Work Trend Index 2022 di Microsoft

La nuova equazione del lavoro

Dal Work Trend Index 2022 di Microsoft emerge una nuova e potente realtà del mondo del lavoro destinata a durare. Grazie all’espansione dell’hybrid work, infatti, stanno cambiando i parametri finora praticati di tempo e luogo, ma anche di motivazione e obiettivi.

Marzo 2022

La nuova equazione del lavoro

È l’ora del lavoro ibrido. Due anni di pandemia e di ricorso a quello che, in mancanza di termini migliori, è stato chiamato smart work, hanno cambiato il mondo del lavoro e le abitudini/preferenze dei lavoratori. Si è capito che il luogo fisso di lavoro non è in molti casi, una necessità e che una ragionata e consapevole alternanza di lavoro in ufficio e lavoro da remoto migliora sia il lavoro che la qualità della vita. Dunque, il lavoro ibrido secondo l’edizione 2022 del rapporto annuale di Microsoft, il Work Trend Index, interessa ormai il 53% dei lavoratori interpellati in una indagine mondiale che ha coinvolto oltre 31.000 soggetti in 31 Paesi, tra cui l’Italia. Per quanto lieve, dunque, è una maggioranza ed è destinata a crescere. Già oggi il lavoro ibrido è praticato da ben il 38% dei lavoratori, quando solo un anno fa si limitava al 31%.

“Non siamo le stesse persone che andavano al lavoro a inizio 2020”, è la constatazione che lo studio di Microsoft mette in evidenza. L’esperienza degli ultimi due anni ha rimescolato le carte, il che vuol dire le priorità. I dipendenti, un po’ dappertutto, hanno preso a riconsiderare i pesi relativi tra lavoro e vita privata e se una quota, minoritaria ma importante, lascia il lavoro senza avere già pronta una immediata alternativa, molti di più stanno ricalcolando l’equazione che pondera ciò che veramente valga la pena di fare. Un po’ a tutte le età, con una leggera prevalenza di donne e genitori con figli, ma soprattutto nelle nuove generazioni, ossia i Millennials e la Gen Z. Per loro una cosa è chiara: non si torna indietro.

E le aziende? Faranno bene, sottolinea il Work Trend Index, a non ignorare questa evoluzione e neppure a sottovalutarla. Quello che si sta verificando è un fenomeno sociale che rimette in discussione obiettivi, valori e principi. Insomma, l’equazione vita-lavoro è cambiata e la cosa migliore da fare è comprenderla a fondo e trarne il meglio, a vantaggio di tutti.

 

Nuove priorità, nuove identità

Quando di parla di lavoro ibrido il punto centrale è la flessibilità. Un modo rigido e troppo strutturato di concepire e organizzare il lavoro male si accorda con un contesto sempre più incerto e volatile. L’acronimo VUCA è magari poco musicale, ma rende bene l’idea di una realtà che cambia velocemente (volatile), crea incertezze (uncertain, incerta) ed è sempre più complessa e ambigua. Insomma, si evolve una nuova visione del mondo dove inevitabilmente cambiano le priorità e mutano le identità. Nella nuova equazione della vita crescono d’importanza le variabili legate a salute, famiglia, tempo libero e scopo (purpose), mentre passano in secondo piano le variabili di denaro, carriera, privilegi e benefici. Infatti, il 54% degli italiani è ora più propenso a dare priorità alla propria salute e al proprio benessere rispetto al lavoro.

Per perseguire i nuovi obiettivi c’è chi lascia il lavoro (se ne parla come il Great Reshuffle, o anche il Big Quit o la Great Resignation): il 17% nel 2020 e il 18% nel 2021 (il 17% in Italia), con tendenza a ulteriore crescita.

 

Chi resta ridefinisce i propri obiettivi

Infatti, la ricerca Microsoft svela una nuova realtà, finora segnalata ma raramente quantificata: i primi cinque motivi per i quali si lascia hanno a che fare con il proprio benessere personale, anche mentale (il 24%), l’equilibrio vita-lavoro (il 24%), i timori legati alla pandemia (il 21%), una scarsa fiducia nel management e nella leadership (21%) e una mancanza di flessibilità negli orari o nei luoghi del lavoro (21%). Solo dopo viene citata una motivazione che in passato era certamente in testa: non avere ricevuto l’adeguato riconoscimento e promozione che si ritiene di meritare (19%).

