Giugno 2020

Otto domande che i datori di lavoro si dovrebbero porre sulla riapertura

Jeff Levin-Scherz, Deana Allen

01 Giugno 2020

Otto domande che i datori di lavoro si dovrebbero porre sulla riapertura

All’inizio di marzo, quando abbiamo pubblicato il nostro articolo su HBR “Otto domande che i datori di lavoro dovrebbero porsi sul Coronavirus”, c’erano meno di 100.000 casi e 4.000 decessi a livello globale. Ora, a distanza di non più di tre mesi, le infezioni superano i 5,5 milioni e i datori di lavoro si trovano di fronte a tutta una nuova serie di domande, mentre valutano come riaprire i luoghi di lavoro dopo settimane o mesi di restrizioni. Come sempre, i datori di lavoro devono rimanere agili e prestare molta attenzione alle condizioni locali, alle linee guida e alle pratiche che cambiano. Ecco otto domande cui devono ora dare una risposta.

 

1. Quando è il momento giusto per il rientro dei dipendenti?

Secondo un sondaggio condotto tra 854 datori di lavoro statunitensi che abbiamo completato all’inizio di aprile, il 42% ha riferito che la maggior parte della loro forza lavoro potrebbe lavorare a distanza - rispetto ad appena il 14% prima della pandemia. I datori di lavoro ora vogliono sapere quando e come riportare sul luogo di lavoro molti dei loro dipendenti che lavorano da remoto.

L’Organizzazione Mondiale della Sanità raccomanda che i lavoratori non essenziali ritornino quando c’è una diminuzione continuativa della trasmissione dei contagi all’interno di una data comunità, una riduzione del tasso di test positivi, la disponibilità di test sufficienti per individuare nuove epidemie e un’adeguata capacità ospedaliera locale per accogliere un’ondata di nuovi casi nel caso in cui si debba verificare.

Le aziende dovrebbero essere pronte ad adottare orari diversi per le diverse aree geografiche a seconda delle circostanze locali. Faranno bene a dare priorità all’apertura di luoghi di lavoro in cui l’attività non può essere svolta in modo sostenibile a distanza, dove c’è una forte esigenza di effettuare attività di produzione in un dato luogo di lavoro e dove è possibile riprogettare con pochi cambiamenti gli spazi per consentire l’allontanamento fisico e sociale.

 

2. Chi dovrebbe tornare sul posto di lavoro?

Non tutti, e non tutti allo stesso tempo.

È meglio che i lavoratori ritornino gradualmente, il che consente una minore densità, rendendo l’allontanamento fisico meno impegnativo. Il mantenimento di una forza lavoro parzialmente remota facilita anche i cambiamenti fisici o del flusso di lavoro in modo da ridurre al minimo le interruzioni, organizzando nel contempo il rientro sul posto della maggioranza dei dipendenti nelle settimane e nei mesi successivi.

Suggeriamo che i lavoratori a più alto rischio di complicanze connesse al Covid-19, quelli sopra i 60 anni e quelli con problemi di obesità, nonché coloro che hanno malattie croniche polmonari o cardiache, diabete o malattie renali, continuino a lavorare da remoto nei limiti del possibile fino a quando il numero di contagi nella comunità non scenda a livelli minimi. Suggeriamo inoltre che i dipendenti con bambini a casa e che non dispongono di un’assistenza alternativa, così come i dipendenti per i quali gli spostamenti potrebbero rappresentare un rischio significativo di esposizione, siano incoraggiati a continuare a lavorare a distanza.

Un’opzione che può aiutare a evitare eventuali discriminazioni è che i datori di lavoro permettano ai dipendenti di dichiarare semplicemente che si sentono a disagio nel tornare sul posto di lavoro, senza chiedersi se ciò sia dovuto all'età, a malattie croniche, a problemi di viaggio o alla cura dei bambini.

 

3. Come possiamo proteggere i dipendenti che vengono al lavoro?

La protezione più importante sul posto di lavoro è quella di escludere efficacemente coloro che sono a più alto rischio di trasmissione della malattia. Il 45% dei datori di lavoro nella nostra indagine ha riferito di aver utilizzato la scansione termica per identificare i dipendenti con febbre ed escluderli. Negli Stati Uniti, la Commissione per le Pari Opportunità sul Lavoro (EEOC) ha stabilito che durante la pandemia i datori di lavoro possono richiedere controlli della temperatura dei dipendenti o test senza violare le normative sulle disabilità. Poiché alla maggior parte delle persone non viene la febbre quando si ammala per la prima volta di Covid-19, è essenziale abbinare alla scansione delle domande ai dipendenti che ritornano, ad esempio chiedendo loro se sanno di essere stati esposti alla malattia, se hanno un membro della famiglia malato a casa, o se registrano altri sintomi tra cui tosse, mancanza di respiro, brividi, dolori muscolari, mal di gola o perdita di gusto e olfatto. Molte aziende limitano l’accesso dei visitatori al luogo di lavoro per ridurre il potenziale di esposizione.

