Ottobre 2020

Arriva una nuova generazione di tecnologie per le comunicazioni d’ufficio

Ethan Murray

Ottobre 2020

Arriva una nuova generazione di tecnologie per le comunicazioni d’ufficio

La maggior parte dei lavoratori intellettuali ha acquisito nel 2020 una grande familiarità con strumenti di realtà ibrida come Zoom, Team e Slack che permettono di incontrarsi in luoghi virtuali. Unendo il mondo reale e quello virtuale per produrre nuovi ambienti, i dipendenti che fino a nove mesi fa facevano affidamento sulle interazioni personali in ufficio oggi si incontrano su isole tropicali virtuali, assistono da remoto a presentazioni trasmesse in tutto il mondo, e mantengono vivo lo spirito di squadra con battute ed emoji inframezzati ai loro messaggi nel corso della giornata di lavoro.

Ma queste esperienze sono solo la punta dell'iceberg delle attuali offerte di realtà ibride. Le tecnologie di realtà aumentata sono diventate elementi regolari nell'offerta di prodotti che entrano nelle catene di montaggio e persino negli interventi chirurgici. Ora, con il 42 per cento dei dipendenti americani a tempo pieno che per il prossimo futuro continueranno a lavorare da casa, visto che la pandemia si protrae, nuove forme di tecnologie di realtà mista stanno creando sostituti virtuali di grande utilità per il lavoro d’ufficio, ridefinendo nel processo il futuro del lavoro.

Queste nuove applicazioni di realtà mista possono aiutare le aziende a ridurre i costi e ad aumentare i ricavi. Molte aziende con cui lavoriamo le stanno utilizzando per ridurre le loro impronte di uffici nel mondo reale di circa un terzo in media e per dare energia a dipendenti lontani, molti dei quali nel lavorare da casa riescono già ad essere più produttivi visto che non devono perdere tempo in spostamenti.

A lungo termine, le aziende utilizzeranno la realtà mista per creare le condizioni per una collaborazione e un'innovazione a distanza che siano altrettanto valide, se non migliori, di quelle di persona. Di seguito riportiamo tre aree chiave in cui è già possibile vedere le prime versioni di quelli che potrebbero essere chiamati "collaborazioni" multidimensionali che stanno migliorando la produttività e il contributo dei lavoratori della conoscenza.

 

Uffici virtuali

Quasi un decennio prima della pandemia, i pionieri della tecnologia hanno iniziato a utilizzare "portali" video su grande schermo per collegare gli uffici satellite nei rispettivi mondi attraverso feed video informali e sempre attivi. Con l'evoluzione di questa tecnologia, le grandi aziende hanno iniziato a sperimentare i meeting virtuali per mantenere i loro team connessi a livello globale.

Il motivo: quando i membri dei team delocalizzati non potevano vedersi, si sentivano disconnessi e isolati. La mancanza di incontri casuali danneggiava non solo il loro morale, ma anche la loro capacità di collaborare e di innovare.

Ora i team di alcune delle più grandi società di servizi finanziari e di rivenditori al dettaglio del mondo si incontrano in uffici virtuali utilizzando programmi di realtà mista come Sneek e Pukkateam. Programmi che danno una sensazione di presenza grazie a uno scambio continuo di immagini con i loro colleghi negli uffici, in modo che si sappia chi lavora alla scrivania, chi sta al telefono, e ci si sta bevendo un caffè e magari ha voglia di farsi una chiacchierata.

Con un clic del mouse, i compagni di squadra possono far partire una videochiamata in diretta, eliminando l'onere di allestire videoconferenze. Nel frattempo, i messaggi in chat di gruppo infarciti continuamente da emoji, gli aggiornamenti su vicende varie ("devo chiamare il ragazzo a scuola!") e lo scambio di battute e vignette mantengono l'atmosfera di lavoro divertente, amichevole e aperta. Per i team che preferiscono non mostrare le loro immagini reali durante il giorno, altri programmi come Sococo si affidano agli avatar per riunire i dipendenti di tutti i continenti in uffici virtuali dotati di sale conferenze, aree di attesa per gli ospiti e dispense.

 

Focus Group virtuali

Cresce anche la domanda di focus group virtuali alimentati da intelligenza artificiale che permettono alle aziende di andare oltre ciò che è possibile fare nelle normali sale-conferenza fisiche. Gli ambienti virtuali creati da piattaforme come Remesh consentono alle aziende di attingere al tipo di indicazioni che emergono nei focus group di limitate dimensioni, ma su una scala molto più ampia di solito della scala di massicci sondaggi digitali, senza però l'inconveniente di ricevere solo dei feedback a senso unico.