È interessante un dettaglio relativo a chi già pratica l’ibrido: il 57% è disposto a considerare una formula ancora più ibrida tra lavoro in presenza e in remoto e il 51% di chi non lo fa ancora desidererebbe operare in questo modo. Segno, dunque, che la combinazione regge, al punto che il 43% dei dipendenti dichiara di voler considerare un nuovo lavoro nell’arco del prossimo anno (il 37% in Italia) e, addirittura, il 52% (49% in Italia) tra i componenti delle nuove generazioni (ma solo il 35% tra i Baby Boomers e la Gen X). E si sbaglierebbe se si pensasse che questa voglia di cambiamento riguardi solo i dipendenti di medio livello: anche i leader esprimono al 47% la loro disponibilità a considerare un lavoro lontano da casa, contando sul lavoro ibrido.

In sintesi, i dipendenti guardano a un nuovo rapporto con il lavoro e con il mondo del lavoro, a un nuovo contesto nel quale contino di più una cultura “positiva”, un chiaro scopo, più flessibilità e, perché no, anche qualche giorno in più di vacanza.

 

Il difficile equilibro dei manager

Fin qui il progressivo spostamento delle priorità dei dipendenti. Ma che ne pensano i manager? L’ultimo biennio ne ha messo in luce il ruolo cruciale nella gestione del cambiamento, ma siamo ben lontani da un chiaro punto di equilibrio tra nuove aspettative dei dipendenti e legittime esigenze di chi ricopre posizioni di responsabilità. I leader, per dirla in breve, si sentono in mezzo al guado e sostanzialmente privi di quel potere che è considerato necessario per percorrere le nuove strade. Una tensione che il 54% dei manager mette in evidenza, con addirittura il 74% che ritiene di non avere l’influenza o le risorse per gestire adeguatamente la transizione. Infatti, in Italia il 71% dei dirigenti auspicherebbe avere maggiori margini di manovra per gestire il cambiamento dei team. Tutto questo non sorprende, dato che sono molte le aziende che richiedono un ritorno al lavoro in presenza. Lo dicono il 50% dei leader in media (un po’ meno, il 47%, in Italia), ma con punte del 55% nel manufacturing, del 54% nella distribuzione e del 53% nel settore dei beni di consumo.

È chiaro che c’è un bel contrasto con le aspettative, e le richieste, di lavoro ibrido tra i dipendenti. E qui salta fuori la mai ben precisata questione della produttività. I dipendenti che hanno lavorato da remoto sostengono in maggioranza (80%) di essere stati ed essere almeno altrettanto, o più, produttivi, contro un 54% dei leader che ha verificato un calo. Si tratta di una questione centrale, in cui gioca una parte importante anche la tecnologia che ha consentito di implementare i nuovi modelli di lavoro. Manager e leader hanno affrontato enormi problemi organizzativi e pratici nei diversi periodi di lockdown, non essendo mancati problemi di gestione psicologica in una gamma dal più blando al più acuto. E questo in un contesto economico di forte recessione e di altissima volatilità e incertezza. Per quanto forte e motivata, la nuova domanda che sale dal mondo del lavoro pone difficili questioni di gestione ed equilibrio cui i decision maker hanno chiaramente difficoltà a fare fronte.

 

Spazio e tempo

Ma fare fronte si può e, soprattutto, si deve. La realtà non fa sconti e oggi ci dice che occorre trovare un nuovo assetto per conciliare lavoro da remoto e lavoro in presenza. Qualche manager alzerà gli occhi al cielo augurandosi in cuor suo che si rientri tutti in ufficio e finita lì, ma sbaglierebbe. Ormai gli strumenti per ridefinire tempi e spazi del lavoro ci sono. E questa va considerata un’opportunità di cambiamento da cui trarre tutti i possibili benefici, per il singolo e per le collettività, non una grana da evitare se solo sia possibile. Il 38% dei dipendenti interpellati da Microsoft mette in evidenza un punto cruciale: non hanno chiarezza di perché, quando e come i team devono riunirsi in presenza. Ma solo il 28% delle aziende sembra avere stabilito norme precise e chiare in merito (il 27% in Italia). Su questo occorre lavorare, bene e in fretta.

Certo, la formula magica non c’è. Quello che è chiaro è che non sta a un estremo, ossia tutti a casa o tutti in presenza. Il famoso “one size fits all” palesemente non funziona. E allora via alla ricerca dell’equilibrio migliore per ridefinire i rapporti di tempo e spazio. Per fortuna, la ricerca non richiede di applicare la teoria di Einstein e la dimensione spazio-temporale della relatività, ma basta un po’ di buon senso e l’utilizzo di adeguati strumenti di hardware e software, oltre naturalmente a un po’ di cultura. L’innovazione tecnologica è chiaramente il fattore abilitante, e Microsoft ne mette in evidenza la ricchezza e le opportunità. Nei primi mesi dei lockdown la strumentazione era quella già esistente, tra computer, webcam, microfoni e schermi più o meno adatti, mentre le tecnologie di connessione per le videoconferenze salivano di livello.