Alcuni datori di lavoro utilizzano un’applicazione mobile o un modulo web per porre queste domande; altri utilizzano la segnaletica sul posto di lavoro. I datori di lavoro possono escludere i dipendenti che rispondono affermativamente a loro discrezione, e noi raccomandiamo di optare per un’esclusione maggiore piuttosto che minore nei primi giorni della riapertura. Tenete presente che i dipendenti in congedo di malattia retribuito hanno meno probabilità di venire al lavoro quando sono malati rispetto a quelli che ne sono sprovvisti. Anche se le politiche di congedo per malattia possono essere costose, il prezzo di consentire inavvertitamente l’ingresso sul posto di lavoro a dipendenti infetti può essere più alto.

Il Centro per il controllo e la prevenzione delle malattie raccomanda l’uso di maschere di stoffa per coloro che si troveranno a meno di un metro e mezzo dagli altri, e noi raccomandiamo ai datori di lavoro di richiedere e fornire mascherine per i lavoratori che ritornano al lavoro. Le mascherine possono essere scomode e devono essere rimosse per mangiare o bere, ma forniscono una certa protezione contro la diffusione delle malattie respiratorie. I datori di lavoro dovrebbero spiegare che la mascherina non è per proteggere chi la indossa, ma piuttosto per proteggere i colleghi. Le strette di mano vanno tralasciate per ancora un bel po’ e anche amichevoli colpi di gomito sono in contrasto con le norme di distanziamento consigliate.

Il posto di lavoro - che si tratti di cubicoli, di uno spazio di lavoro aperto o di una catena di montaggio - dovrebbe essere organizzato in modo che i dipendenti possano rimanere ad almeno un metro e mezzo di distanza l'uno dall'altro. La fila dovrebbe essere abolita laddove possibile; se è richiesta una fila, come ad esempio alla cassa di una caffetteria, occorre tracciare intervalli di 2 metri per evitare l'affollamento (nelle mense, i buffet di insalate e i finger food potrebbero favorire la diffusione del virus; gli alimenti confezionati singolarmente sono più sicuri). Un maggior numero di dipendenti mangerà alla scrivania e le aziende possono usare dei moduli in cui iscriversi per diminuire la congestione nelle cucine condivise, continuando al contempo a incoraggiare un frequente lavaggio delle mani.

Le aziende dovrebbero stabilire dei limiti di capacità delle sale conferenze per consentire una distanza di almeno due metri; se una riunione ha troppi partecipanti per la sala disponibile, alcuni di essi dovrebbero collegarsi in call anche se si trovano nell’edificio. I divisori in plexiglass possono aiutare a prevenire la diffusione del Coronavirus nei luoghi di produzione, negli spazi comuni e nei negozi di vendita al dettaglio.

Il 97% delle aziende nella nostra indagine ha riferito di aver migliorato la pulizia e la disinfezione, oltre ad aver aumentato l’accesso ai disinfettanti per mani e superfici. Sebbene vi siano nuove prove che il rischio di trasmissione del virus dalle superfici sia piuttosto basso, i dipendenti o il personale addetto alle pulizie dovrebbero usare regolarmente salviette disinfettanti sulle superfici condivise, come distributori di bevande o stampanti in comune, e non dovrebbero condividere attrezzature da ufficio come tastiere o cuffie telefoniche. I distributori d’acqua e le macchine per il ghiaccio possono diffondere il virus e dovrebbero essere lasciati spenti. Le aziende dovrebbero anche disabilitare gli asciugatori a getto nei bagni, in grado di diffondere le particelle di virus, fornendo invece asciugamani di carta.

Infine, se si scopre che un dipendente sul posto di lavoro è affetto da Covid-19, le aziende devono informare coloro che potrebbero essere stati in contatto nei due giorni precedenti i sintomi. Questi colleghi dovranno essere esclusi dal posto di lavoro e invitati a mettersi in quarantena. I datori di lavoro devono inoltre mantenere la riservatezza in merito al dipendente infetto evitando di comunicarne il nome.