Le aziende utilizzano queste piattaforme per le ricerche di mercato e raccolgono e sintetizzano le opinioni anonime di un massimo di 1.000 partecipanti su un argomento o su un nuovo concetto di prodotto. Dotati di un'intelligenza artificiale e di un motore per i sondaggi che raggruppa e aggrega le risposte, i facilitatori possono anche reagire e adattare la discussione in tempo reale per esplorare le idee man mano che si presentano.

L'anonimato e la scala della piattaforma online permettono ai manager di sentire più voci, comprese quelle di chi tipicamente non parlerebbe di persona. Partecipa, così, un numero maggiore di dipendenti, grazie al fatto che i colleghi possono convalidare liberamente le osservazioni altrui. Un partecipante ha detto di non aver "mai sentito cose del genere prima d'ora". I dati quantificabili, le citazioni e i temi rivelatori forniti dal motore di intelligenza artificiale della piattaforma hanno dimostrato che i comportamenti inappropriati non si verificavano solo in parti oscure dell'azienda, e questo ha convinto il gruppo dirigente della banca a impegnarsi per migliorare diversità e inclusione.

 

Collaborazione virtuale

Infine, le aziende si stanno volgendo verso ambienti di realtà mista come soluzione per la gestione di progetti e per le sessioni sulle innovazioni. Quando la pandemia ha colpito, molte aziende sono state costrette a congelare i loro progetti e le attività di ricerca e sviluppo dato che non potevano convocare le persone coinvolte di persona.

Ma alcune di esse non hanno perso un colpo, passando a strumenti di collaborazione come le note e gli appunti online, le lavagne digitali condivise e il co-editing in diretta di wiki, diapositive e documenti. Una banca con cui abbiamo lavorato quest'estate, per esempio, ha scoperto di poter progettare e lanciare una nuova linea di business e un nuovo prodotto di digital banking in uno spazio di lavoro virtuale altrettanto bene, e in una frazione del tempo, di come aveva fatto un anno prima per un altro prodotto, quando ha messo molti dipendenti sugli aerei per farli partecipare di persona ai brainstorming.

Uno dei motivi principali di questo successo è stato il fatto che la combinazione di video, voce, chat e strumenti di collaborazione ha creato per tutti i membri del team maggiori opportunità per dare il loro contributo, invece che venire sommersi da coloro che parlano a voce alta o da una personalità forte - o semplicemente perché hanno perso la sessione perché non hanno potuto viaggiare. Con una maggiore presenza nella sala-conferenze virtuale, i team sono stati in grado di realizzare soluzioni olistiche migliori in un modo che non era mai successo prima.

Sono state condivise e riviste più idee contemporaneamente su strumenti di collaborazione multi-editor che se tutti avessero dovuto intervenire passando attraverso un facilitatore per scrivere in diretta su una lavagna. E gli output sono stati immediatamente ben formattati e digitali, in modo da poter essere immediatamente utilizzati nei report e nella documentazione – cosa che non succede attaccando qualche criptica foto o schema su una lavagna bianca.

 

Il regno della realtà mista

Stiamo appena iniziando a vedere come sarà il futuro del lavoro nella realtà ibrida. Un anno fa, nessuno avrebbe creduto che avremmo lavorato da casa con la scala che abbiamo sperimentato. Eppure, praticamente tutte le grandi aziende con cui parliamo oggi chiedono innovazioni per rendere il lavoro virtuale sostenibile e produttivo.

Questo guiderà la prossima ondata di realtà mista, con soluzioni come gli strumenti di intelligenza artificiale che possono creare rotazioni ottimali di incontri "casuali" tra i team e le funzioni; schermi intelligenti per la casa a prezzi accessibili e grandi display multi-monitor in grado di trasformare le connessioni virtuali tramite laptop in un formato full-size più coinvolgente; stampanti 3D che permetteranno ai team di progettazione di testare fisicamente i prototipi in tutto il mondo dai loro uffici domestici; e per le cose che non possono essere prodotte a casa, rapide consegne a domicilio attraverso la città da parte di droni di forniture per happy hour virtuali, come il vino e le tartine.

Come le vecchie e confuse chiamate Skype del 2010 che hanno preceduto l'odierno boom di Zoom, le tecnologie a realtà mista che stanno diventando popolari oggi saranno probabilmente a loro volta superate nel prossimo futuro. Tra dieci anni, guarderemo all'attuale offerta di uffici virtuali, focus group e strumenti di collaborazione con lo stesso compatimento che abbiamo ora per le telefonate piene di disturbi.

Questo articolo gratuito fa parte di una serie realizzata allo scopo di contribuire allo sforzo di far fronte alle conseguenze della pandemia. Se avete apprezzato questi articoli, considerate un abbonamento a Harvard Business Review Italia. È il modo migliore per aiutarci a rafforzare l’iniziativa.

Ethan Murray è partner dello studio Digital di Oliver Wyman e fa parte della task force dello studio sul lavoro d'ufficio e domestico post-COVID.

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