Maggio 2020

Come monitorare i vostri dipendenti rispettandone la privacy

Reid Blackman

30 Maggio 2020

Come monitorare i vostri dipendenti rispettandone la privacy

Anche prima che Covid-19 costringesse un numero senza precedenti di persone a lavorare da casa, i datori di lavoro stavano intensificando i loro sforzi per monitorare la produttività dei dipendenti. Un rapporto Gartner del 2018 ha rivelato che su 239 grandi aziende, il 50% stava monitorando il contenuto delle email dei dipendenti e degli account dei social media, insieme a chi incontravano e come utilizzavano i loro spazi di lavoro. Un anno dopo, un sondaggio condotto da Accenture tra i dirigenti di livello C ha rivelato che il 62% delle loro organizzazioni utilizzava nuovi strumenti per raccogliere dati sui propri dipendenti.

Queste statistiche sono state raccolte prima della pandemia da Coronavirus, che ha reso il lavoro da casa una necessità per migliaia di aziende. Data la rapidità di questa transizione, i datori di lavoro si chiedono ora quanto lavoro venga effettivamente svolto. La paura di perdite di produttività, che si mescola al timore di un calo massiccio delle entrate, ha incoraggiato molti leader a intensificare gli sforzi.

Non mancano gli strumenti digitali per il monitoraggio dei dipendenti - o, come dicono i sostenitori della privacy, per la “sorveglianza aziendale”. Molti servizi consentono di effettuare un monitoraggio nascosto, di avere feed video in diretta, di tracciare l’utilizzo della tastiera, effettuare un riconoscimento ottico dei caratteri, registrare la battuta dei tasti o tracciare la posizione. Una di queste società, Hubstaff, permette l’acquisizione casuale dello schermo dei dipendenti che può essere personalizzata per ogni persona e impostata per acquisire le immagini “una, due o tre volte ogni 10 minuti”, se i manager lo desiderano. Un’altra società, Teramind, cattura tutte le attività della tastiera e registra “tutte le informazioni in log completi [che] possono essere utilizzati per creare una base di analisi del comportamento dell’utente”.

Nonostante l’ampia disponibilità di opzioni, tuttavia, il monitoraggio comporta un rischio reale per le aziende che lo realizzano. La sorveglianza minaccia di erodere la fiducia tra datori di lavoro e dipendenti. Accenture ha scoperto che il 52% dei dipendenti ritiene che un’errata gestione dei dati comprometta la fiducia - e solo il 30% dei dirigenti di C-suite intervistati si sono dichiarati “fiduciosi” che i dati sarebbero sempre stati utilizzati in modo responsabile. I dipendenti ora soggetti a nuovi livelli di sorveglianza riferiscono sia di essere “incredibilmente stressati” dal monitoraggio costante, sia di avere paura di parlare, una ricetta non solo per l’insoddisfazione, ma anche per il burnout, entrambi – ironia della sorte – fattori che riducono la produttività. Peggio ancora, il monitoraggio può generare un contraccolpo: nell’ottobre del 2019 i dipendenti di Google hanno reso pubblici gli strumenti di spionaggio che sarebbero stati creati per reprimere il dissenso interno.

Per quanto sia allettante implementare il monitoraggio a tutela della produttività, esso è anche in netto contrasto con le recenti tendenze del mondo del business. Molte organizzazioni si sono impegnate a promuovere una migliore esperienza dei dipendenti, con particolare attenzione alla diversità e all’inclusione. Non ci sono solo forti ragioni etiche per proporsi questo obiettivo, ma anche buone ragioni di fondo. Il Deloitte Global Millennial Survey del 2019 ha rilevato che il 55% dei millennial prevede di lasciare i datori di lavoro che danno priorità ai profitti rispetto alle persone. La ritenzione – che dovrebbe essere una priorità per tutte le aziende, data l’alta spesa per l’assunzione di nuove reclute – diventa difficile e costosa per le aziende che non riflettono questi valori. Dato il rischio di alienarsi i dipendenti e la possibilità di applicazione errata di questi strumenti, è molto probabile che per molti il gioco non valga la candela.