 

4. Che ruolo possono svolgere i test per rendere i luoghi di lavoro più sicuri?

Attualmente i test possono svolgere solo un ruolo limitato nel garantire un ritorno sicuro sul posto di lavoro. Al momento i test sono costosi, scarseggiano e non sono abbastanza accurati. I test per le infezioni in atto hanno bassi tassi di sensibilità (cioè danno falsi negativi), quindi un test negativo da solo non è sufficiente a garantire che un lavoratore non sia contagioso. Tuttavia, possono essere utili per aiutare a identificare i malati asintomatici nei luoghi di lavoro in cui si è verificata un’esposizione nota. Le macchine collocate in locali appositi, capaci di produrre risultati “rapidi” possono elaborare solo una manciata di test all’ora, e il tampone nasale sul posto di lavoro potrebbe di per sé causare la diffusione della malattia. I test anticorpali, che richiedono un campione di sangue, hanno un alto tasso di falsi negativi anche con infezione in atto e di falsi positivi quando l’infezione è già passata. Inoltre, dopo che una persona si è ripresa dall’infezione, non è chiaro se un test anticorpale positivo significhi che sarà immune da future infezioni.

 

5. Cosa dobbiamo fare se scopriamo un dipendente infetto sul posto di lavoro?

Molti hanno pochi o nessun sintomo all’inizio di un’infezione da Covid-19, ed è probabile che molti luoghi di lavoro siano a rischio di esposizione nonostante gli sforzi del datore di lavoro. Come già detto, un dipendente o un visitatore con sospetta infezione da Covid-19 dovrebbe lasciare immediatamente il luogo di lavoro ed essere richiesto di effettuare un test o di ricorrere a un’assistenza medica. Le aree utilizzate dal malato per periodi prolungati nell’ultima settimana devono essere isolate e disinfettate dopo aver lasciato che le goccioline respiratorie si depositino per 24 ore. Anche cambiare l’aria più spesso lasciando aperte le finestre può ridurre il rischio.

I datori di lavoro devono identificare tutti i dipendenti che hanno trascorso più di 10 minuti nel raggio di due metri dalla persona infetta durante i due giorni precedenti l’inizio dei sintomi, e tali dipendenti devono anche lasciare il posto di lavoro, porsi in quarantena e monitorare i sintomi fino a 14 giorni dopo l’ultima esposizione. I dipendenti che hanno avuto solo contatti di passaggio, ad esempio in una sala o in un ascensore, non hanno bisogno dell’auto-quarantena. Alcuni lavoratori esposti a infrastrutture critiche, come gli operatori dei trasporti e gli operatori sanitari, possono tornare al lavoro dopo l’esposizione utilizzando maschere e distanziamenti fisici, oltre a una maggiore disinfezione dei loro spazi di lavoro.

 

6. Quando i dipendenti possono riprendere i viaggi di lavoro?

È improbabile che i viaggi d’affari internazionali si riprendano fino a quando questa pandemia non si sarà attenuata. Molti Paesi, se consentono gli arrivi internazionali, richiedono 14 giorni di quarantena e i viaggiatori d’affari potrebbero essere nuovamente messi in quarantena al ritorno a casa. I rapporti d’affari internazionali continueranno a utilizzare le videoconferenze per molti mesi e i viaggi riprenderanno sostanzialmente solo quando ci sarà un vaccino, un trattamento efficace o l’immunità di gregge.

Anche i viaggi domestici rimarranno limitati nei prossimi mesi. Le aree locali che hanno nuove epidemie probabilmente limiteranno gli spostamenti, e un viaggiatore d’affari che si reca in una regione di questo tipo potrebbe rimanere bloccato lì per settimane o mesi. I viaggi con l’auto personale riprenderanno per primi dato che non comportano il rischio di esposizione ad altri. Ci vorrà invece più tempo per i viaggi in treno, autobus e aereo e quando riprenderanno dovremo probabilmente fare i conti con orari limitati e maggiori tempi di percorrenza. Quando necessario, i viaggiatori potranno di nuovo soggiornare in hotel, poiché la maggior parte di essi ha aumentato intensificato pulizia e disinfezione; tuttavia, è comunque saggio utilizzare disinfettanti sulle superfici. I leader aziendali devono comunicare in modo chiaro e far rispettare le linee guida aziendali in materia di viaggi, man mano che si evolvono.

 

7. Come possiamo soddisfare le crescenti esigenze di salute mentale ed emotiva dei dipendenti?

Molti hanno subito gravi perdite durante la pandemia e non hanno avuto sufficienti opportunità di elaborare il proprio lutto. Quasi tutti noi abbiamo sperimentato la solitudine. Ci saranno più casi di ansia e depressione, e alcuni sopravvissuti e le loro famiglie avranno la sindrome da stress post-traumatico. L’accesso ai servizi di salute mentale era spesso scarso già prima della pandemia e ora i bisogni saranno ancora maggiori. Ed è una sfida che i datori di lavoro devono affrontare.

