Marzo 2021

Che fare quando un dipendente va completamente fuori di testa

Rebecca Knight

Marzo 2021

Che fare quando un dipendente va completamente fuori di testa

È frustrante quando un membro del proprio team è mentalmente assente. In alcuni casi, questa persona fa solo il minimo indispensabile. In altri casi, non riesce a rispettare le scadenze importanti o lascia cadere la palla su progetti critici. Come si può determinare quello che sta succedendo? Cosa si può fare per affrontare il problema quando potrebbe trattarsi solo di un crollo temporaneo? E quando è un problema a lungo termine? E qual è il modo migliore per assicurarsi che la mancanza di motivazione di questa persona non influenzi o infastidisca gli altri membri del team?

 

Cosa dicono gli esperti

Ci sono una miriade di fattori che potrebbero mandare fuori di testa un dipendente, secondo Alice Boyes, ex psicologa clinica e autrice di The Healthy Mind Toolkit, tra gli altri libri. “Potrebbe essere che si sentono scavalcati e se ne lamentano. Potrebbe essere che il loro lavoro è cambiato e lo sentono fuori dalla loro portata. Potrebbe essere un problema personale – forse stanno attraversando un divorzio o sono un neo-genitore ed è un pezzo che non dormono – che sta influenzando le loro prestazioni. È anche possibile che quella persona non sappia nemmeno come si sta comportando”. Indipendentemente dalla ragione, è tuo compito trovare un modo per sostenerla, dice Allison Rimm, consulente, coach e autore di Joy of Strategy: A Business Plan for Life. I vostri obiettivi, dice, sono di capire: “Cosa c’è alla base di questa mancanza di impegno? E cosa possiamo fare al riguardo?”. Ecco alcuni suggerimenti.

 

Raccogliere prove

Per cominciare, dice Boyes, è necessario chiarire bene in che modo precisamente il dipendente sta perdendo colpi. Chiedetevi: “Quali sono i requisiti lavorativi che questa persona non soddisfa? In quali modi specifici questa persona sta avendo un impatto negativo sull’organizzazione?”. È anche importante considerare in che modo si arriva a conoscere queste informazioni, dice Rimm. “Avete osservato direttamente che le loro prestazioni sono fuori norma? L’avete sentito da altri? I clienti si lamentano?”. Riflettete anche in termini di tempo. “È un problema recente? O avete osservato uno scivolamento progressivo nelle prestazioni di questa persona?”.

Le risposte a queste domande vi aiuteranno a determinare come affrontare il problema con il vostro dipendente. “Avete bisogno di dati”, aggiunge Rimm. “Non confrontate nessuno sul suo comportamento a meno che non abbiate prove evidenti che stia influenzando gli altri”. Pensate anche a cosa potrebbe scatenare la mancanza di impegno del vostro dipendente. (Ci possono essere problemi personali sottostanti di cui non siete al corrente, naturalmente, ma ci possono anche essere delle sfide organizzative di cui siete particolarmente consapevoli). Considerate la cultura del lavoro della vostra azienda e chiedetevi se ci sono delle dinamiche di gruppo complesse che possano costituire un ostacolo per questa persona.

 

Informarsi sulle risorse

Prima di affrontare l’argomento con il vostro dipendente, Boyes raccomanda di informarsi sulle risorse della vostra organizzazione per affrontare situazioni come queste. “Ci dovrebbero essere alcuni processi e meccanismi già in atto”, dice. “Non dovrebbe essere compito di un singolo manager occuparsi di questo specifico problema”. Informatevi dei sistemi di supporto disponibili, compresi i piani di assistenza ai dipendenti e le reti sanitarie, i programmi HR e i corsi di formazione. Armatevi di informazioni in modo da essere preparati a trovare soluzioni assieme al vostro dipendente.

 

Essere compassionevoli

Quando è il momento di avere una conversazione franca e onesta con il vostro dipendente, siate gentili. “Mostrate genuina preoccupazione e interesse per l’altra persona in quanto essere umano”, dice Rimm. Fate domande. “Non siete lì per incolparli o giudicarli; siete lì per capire cosa sta succedendo”, dice. “Mettete in chiaro che avete un desiderio legittimo e sincero di sostenerli in qualsiasi cosa li affligga”. Date ascolto ed empatia. Costruite un rapporto di fiducia dimostrando che avete a cuore ciò che interessa loro.