Anche così, alcune aziende troveranno comunque che valga la pena di fare dei compromessi. Il timore giustificato di un collasso dell’economia spinge ragionevolmente i datori di lavoro a monitorare i loro dipendenti per assicurarsi che siano produttivi ed efficienti. In effetti, possono anche avere obiettivi eticamente ammirevoli se, per esempio, lo fanno per la salute dei loro dipendenti e del Paese nel suo insieme. Inoltre, se gli strumenti vengono utilizzati con l’obiettivo di scoprire quali sono i dipendenti che hanno bisogno di un ulteriore aiuto – come si vedrà più avanti – questo può essere un motivo in più per monitorare. Ma se la vostra azienda conclude che dovrebbe monitorare i dipendenti (per qualsiasi motivo), è importante farlo in un modo che ne garantisca il rispetto.

Ecco sei raccomandazioni su come farlo in modo equilibrato.

 

1. Scegliete con attenzione le vostre metriche coinvolgendo tutti i soggetti interessati.

Applicare i numeri alle cose è facile, come lo è dare giudizi affrettati, basati su punteggi numerici emessi da un software. Questo porta sia a una sorveglianza non necessaria che a decisioni mal formulate. È semplicemente troppo facile reagire a informazioni che, in pratica, sono irrilevanti per la produttività, l’efficienza e le entrate. Se insistete nel controllare i dipendenti, assicuratevi che ciò che state monitorando sia rilevante e necessario. Il semplice monitoraggio della quantità di e-mail scritte o lette, ad esempio, non è un indicatore affidabile della produttività.

Se volete gli indicatori giusti, allora coinvolgete tutti gli stakeholder rilevanti nel processo per determinarli, dai manager ai supervisori a coloro che vengono effettivamente monitorati. Per quanto riguarda il coinvolgimento dei dipendenti, è particolarmente importante raggiungere sia quelli più esperti che quelli nuovi, e che siano in grado di fornire il loro contributo senza timore di ritorsioni. Ad esempio, possono confrontarsi con un supervisore - ma preferibilmente non con il loro diretto supervisore, che ha l'autorità di licenziarli o promuoverli.

 

2. Siate trasparenti con i vostri collaboratori su ciò che state monitorando e perché.

Rispettare qualcuno richiede che vi prendiate il tempo necessario per comunicare apertamente e onestamente con lui o lei. Dite ai vostri dipendenti cosa state monitorando e perché. Date loro l’opportunità di offrire un feedback. Condividete con loro i risultati del monitoraggio e, cosa fondamentale, fornite loro un sistema con cui possano appellarsi rispetto a decisioni sulla loro carriera influenzate dai dati raccolti. La trasparenza aumenta il tasso di accettazione dei dipendenti. Gartner ha riscontrato che solo il 30% dei dipendenti si sente a proprio agio con il proprio datore di lavoro se ha l’abitudine di controllare le loro email. Ma nello stesso studio, quando un datore di lavoro ha condiviso che avrebbe effettuato il controllo e ne ha spiegato il motivo, più del 50% dei lavoratori ha dichiarato di non avere problemi al riguardo.

 

3. Offrire sia il bastone che la carota.

Il software di monitoraggio o di sorveglianza è implicitamente condizionato dai supervisori, che sono inclini alla conformità e all’obbedienza. I governi oppressivi, per esempio, collegano la sorveglianza alle minacce di multe e alla reclusione. Ma non dovete praticare il monitoraggio come metodo di oppressione. Fareste meglio a pensarlo come uno strumento con cui capire come aiutare i vostri dipendenti a essere più produttivi o come ricompensarli per il loro lavoro. Ciò significa pensare a quali tipi di carote possono essere usate per motivare e incrementare i numeri rilevanti, non solo a bastoni per scoraggiare le inefficienze.

 

4. Accettate il fatto che i lavoratori molto bravi non saranno in grado di fare un buon lavoro tutto il tempo - specialmente nelle circostanze attuali.

