Maggio 2020

Come rendere “sano” un palazzo per uffici

Joseph G. Allen, John D. Macomber

05 Maggio 2020

Come rendere “sano” un palazzo per uffici

In un anno normale nel vostro ufficio prendereste due milioni di respiri.

Questo, però, non è un anno tipico.

La pandemia generata dal nuovo Coronavirus ha costretto a fare i conti con l’impressionante forza delle malattie infettive nel fermare l’economia. Il distanziamento sociale e l’isolamento forzato ci hanno dato una maggiore consapevolezza del ruolo svolto dall’ambiente circostante per la nostra salute e il nostro benessere.

Mentre nessuno avrebbe potuto prevedere l’esatta natura dell’epidemia che ora sta sconvolgendo le nostre vite, molti di noi che lavorano nel settore della sanità pubblica hanno richiesto con urgenza che le organizzazioni investano in edifici più sani per un certo periodo di tempo. La storia ci dice che gli edifici hanno un ruolo centrale nella diffusione delle malattie. Dal morbillo alla SARS, all’influenza e al comune raffreddore, la letteratura scientifica è piena di esempi. Ma, per quanto gli edifici possano diffondere la malattia, se gestiti con intelligenza, possono anche aiutarci a combatterla. In mezzo al caos, una cosa è chiara: torneremo tutti a lavorare con nuove aspettative sugli edifici in cui viviamo, impariamo, lavoriamo e giochiamo.

 

Edifici che combattono le malattie e promuovono la salute

Per il nostro libro, Edifici sani: come gli spazi interni guidano le prestazioni e la produttività, abbiamo trascorso gli ultimi tre anni a parlare con i dirigenti di tutto lo spettro aziendale che sovrintendono a portafogli immobiliari che coprono diversi miliardi di metri quadrati e ospitano milioni di dipendenti. Il nostro obiettivo era quello di capire meglio come mettere in pratica una sana scienza dell’edilizia.

Fortemente impegnati nella battaglia globale per i talenti, i leader aziendali con cui abbiamo parlato erano ansiosi di trovare nuovi modi per attrarre, trattenere e migliorare le prestazioni dei loro dipendenti. Pochi di loro si sono resi conto che i loro edifici possono svolgere un ruolo vitale per la salute della loro azienda. In risposta a Covid-19, la situazione sta cambiando rapidamente. Gli amministratori delegati di aziende grandi e piccole sono usciti allo scoperto per impegnarsi con noi su come progettare, operare e gestire edifici migliori. Stanno arrivando chiamate anche da gruppi che gestiscono studi medici e cliniche odontoiatriche, hotel, scuole, aeroporti e teatri, così come studi legali di medie dimensioni e piccole imprese sia nelle piccole città che nelle grandi aree metropolitane.

La domanda che ogni leader aziendale e organizzativo si pone è questa: quando arriva il momento, come posso ripopolare i miei edifici e riavviare la mia attività?

 

Ripopolare i vostri edifici

Mentre vi preparate al ritorno dei vostri collaboratori, ricordate che i modelli scientifici sulla diffusione e il contenimento della SARS-CoV-2 indicano che si tratta di un problema di cui ci occuperemo per almeno 12 mesi. I probabili approcci per controllare la diffusione e i danni del virus includono una combinazione di test su larga scala, l’isolamento periodico e la quarantena. Alcune città e regioni cominceranno a ripopolare i loro edifici nelle prossime settimane, e alcune saranno probabilmente colpite da ripetuti cicli di distanziamento sociale.

In entrambi i casi, man mano che i dipendenti ritornano negli uffici, c’è una struttura che le aziende possono utilizzare per mantenere le persone al sicuro senza paralizzare le loro attività e la nostra economia.

In primo luogo, tutti noi dobbiamo capire - e comunicare ai dipendenti - che il rischio zero non esiste. L’obiettivo è quello di ridurre al minimo il rischio e possiamo arrivarci utilizzando un approccio di difesa a più livelli applicando quella che nella sanità pubblica è conosciuta come la gerarchia dei controlli.

 

La gerarchia dei controlli è il modo in cui il settore della salute sul lavoro pensa di proteggere i lavoratori da qualsiasi pericolo - biologico, chimico o altro. Ci sono cinque tipi di controlli, passando dal più efficace in basso al meno efficace in alto.

Eliminazione dell’esposizione. Il primo, e il più efficace, è quello di ridurre al minimo le interazioni sociali. Naturalmente, si potrebbe tenere tutti al 100% al sicuro lasciandoli a casa per il futuro prossimo. Ma ciò comporterebbe un grande costo per la vostra azienda e per l’economia. Col tempo, dovrete iniziare a ripopolare il vostro edificio. Questo significa che dovrete accettare un certo grado di rischio.

Sostituzione di attività. Questo ci porta al secondo livello della piramide, la “sostituzione”: ossia, valutare i lavoratori critici e fondamentali che devono essere presenti sul posto e creare team di lavoro che possano essere fisicamente isolati gli uni dagli altri. In questo modo, se un dipendente si ammala e i suoi stretti contatti hanno bisogno di auto-quarantena, è possibile isolare quel gruppo per due settimane senza chiudere l’intera azienda.