 

Offrire un supporto personalizzato

Una volta che avete acquisito una migliore comprensione del problema di fondo, dovete lavorare insieme alla persona per trovare un rimedio, dice Rimm. Chiedetele come potete aiutarla. Le soluzioni saranno diverse a seconda di quali sono i motivi dietro il distacco. Per esempio:

Se la causa è lo stress personale, offrite flessibilità. Quando un dipendente sta “facendo un passo indietro per affrontare un problema personale”, bisogna essere delicati e discreti, dice Boyes. Se un dipendente ha, diciamo, problemi coniugali o ha bisogno di occuparsi di un genitore malato, offrite supporto e comprensione. Siate gentili. Chiedete loro cosa sarebbe più utile – lavoro a distanza? orari ridotti? responsabilità ridotte? – e poi fate in modo che accada per un periodo determinato. Dovete anche trovare un modo per dirlo al resto della squadra che “rispetti la privacy e la riservatezza della persona”, dice Rimm. Chiedete al vostro dipendente: “Saresti disposto a condividere queste informazioni su una base limitata? Se facciamo sapere al team che stai attraversando un periodo di pressione personale, ti daranno un po’ di tregua”. Lavorate insieme per creare un messaggio che “affronti la questione in modo appropriato”.

Se il disimpegno è dovuto a mancanza di competenze, offrire formazione. “Quando i carichi di lavoro cambiano e i dipendenti vanno e vengono, può essere demoralizzante anche per le persone che sono normalmente laboriose e motivate”, dice Rimm. “Lottano e sentono di essere state destinate a fallire, e così se ne vanno”. Chiedete al vostro dipendente come i cambiamenti nell’ambiente di lavoro hanno influito sulla sua capacità di svolgere i suoi compiti. “Potrebbe essere che le loro abilità, interessi e capacità non siano più in linea con le loro responsabilità”, dice. In questo caso, si potrebbe offrire supporto sotto forma di corsi di formazione continua o di coaching individuale. Si potrebbe anche pensare di “ridistribuire le responsabilità in modo da sfruttare meglio i loro punti di forza”.

Se il dipendente si annoia, siate creativi. Scoprite quali sono i loro obiettivi, dice Boyes. “Scoprite perché non si sentono soddisfatti. Chiedete come potreste aiutarli a soddisfare le loro aspettative”. Poi, dovete essere intraprendenti nel trovare una soluzione per riaccendere il loro interesse. “Forse hanno bisogno di uno sviluppo continuo delle competenze o di un nuovo progetto in cui affondare i denti”, dice. Pensate a modi per sfidare il vostro dipendente a espandere i suoi orizzonti professionali.

Se il dipendente è esaurito, considerate se i requisiti del lavoro sono ragionevoli. “C’è spesso molta confusione tra le aspettative ufficiali di un lavoro e quelle reali”, dice Boyes. “Se la persona sta tecnicamente soddisfacendo i requisiti di base, ma era solita andare ben oltre”, potrebbe essere che sia esaurita per aver lavorato in un modo che non era sostenibile. Forse è necessario ripensare le aspettative o trovare un modo per riconoscere più pienamente i contributi del dipendente. “Forse hanno bisogno di un nuovo incarico o di un meccanismo che assicuri loro che riceveranno credito per ciò che stanno facendo”.

Se l’impiegato si è distaccato perché arrabbiato per una lamentela legata al lavoro, siate comprensivi. È comune che i dipendenti prendano temporaneamente le distanze a causa delle “difficili dinamiche interpersonali nei gruppi”, dice Boyes. Ma mentre dovete prendere sul serio le lamentele dei vostri dipendenti, dovete anche rendere chiaro qual è l’impatto del loro disimpegno. Rimm suggerisce di dire: “Ti ascolto. Sono d’accordo che questo fa schifo. Ma lascia che ti dica come appare. La tua squadra sente che ti sei allontanato e non stai contribuendo. Sta avendo un effetto sul morale e sulla produttività”. Il succo del tuo messaggio è: “Mi importa di te, ma mi importa anche di tutti gli altri in questa squadra, e il tuo comportamento sta avendo un impatto negativo”.

Se la persona è inconsapevole del proprio comportamento, procedete con cautela. Potrebbe non rendersi conto che si sta comportando in modo diverso, nota Boyes. Questo può essere difficile. Da un lato, a causa dei “limiti dell’autoconsapevolezza”, il dipendente potrebbe essere semplicemente ignaro. Attirare l’attenzione sul cambiamento nel comportamento potrebbe essere un campanello d’allarme. D’altra parte, aggiunge Boyes, la sua mancanza di riconoscimento potrebbe segnalare un problema personale più profondo e complesso, come la depressione. Poiché “non ci sono molti scenari in cui è appropriato per un manager scavare nella vita personale di un dipendente”, non avete molte opzioni. Prestate un orecchio di sostegno e offritevi di aiutare il vostro dipendente a trovare l’assistenza necessaria.

