare lunghi iter di trasformazione con costi elevati e benefici incerti, è utile partire con progetti pilota focalizzati su aree specifiche e prioritarie. Questo approccio consente di ottenere risultati tangibili in tempi brevi, testare soluzioni innovative e favorire un clima positivo all’interno dell’organizzazione.

- Stabilizzazione del cambiamento e governance finanziaria

Se agire tempestivamente è essenziale, il vero successo risiede nella capacità di rendere il cambiamento strutturale e sostenibile nel tempo. Ciò richiede un monitoraggio costante attraverso indicatori chiave di performance (KPI), una gestione rigorosa e una comunicazione efficace, in grado di supportare una cultura aziendale allineata agli obiettivi strategici. Le aziende che riescono a stabilizzare i risparmi ottenuti e a integrare la disciplina finanziaria nei propri processi decisionali sono quelle che costruiscono un vantaggio competitivo duraturo. La trasparenza sui risultati raggiunti e il coinvolgimento attivo delle persone nell’ottimizzazione dei costi contribuiscono a consolidare una cultura organizzativa orientata alla sostenibilità finanziaria.

In un contesto economico complesso, la gestione dei costi non deve essere considerata quindi una misura difensiva, ma una leva strategica per rafforzare la competitività aziendale.

Strategie per un’azienda competitiva nel lungo termine

Oltre alla gestione operativa dei costi, per garantire stabilità e competitività nel tempo, le aziende devono adottare strategie strutturate e orientate al lungo termine. Un elemento chiave per il successo di questa trasformazione è la revisione del modello di gestione dei costi, che deve basarsi su quattro pilastri fondamentali: una gestione finanziaria continuativa e disciplinata, una cultura aziendale orientata all’efficienza, l’integrazione della tecnologia e la trasformazione della supply chain.

La prima necessità a emergere è, come anticipato, un approccio proattivo e continuativo al Cost Management, che non si limiti a interventi episodici, ma diventi parte integrante della cultura aziendale. Le imprese che operano con una mentalità always on nella gestione dei costi dimostrano una maggiore resilienza operativa e ottengono risultati economici superiori rispetto a quelle che adottano strategie reattive.

Secondo un’analisi di FT Longitude per BCG[3], solo il 35% delle aziende in EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa) adotta un modello sistematico e pianificato di gestione dei costi, e queste imprese sono anche quelle che ottengono i risultati migliori. Un simile approccio richiede rigore manageriale, una governance finanziaria solida e strumenti di misurazione affidabili, affinché l’ottimizzazione dei costi diventi un processo strutturale e non una misura occasionale.

Affinché questa trasformazione abbia successo, è fondamentale intervenire sulla cultura aziendale, creando una mentalità orientata alla gestione efficiente delle risorse. La leadership deve promuovere una visione chiara e una comunicazione costante per coinvolgere tutti i collaboratori nel processo di cambiamento. Quando la gestione dei costi diventa una priorità condivisa, si genera un impatto positivo sia sulla performance economica che sul morale aziendale: il 62% delle aziende che adottano un approccio always on registra un miglioramento del sentiment aziendale, a conferma che l’efficienza finanziaria può essere percepita non come un vincolo, ma come un’opportunità di crescita.

Un ulteriore elemento determinante è l’adozione della tecnologia per migliorare la produttività e l’efficienza operativa. L’intelligenza artificiale e l’automazione offrono opportunità concrete per ridurre inefficienze, ottimizzare la supply chain e potenziare la gestione finanziaria. Secondo lo studio di FT Longitude, il 93% delle aziende intervistate ha già adottato o intende adottare soluzioni basate su IA nei prossimi 18 mesi. Questo dato evidenzia la crescente consapevolezza dell’importanza della tecnologia nel trasformare la gestione dei costi in una leva di valore strategico. Un caso emblematico – come vedremo più avanti - è il settore manifatturiero italiano, che negli ultimi vent’anni ha registrato una crescita della produttività inferiore rispetto ad altri Paesi industrializzati. L’adozione di strumenti digitali avanzati potrebbe contribuire a colmare questo divario e a consolidare il posizionamento del Made in Italy nel mercato globale.