Questi sono tempi unici e sarebbe sbagliato – sia dal punto di vista etico che da quello fattuale – prendere decisioni su chi è e chi non è un buon dipendente o un gran lavoratore in base alle prestazioni in queste condizioni. Alcuni dipendenti molto laboriosi e talentuosi possono essere sottoposti a sforzi eccessivi a causa, ad esempio, della mancanza di opzioni di assistenza scolastica e per la cura dei bambini. Si tratta di persone che si desidera trattenere perché, a lungo termine, forniscono un valore enorme. Assicuratevi che i vostri supervisori si prendano il tempo di parlare con i loro supervisori quando i numeri non sono quelli che volete. E ancora una volta, questa conversazione dovrebbe riflettere una comprensione della situazione del dipendente e concentrarsi su soluzioni creative, non su minacce.

 

5. Monitorate i vostri sistemi per garantire che le minoranze non siano colpite in modo sproporzionato.

Al centro dello sforzo di diversità e di inclusione di qualsiasi azienda c’è l'impegno a eliminare qualsiasi discriminazione nei confronti di popolazioni tradizionalmente emarginate. Proprio perché sono state emarginati, questi gruppi tendono ad occupare ruoli più junior all’interno di un’organizzazione - e tali ruoli spesso subiscono il maggior numero di controlli. Ciò significa che c’è il rischio di sorvegliare in modo sproporzionato quegli stessi gruppi che gli sforzi di inclusione di un’azienda sono progettati per proteggere, il che comporta significativi rischi etici, reputazionali e legali.

Se si ricorre al monitoraggio dei dipendenti, è importante che la maggior parte delle persone più junior non sia sottoposta a controlli più severi rispetto ai loro manager, o almeno non in misura tale da imporre loro oneri particolari. Ad esempio, sarebbe particolarmente fastidioso se i dipendenti molto più junior ricevessero un livello di sorveglianza - ad esempio, l’analisi dei sentimenti o la registrazione sulla tastiera - che persone solo di poco più anziane non ricevono. Una politica che dice: “Questo è il modo in cui monitoriamo tutti i dipendenti” solleva meno bandiere rosse etiche di una politica che dice: “Questo è il modo in cui monitoriamo la maggior parte dei dipendenti, ad eccezione di quelli più junior, che sono sottoposti a una sorveglianza molto maggiore”. L’equa applicazione della legge, in altre parole, attenua legittimamente la forza di un’accusa di discriminazione.

 

6. Diminuire il controllo quando e dove è possibile.

L’impulso al monitoraggio è comprensibile, soprattutto di questi tempi. Ma nel momento in cui le persone tornano nei loro uffici – e anche se alcuni continuano a lavorare da casa – trovate il modo di allentare i controlli quando tutto va per il meglio. Questo comunica fiducia ai dipendenti. Corregge anche la tendenza ad acquisire più controllo del necessario quando le circostanze non sono più gravi come prima.

In fin dei conti, i vostri dipendenti sono i vostri beni più preziosi. Essi possiedono conoscenze istituzionali e competenze che altri non possiedono. Avete investito in loro tempo e denaro e sono molto costosi da sostituire. Trattarli con rispetto non è solo qualcosa che meritano - è fondamentale per far sì che restino in azienda. Se la vostra azienda sceglie di andare avanti con i software di sorveglianza in questo frangente, dovete ricordare a voi stessi che non siete la polizia. Dovrete sorvegliare i dipendenti non con il manganello alzato, ma con la mano tesa.

 

Reid Blackman, Ph.D., è fondatore e CEO di Virtue, una società di consulenza sul rischio etico che lavora con le aziende per integrare l’etica e la mitigazione del rischio etico nella cultura aziendale e lo sviluppo, la distribuzione e l’approvvigionamento di prodotti tecnologici emergenti. È anche Senior Advisor di Ernst & Young e fa parte del loro Artificial Intelligence Advisory Board, ed è membro dell'Ethically Aligned Design Initiative di IEEE. Prima di fondare Virtue, Reid è stato professore di filosofia alla Colgate University e alla University of North Carolina, Chapel Hill.

 

 

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