 

Siate aperti con la vostra squadra - fino a un certo punto

Oltre a parlare con il dipendente in questione, è necessario rivolgersi al team. “Riconoscete l’elefante nella stanza”, dice Rimm. E tuttavia, non escludete nessuno. Siate rispettosi e professionali. Boyes raccomanda di “capire cosa è più fastidioso – tempo sprecato, scadenze mancate, o atteggiamenti scontrosi” – e poi affrontare queste cose in modo ampio all’interno del team. Stabilite le aspettative. Spiegate i requisiti. Ma qualsiasi cosa facciate, “non stigmatizzate”. Non si tratta di una persona; si tratta della squadra.

 

Siate pazienti - fino a un certo punto

Riaccendere la scintilla in un dipendente disimpegnato non accadrà in una notte, dice Boyes. E sfortunatamente, potrebbe non accadere affatto. “Solo perché avete parlato con il vostro dipendente che si è ritirato, non c’è alcuna garanzia che lo riattiverete”, dice. Se i possibili rimedi che avete implementato non sembrano funzionare, potrebbe essere il segno che non ricopre un ruolo appropriato. La franchezza è necessaria. Spiegate le priorità dell’organizzazione e siate diretti sulle vostre preoccupazioni circa le sue prestazioni. Si spera che “possiate giungere insieme alla conclusione che non è adatto”. Come gesto di buona volontà, potreste offrirvi di aiutarlo a cercare un nuovo lavoro.

 

Principi da ricordare

 

Cosa fare

- Pensare a come questo dipendente sta perdendo colpi chiedendovi: quali sono i requisiti del lavoro che questa persona non soddisfa?

- Praticare l’empatia. Parlare con il vostro dipendente con preoccupazione e interesse genuini. Far capire che avete un sincero desiderio di sostenerlo.

- Informarvi sui sistemi di supporto disponibili, compresi i piani di assistenza per i dipendenti e le reti sanitarie, che potrebbero aiutare a riavvicinare il vostro dipendente.

 

Cosa non fare

- Confrontare il dipendente riguardo al suo comportamento senza prove concrete che sta avendo un impatto negativo.

- Non considerare se i requisiti del lavoro sono ragionevoli. Potrebbe essere che il vostro dipendente sia esaurito per aver lavorato in un modo insostenibile.

- Essere troppo tolleranti verso una situazione negativa. Quando un dipendente perde il controllo, potrebbe significare che il suo ruolo non è giusto per lui. Potrebbe essere il momento di lasciare andare.

 

Consigli pratici

 

Caso di studio n. 1

Sii diretto con il tuo dipendente – e sii creativo nell’elaborare un piano per innescare un nuovo impegno.

 

Charlene Marchant, COO di Exposure Ninja, agenzia di marketing digitale, dice che i dipendenti altrimenti forti se ne vanno per una serie di motivi.

“Spesso, trovo che il cambiamento di prestazioni sia legato ad altri eventi impegnativi che accadono nella vita di una persona”, dice. “A volte, tuttavia, ho scoperto che la mancanza di impegno è una reazione a un cambiamento nel sistema di lavoro, un cambiamento nella gestione, la mancanza di progressi o di sviluppo sul lavoro, o il lavoro semplicemente non quadra con i loro punti di forza o interessi”.

Di recente, ha avuto a che fare con un dipendente che si è licenziato – lo chiameremo Bob – che è stato un solido membro del suo team per due anni.

Bob era sempre stato uno dei suoi dipendenti più competenti e motivati. Improvvisamente, però, le cose sono cambiate. Sembrava disimpegnato. Non rispettava le scadenze e i colleghi cominciarono a lamentarsi del suo atteggiamento brusco. “Prima, Bob era motivato e concentrato sui suoi obiettivi”, dice Charlie. “Ma di punto in bianco, le cose hanno iniziato a precipitare”.

Charlene decise che aveva bisogno di parlare con Bob di ciò che ne stava causando il cambiamento nel comportamento e nelle prestazioni. Fu sincera e diretta. “Lo rassicurai sul fatto che ero sempre stata soddisfatta del suo lavoro e che volevo sostenerlo”, dice. “Ma gli feci anche sapere che avevo notato che non era più così impegnato e volevo sapere perché”.