Infine, un aspetto imprescindibile è la trasformazione della supply chain, che sta subendo a sua volta un cambiamento epocale. Il modello tradizionale, basato esclusivamente sulla ricerca del minor costo su scala globale, sta lasciando spazio a strategie più equilibrate, in cui la riduzione dei costi si combina con la necessità di maggiore sicurezza e stabilità operativa. Tendenze come il nearshoring e il friendshoring stanno guadagnando sempre più rilevanza, con il 24% delle aziende italiane a considerare la transizione verso fornitori più competitivi una delle leve più efficaci per la gestione dei costi, registrando un incremento di 10 punti percentuali rispetto alla media europea. Una supply chain più localizzata non solo garantisce maggiore resilienza, ma consente anche di creare relazioni più solide con i fornitori, trasformandoli in partner strategici per l’efficienza e la competitività aziendale.

Adottare un approccio sistematico, tecnologicamente avanzato e orientato alla collaborazione consente alle aziende di rendere il controllo dei costi un motore di crescita piuttosto che una semplice misura difensiva. I risparmi ottenuti, infatti, non rappresentano un traguardo fine a sé stesso, ma un’opportunità di reinvestimento. Circa il 67% degli intervistati prevede di destinare le risorse liberate alla crescita del business. Questo non solo favorisce l’innovazione e lo sviluppo, ma ha anche un impatto positivo sulla cultura aziendale.

IA: una grande opportunità di crescita, ancora poco sfruttata

Dopo aver analizzato i pilastri fondamentali per una gestione efficace dei costi, è opportuno approfondire una delle leve strategiche in grado di trasformare il Cost Management in un processo più accurato, dinamico e proattivo: l’intelligenza artificiale. Sebbene questa tecnologia offra un potenziale significativo per ottimizzare la gestione finanziaria e l’efficienza operativa, il suo livello di adozione in Italia rimane ancora inferiore rispetto ad altre economie avanzate. Infatti, mentre il 42% delle imprese dell’area EMEA considera l’IA un elemento essenziale per la gestione dei costi, in Italia questa percentuale scende al 28%, evidenziando una certa riluttanza nell’adozione della tecnologia su larga scala.

Questo ritardo potrebbe accentuare il divario competitivo con le economie più digitalizzate, limitando le opportunità di crescita e innovazione. Al contrario, se implementata in modo efficace, l’IA non si limita a ridurre i costi, ma favorisce un processo decisionale basato su dati predittivi, migliorando la competitività delle imprese nel lungo periodo.

L'efficacia di questa tecnologia si manifesta in molteplici ambiti di applicazione, contribuendo a un migliore controllo dei costi e a un’ottimizzazione nell'allocazione delle risorse aziendali:

- Supply Chain Intelligence – Algoritmi predittivi ottimizzano la gestione delle scorte e riducono le inefficienze di approvvigionamento, garantendo maggiore stabilità nei flussi produttivi.

- Manutenzione predittiva avanzata – L’analisi dei dati in tempo reale permette di prevedere guasti con elevata precisione, riducendo costi di manutenzione e tempi di inattività.

- Process Mining e RPA (Robotic Process Automation) – L’automazione intelligente consente una drastica riduzione delle inefficienze nei processi amministrativi e finanziari, eliminando sprechi e attività a basso valore aggiunto.

- Decision Intelligence e Cost Analytics – L’IA facilita l’analisi avanzata delle spese supportando decisioni finanziarie più precise e individuando opportunità di riallocazione strategica delle risorse, migliorando la trasparenza e l’efficacia decisionale.