Oggi garantire una straordinaria efficacia per ottimizzare l’hybrid work è possibile, basta volerlo. Connessioni veloci, telecamere potenziate da intelligenza artificiale, schermi di grande dimensione che danno il senso del reale, strumenti collaborativi di condivisione di immagini, di persone e di documenti nei diversi formati. Microsoft mette in luce le innovazioni che ruotano attorno a Teams e a Viva – la piattaforma di employee experience – e ricorda che in un anno l’utilizzo di Microsoft Teams Rooms è più che raddoppiato.

«In questi due anni – commenta Luba Manolova, Direttore della Divisione Microsoft 365 - abbiamo visto cambiare profondamente il mondo del lavoro e gli Italiani stessi hanno una nuova visione di ciò che vogliono dalla propria occupazione e una nuova scala di priorità. Flessibilità e benessere sono ormai elementi non più negoziabili. Per valorizzare al meglio i propri talenti, le aziende hanno quindi la possibilità di ripensare in modo proattivo la loro organizzazione e i modelli di lavoro, con focus sulle persone, sugli spazi e sui processi supportati dalla tecnologia. Attraverso le nuove funzionalità di Teams, Viva e Microsoft 365 vogliamo affiancare le aziende in questo processo di trasformazione e supportarle, grazie al digitale, ad abbracciare il cambiamento verso modelli di lavoro ibridi anche dopo la fase emergenziale».

Molti dipendenti hanno finora lamentato il senso di estraneità che lavorare da remoto spesso implica. Le tecnologie innovative oggi disponibili non possono certamente annullare tempo e spazio, ma di sicuro possono risolvere molti dei limiti che fino a oggi la maggior parte di noi ha incontrato. La ricerca, peraltro, evidenzia un dato interessante: in questa fase in cui le aziende stanno ripensando i propri confini, emerge una forte disponibilità a ripensare l’intera l’esperienza digitale: non a caso, il 46% dei dipendenti in Italia si dichiara aperto a sfruttare anche spazi digitali immersivi nel metaverso per future riunioni.

 

Sempre connessi? No, grazie

Una giusta dotazione tecnologica certamente aiuta. Lo studio ricorda, per esempio, i trilioni di informazioni anonime sulla produttività che Microsoft è in grado di raccogliere grazie a Microsoft 365, una piattaforma che esalta la flessibilità del lavoro e nel lavoro. Le aziende che vedono la produttività crescere ne sono felici, ma non possono ignorare un rischio concreto che la digitalizzazione implica in termini di stanchezza, se non di esaurimento, legata all’estendersi spesso poco controllato dei tempi di lavoro. Ore più intense, più ore, più straordinari, weekend di lavoro sono molto frequentemente aumentati nello scorso biennio e a fare la parte del leone sono soprattutto i meeting: un utilizzatore medio di Teams ha conosciuto dal febbraio 2020 a oggi un incremento di oltre il 250% del tempo speso in meeting i quali, in media settimanale, sono aumentati del 153%.

Malgrado questo digital overload, siamo stati piuttosto bravi e abbiamo imparato a gestire la situazione in modo flessibile ed efficace. Per esempio, chi utilizza il calendario di Outlook evidenzia una ripida curva di apprendimento dato che le sovrapposizioni di appuntamenti nel calendario sono crollate del 44%. Sono diminuiti di numero i meeting all’ora di pranzo, segno che questa benefica interruzione viene preservata. E poi se è vero che il numero di riunioni è aumentato, la durata è scesa dato che in prevalenza durano meno di 15 minuti.

Per qualcuno il rischio del “sempre connesso” dipende dal doversi connettere a tutte le ore con colleghi che lavorano in altri Paesi con fusi orari molto diversi, ma anche in questo si evidenzia una nuova capacità di gestire gli appuntamenti sincroni con i tempi asincroni consentiti da attività che possono essere distribuite in orari diversi. Nell’insieme, quindi, il rischio dell’always on è sempre in agguato ma, diciamolo, tutti noi lo abbiamo imparato a gestire piuttosto bene.