La maggior parte dei datori di lavoro nella nostra indagine (il 58%) riferisce di aver aumentato le possibilità di accesso a tele-servizi di terapia comportamentale, con sessioni audio o video, mentre l'83% riferisce di aver aumentato la comunicazione relativa ai programmi di assistenza ai dipendenti. Alcuni tipi di terapia cognitivo-comportamentale possono essere efficacemente erogati tramite applicazioni mobili, e prevediamo un maggiore utilizzo di soluzioni digitali per rispondere ad alcune esigenze di salute mentale. Alcuni dipendenti beneficiano di programmi di mindfulness e di mediazione culturale e la qualità dei programmi online è aumentata.

I datori di lavoro possono anche creare reti sociali virtuali per attenuare le situazioni di isolamento, e formare i supervisori per metterli in grado di identificare le esigenze di salute mentale dei dipendenti che lavorano a distanza e prendere le misure appropriate. Tener conto delle responsabilità familiari e della cura dei bambini e incoraggiare le persone a fare un po’ di esercizio fisico distaccandosi ogni tanto dal lavoro sono tutte misure che aiutano a sostenere la salute emotiva dei dipendenti.

 

8. Come dovremmo comunicare in merito al ritorno sul posto di lavoro?

Le voci false e infondate possono diffondersi velocemente come un virus e le aziende devono guadagnarsi la fiducia dei propri dipendenti ricorrendo a comunicazioni frequenti e accurate. Le aziende devono affrontare le preoccupazioni dei dipendenti in merito alla sicurezza del rientro concentrando le comunicazioni sulle azioni intraprese per proteggerli, tra cui la pulizia del posto di lavoro, le politiche di screening e le modifiche apportate per consentire l’allontanamento sociale. Queste informazioni devono essere condivise e comunicate in modo regolare, per esempio utilizzando i messaggi di posta elettronica, nonché attraverso l’intranet aziendale e i siti delle risorse umane.

È importante anche una buona comunicazione visiva che spieghi a tutti come tenere i comportamenti appropriati. Le aziende dovrebbero ritirare le foto che ritraggono gruppi di dipendenti. Dovrebbero anche evitare le immagini di persone che indossano indumenti protettivi di tipo medico, come visiere o maschere, in ambienti di lavoro non clinici, poiché sono dispositivi tuttora scarsi e comunque non raccomandati.

Infine, poiché le pandemie possono incitare alla xenofobia, al pregiudizio e alla stigmatizzazione, i leader dovrebbero essere attenti alla potenziale ostilità di alcuni gruppi o individui, ed esprimersi apertamente contro. I crimini d’odio contro gli asiatici, per esempio, sono aumentati con l’attuale pandemia, così come gli afroamericani erano stati erroneamente incolpati per la diffusione della pandemia influenzale del 1918. Il nostro sondaggio ha mostrato che il 47% delle aziende sta attualmente adottando misure per contrastare l’aumento di forme di ostilità durante questa pandemia, e il 21% sta pianificando tali azioni; tuttavia, quasi un terzo degli intervistati non ha piani di questo tipo. Contrastare i pregiudizi anche se inconsapevoli e praticare una comunicazione continua e una formazione diretta a contrastare la discriminazione sono elementi chiave delle strategie di diversità e di inclusione, e la loro importanza è oggi ancora maggiore.

Covid-19 è un virus in rapida evoluzione e il suo impatto sulle organizzazioni e sul mondo è stato forte e rapido. Le pratiche sopra descritte non solo aiuteranno a proteggere i dipendenti, la comunità e la reputazione dell’azienda, ma anche a posizionare le aziende per una transizione più fluida mentre organizzano il ritorno sul posto di lavoro.

 

Jeff Levin-Scherz è amministratore delegato e co-leader della practice North American Health Management di Willis Towers Watson. Jeff ha studiato come medico di base e ha ricoperto ruoli di leadership in organizzazioni di servizi sanitari. È professore assistente presso la Harvard TH Chan School of Public Health.

 

Deana Allen è vicepresidente senior della practice North America Healthcare Industry e ricopre il ruolo di leader Intellectual Capital and Operations Excellence di Willis Towers Watson. Oltre a lavorare come medico, ha ricoperto il ruolo di direttore aziendale del sistema sanitario e di consulente in materia di rischio e di assicurazione e sanità.

 

 

Questo articolo gratuito fa parte di una serie realizzata allo scopo di contribuire allo sforzo di far fronte alle conseguenze della pandemia. Se avete apprezzato questi articoli, considerate un abbonamento a Harvard Business Review Italia. È il modo migliore per aiutarci a rafforzare l’iniziativa.

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