Gli errori più comuni nell’implementazione dell’IA e come evitarli

Oltre all’esitazione iniziale, molte aziende incontrano difficoltà anche nella fase di implementazione dell’IA e faticano a tradurre il suo potenziale trasformativo in un vantaggio competitivo tangibile. Tra gli errori più comuni emerge la tendenza a sviluppare progetti isolati, privi di una visione integrata. Spesso l’IA viene trattata come un’iniziativa a sé stante, anziché essere inserita in una strategia complessiva che coinvolga business development, operations e finance. Un’altra criticità è la dispersione delle risorse su numerose iniziative senza un impatto concreto: senza una chiara definizione delle priorità, il rischio è quello di investire in soluzioni con scarso ritorno sugli investimenti.

Uno studio recente di BCG[4] mostra proprio come le aziende nel mondo stiano diluendo i propri sforzi su più progetti pilota, ottenendo un ritorno sugli investimenti (ROI) inferiore. Le aziende leader nell’uso dell’IA, dall’altro lato, si concentrano sulla profondità piuttosto che sull'ampiezza: danno priorità a una media di 3,5 casi d'uso rispetto ai 6,1 di altre aziende, prevedendo di generare un ROI 2,1 volte maggiore sulle loro iniziative di IA rispetto ai loro pari.

È fondamentale quindi adottare un piano strutturato che favorisca l’integrazione dell’IA nei processi aziendali con un approccio strategico e scalabile, facendo in modo che la tecnologia generi un impatto concreto. Anche in questo caso, torna utile l’esempio delle aziende leader nell’uso dell’IA, le quali applicano il principio del 10-20-70, dove il 10% degli sforzi è dedicato agli algoritmi, il 20% a dati e tecnologia e il 70% alla trasformazione di processi e competenze dei talenti che la governano.

È evidente come l’adozione dell’IA non sia solo una questione di riduzione dei costi, ma una trasformazione del modo in cui le aziende, che siano manifatturiere o di altri comparti, operano e competono. L’innovazione è un processo irreversibile: le imprese che sapranno scalare con successo le nuove tecnologie guideranno il settore e definiranno nuovi standard di eccellenza.

Conclusione

In un contesto di crescente incertezza economica e trasformazione tecnologica, il Cost Management non può più essere ridotto a un mero esercizio di contenimento delle spese, anzi, se elevato a funzione strategica, diventa un motore di crescita sostenibile e un vantaggio competitivo nel tempo. Le aziende che adottano un approccio proattivo investono in tecnologie avanzate e ripensano la gestione delle risorse, infatti, non solo rafforzano la propria resilienza, ma si posizionano meglio per affrontare le sfide di un mercato in continua evoluzione.

In questo senso, per garantire che le iniziative di riduzione dei costi non compromettano il potenziale competitivo dell’organizzazione, può essere utile per i dirigenti rivedere periodicamente le attività di Cost Management in corso, adottando una lente strategica per valutarne l’impatto complessivo. Alla fine del percorso, la domanda fondamentale che ogni azienda dovrebbe porsi è: stiamo costruendo un’organizzazione più agile, resiliente e competitiva o stiamo riducendo la nostra capacità di emergere più forti nel prossimo ciclo economico? Insomma: stiamo tagliando il grasso o i muscoli dell’azienda?

Gestire i costi con intelligenza (e non parliamo di quella artificiale, che pure è importante) non significa solo ridurre le spese, ma creare le condizioni per finanziare l’innovazione, ottimizzare la competitività e garantire uno sviluppo sostenibile nel lungo periodo.

Jacopo Brunelli è Managing Director e Senior Partner di Boston Consulting Group

[1] Trading Economics.

[2] “Cost Management Remains an Executive Priority in 2025”, Boston Consulting Group, gennaio 2025.

[3] “Leading Edge How Pioneering Companies Achieve Cost Excellence”, Boston Consulting Group, novembre 2024.

[4] “From Potential to Profit: Closing the AI Impact Gap”, Boston Consulting Group, gennaio 2025.