 

L’importanza delle relazioni sociali

Uno degli aspetti più sentiti del lavoro da remoto e del lavoro ibrido è quello relativo all’impatto sulle nostre relazioni e il Work Trend Index rivela che non tutti riescono a mantenere un adeguato rapporto con i colleghi. Il 54% dei lavoratori “ibridi” italiani, infatti, afferma di avvertire un maggiore senso di solitudine sul posto di lavoro rispetto al periodo pre-pandemico. Peraltro, se la maggioranza di coloro che lavorano in ibrido riesce ancora a mantenere soddisfacenti rapporti, solo la metà di chi lavora esclusivamente da remoto riesce a fare altrettanto, sia con i membri del team sia (ma ancor meno) con chi ne sta fuori. È una importante perdita di capitale sociale e i leader non possono fare affidamento solo sui tradizionali canali interni all’ufficio, ma devono attivarsi perché i legami si possano riconnettere.

E non è una cosa banale se ben il 43% dei leader (il 49% in Italia) ritiene l’obiettivo del relationship building la sfida più grande da dover affrontare. Ma è chiaramente una priorità, se si vuole preservare un adeguato livello di successo organizzativo, poichè è ben noto che i dipendenti con relazioni interpersonali ricche vantano livelli di performance nettamente superiori, produttività più elevata e maggiore propensione a restare in azienda rispetto agli altri. Questo vale sia per le relazioni all’interno del team sia al di fuori. La ricerca mostra che tale molteplicità e ricchezza di relazioni aumenta in modo significativo la soddisfazione sul lavoro, migliora il rapporto con l’azienda e attenua lo stress sul posto di lavoro. Ma vale molto meno per chi lavora da remoto e questo evidenzia la necessità di una maggiore attenzione da parte dei leader al fine di un maggiore coinvolgimento di chi lavora a distanza.

Lo stesso vale, e a maggior ragione, per l’onboarding di coloro che sono entrati in azienda nei due anni passati. Quasi due terzi dei leader rileva con preoccupazione che i nuovi dipendenti non riescono ad avere il supporto auspicabile se avviati al lavoro da remoto, ma anche con modalità ibride. I nuovi assunti si sentono meno coinvolti, hanno relazioni più tenui con i loro team e sono a maggior rischio di attrition. Occorre, dunque, è la conclusione dello studio, che i leader siano consapevoli di questa situazione e si attivino per aiutare i dipendenti a rafforzare i loro network relazionali nonostante le difficoltà frapposta dalla distanza.

 

Le innovative proposte di Microsoft per il lavoro ibrido

 

Per facilitare il lavoro nel panorama ibrido Microsoft ha nei giorni scorsi annunciato alcune novità di prodotto:

 

•       Per rendere la pianificazione delle riunioni più facile e aiutare i team a capire quando opportuna la presenza in ufficio, Microsoft lancia la nuova feature Outlook RSVP, che permetterà agli utenti di confermare la propria presenza al meeting di persona o da remoto;

•       La feature di traduzione linguistica in Teams permette agli interpreti di tradurre quasi in tempo reale ciò che il presentatore dice in un'altra lingua. L'organizzatore della riunione può assegnare gli interpreti e selezionare fino a 16 combinazioni di lingue di origine e di destinazione;

•       Per colmare il divario tra spazi di lavoro digitali e fisici, un nuovo layout di riunione per Teams Rooms, Front Row, è ora disponibile in anteprima;

•       Collegare i team con Surface Hub è sempre stato facile. Grazie ai nuovi aggiornamenti delle esperienze Microsoft Teams e Whiteboard, e con l'aggiunta della nuova Microsoft Surface Hub 2 Smart Camera – la prima fotocamera AI-powered di Microsoft – i vantaggi di Surface Hub si estendono ai partecipanti dei meeting da remoto per fornire loro una visione dinamica delle interazioni all'interno della stanza;

•       Per estendere la collaborazione in maniera sinergica con persone al di fuori dell’azienda, Teams Connect permette ora di avviare chat e riunioni anche con persone esterne all’organizzazione in maniera sicura e affidabile;

•       La nuova risorsa di Microsoft Viva Insights, Inspiration Library, ha l’obiettivo di aiutare i manager a definire la nuova normalità del loro team, fornendo spunti e best practice di Microsoft e di altri esperti del calibro di Harvard Business Review e Thrive per migliorare la propria produttività e benessere.

 

Il report completo è disponibile a questo link. Tutti gli aggiornamenti e altre interessanti novità sono disponibili sul blog ufficiale di Microsoft e sul blog di Microsoft 365.

 

SAVE THE DATE

Sul tema delle prospettive del lavoro ibrido, il prossimo 17 maggio 2022 dalle 17 alle 18 Microsoft e Harvard Business Review Italia terranno un webinar dal titolo Le frontiere del lavoro ibrido - Approcci e strumenti per creare coinvolgimento e soddisfazione nel nuovo mondo dell’Hybrid Work.

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