Bob ha spiegato che era frustrato dalla sua mancanza di progressione. Aveva lavorato nello stesso ruolo per un po’, ma non riusciva a vedere il prossimo passo nel suo percorso di carriera.

Charlene doveva essere onesta con Bob. Sfortunatamente, non c’erano posizioni senior disponibili nel suo dipartimento per le quali Bob fosse qualificato. Tuttavia, aveva una soluzione. “Nella nostra azienda, offriamo ai nostri dipendenti ruoli all’interno di altri dipartimenti”, dice. “Bob potrebbe passare a un ruolo più senior e a una fascia di stipendio più alta se fosse interessato a ricevere più formazione”.

Lei e Bob hanno parlato delle sue capacità e dei suoi obiettivi, cercando anche la collaborazione di un altro responsabile di reparto. Insieme hanno concordato che Bob avrebbe completato un piano di formazione e sviluppo che includeva un distacco part-time in un altro reparto. Se avesse avuto successo nel programma e fosse andato bene nel colloquio con l’altro responsabile di reparto, avrebbe ricevuto una promozione.

Durante il programma, Charlene ha continuato a controllare Bob per rivedere i suoi progressi e per capire se gli piaceva questo nuovo tipo di lavoro. “Ho notato che Bob era di nuovo più concentrato sul suo lavoro ora che aveva una nuova direzione”.

Bob ha ottenuto la promozione e è ora più impegnato nel suo attuale lavoro.

 

Caso di studio #2

Sii gentile ed empatico mentre dai ai membri del tuo team la possibilità di aiutarsi da soli

 

Jonathan Tam, vicepresidente del marketing di Liferay, un’azienda di software, dice che fortunatamente non ha avuto a che fare con troppi dipendenti che si sono tirati indietro nel corso della sua carriera. Tuttavia, dice, quando incontra un dipendente disimpegnato, cerca di risolvere il problema attraverso la responsabilizzazione.

“Non è solo cosa posso fare per il dipendente, ma cosa può fare il dipendente per se stesso”, dice.

Qualche anno fa, in una precedente azienda, Jonathan ha aiutato ad assumere un nuovo membro del team di eventi che supervisionava. Questa nuova dipendente – la chiameremo Erin – aveva una precedente esperienza negli eventi e divenne subito un membro produttivo del team. “Era intelligente e competente”, dice Jonathan.

Ma dopo qualche mese di lavoro, il manager diretto di Jonathan e Erin notò un cambiamento nel suo comportamento. “Erin stava iniziando a lavorare meno e a non impegnarsi così tanto”, dice. “Nelle riunioni, si sedeva da sola e parlava raramente. La sua faccia guardava sempre in basso”.

Jonathan non riusciva a pensare a un motivo per cui Erin si comportasse così, perciò ha programmato un incontro a tu per tu. Le disse ciò che aveva osservato.

Erin ammise di essere fuori squadra. Il motivo lo sorprese. “Mi disse che semplicemente non era adatta al gruppo”, ricorda lui. Lei disse: “Non mi includono. E non mi sto facendo degli amici qui”.

Jonathan espresse empatia. Le disse che capiva perché era frustrata. Erin si era unita a una squadra affiatata che era già stata insieme per tre anni. Tutti avevano circa la stessa età. “Ma lei non si sentiva integrata”.

Jonathan ha aiutato Erin a trovare un modo per risolvere la situazione. “Volevo che sapesse che poteva controllare il suo destino”.

Così, le ha dato dei suggerimenti. “Ho detto: ‘Erin, mettiti in gioco. Non sederti ad aspettare di essere invitata a pranzo o all’happy hour. Non aspettare che qualcuno ti chieda del tuo fine settimana. Chiedi: posso essere coinvolta?’”.

Jonathan ha continuato a istruire Erin su come offrire la sua opinione e dare contributi al team. “In un gruppo aperto, dipende molto dall’ambiente in cui si lavora”, dice. “È probabile che tu rimanga [nella tua azienda] più a lungo e lavori più duramente se ti piacciono le persone con cui lavori. La cultura di squadra è davvero importante”.

Non è stato automatico, ma con il tempo Erin ha cambiato la sua disposizione ed è tornata a impegnarsi nel suo lavoro.

 

Rebecca Knight lavora come giornalista freelance a Boston ed è docente alla Wesleyan University. I suoi lavori sono pubblicati su The New York Times, USA Today e The Financial Times.

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