Controlli ingegneristici e strategie costruttive sane. Il passo successivo è quello di potenziare le difese dell’edificio contro le malattie. Questo significa mettere in atto immediatamente alcune strategie chiave per rendere sano un edificio. A livello di stanza, prendete in considerazione l’utilizzo di purificatori d’aria portatili e studiate nuove tecnologie senza contatto per ingressi, ascensori, lavandini e scarichi. Inoltre, è fondamentale disporre di un protocollo di disinfezione migliorato che indichi chiaramente i luoghi, i tempi e la frequenza delle pulizie, oltre ad addestrare il personale addetto alle pulizie su queste nuove procedure.

La cosa più importante, a livello di edificio, è concentrarsi sul miglioramento di questi nove elementi fondamentali di un edificio sano:

- Ventilazione

- Qualità dell’aria

- Equilibrio termico

- Umidità

- Polveri e parassiti

- Sicurezza

- Qualità dell’acqua

- Rumore

- Illuminazione e vista

Questi elementi sono stati distillati in 40 anni di prove scientifiche presso il laboratorio Healthy Buildings di Harvard, e il loro miglioramento vi servirà come misura preventiva a lungo termine.

Anche se alcuni di questi si sarebbero potuti aspettare, come una migliore acustica e illuminazione, sospettiamo che non abbiate pensato a come l’umidità, la temperatura, i mobili, la moquette e persino la polvere possano avere un impatto sulla salute dei dipendenti - e anche al di là della salute, sulle prestazioni. Ma prendete in considerazione solo una piccola parte delle prove che abbiamo accumulato.

Uno studio condotto su giovani adulti ha rilevato che ogni scostamento di un grado da una temperatura interna ottimale è stato accompagnato da una diminuzione del 2% della produzione. In un altro studio, i ricercatori hanno scoperto che ogni volta che si raddoppia il tasso di aria esterna erogata in un ufficio, le prestazioni dei lavoratori migliorano dell’1,7% sulla base di quattro attività di ufficio simulate: la digitazione di testi, l’aggiunta, la correzione di bozze e il pensiero creativo. Non c’è da stupirsi, quindi, che un’analisi dei dati sulle assenze per malattia di oltre 3.000 lavoratori in 40 edifici abbia rilevato che il 57% di tutte le assenze per malattia è attribuibile a una scarsa ventilazione.

Naturalmente, non è solo la qualità dell’aria a determinare la salute e le prestazioni. Uno studio sui lavoratori ha rilevato che hanno riportato un maggior numero di mal di testa e hanno lavorato il 6,5% più lentamente su un test di dattilografia quando si trovavano in un ufficio in cui era presente una determinata fonte di inquinamento. La “fonte di inquinamento” in questione? Un tappeto sporco. Anche la quantità di natura visibile dall’interno è importante. I giovani adulti in un ufficio progettato secondo i principi del biophilic design avevano una pressione sanguigna più bassa, una frequenza cardiaca più bassa e migliori prestazioni nei test della memoria a breve termine.

Assicurare che ogni elemento fondamentale sia all’altezza degli standard attuali di costruzione sana è la chiave sia per fermare la diffusione delle malattie infettive, sia per creare una forza lavoro di successo.

Controlli amministrativi. In questo caso, l’obiettivo principale dovrebbe essere quello di diminuire la densità nei vostri edifici e mantenere il distanziamento sociale (ad esempio, stare a due metri di distanza l’uno dall’altro). Questo si può fare sia in termini temporali che attraverso spaziali. Limitando chi viene nel vostro ufficio (sostituzione), avete già fatto un passo avanti. Potete fare di più realizzando una attenta programmazione. Considerate la possibilità di prolungare l’orario di lavoro e di chiedere ai dipendenti di venire a turni. Organizzare le attività su due turni - diciamo, dalle sei alle 12, e dall’una alle sette di sera con un’ora di pulizia profonda nel mezzo, riduce istantaneamente la densità degli occupanti della metà. Non tutti devono arrivare all’inizio del turno. Tempi di arrivo e di partenza scaglionati, anche solo di 10 minuti, possono evitare gli ingorghi agli ascensori e alle aree comuni. Un’altra opzione è quella di alternare i giorni di lavoro da casa e quelli di ufficio, utilizzando i giorni A/B, in modo che solo la metà della vostra azienda si trovi nell’edificio in un giorno qualsiasi. Questa tattica mitiga anche l’affollamento nelle ore di punta dei trasporti pubblici.

Inoltre, poiché una malaugurata ricaduta del virus è il rallentamento dell’economia, eventuali licenziamenti possono determinare un aumento dei posti di lavoro vacanti in uffici, negozi al dettaglio, ristoranti, alberghi e altro ancora. Questo significa che c’è molto spazio “inutilizzato” nella maggior parte degli edifici commerciali, e questo è un buon momento per riadattarlo. Spostare le scrivanie nelle sale conferenze e nelle aree comuni per distribuire le forze di lavoro.

In termini di riunioni, ogni meeting di più di 10 persone nel breve termine dovrebbe essere reso virtuale. Per incontri da tenere necessariamente di persona, spostate indietro le sedie e tenetele ai bordi della sala. Se vi trovate a un tavolo da conferenza, lasciate una sedia libera tra una persona e l’altra. Evitate le strette di mano e lavatevi le mani immediatamente prima e dopo ogni riunione.

Dispositivi di protezione individuale. L’ultima misura di controllo, e la meno efficace, è l’uso di dispositivi di protezione individuale. I dipendenti devono indossare una maschera durante il tragitto da e per il lavoro, ma anche quando entrano nel palazzo, attraversano le aree comuni e prendono gli ascensori. Indossare una maschera protegge gli altri e chi la indossa.

Infine, ricordate che non è sufficiente una sola strategia di controllo. Dovete pensare a tutto questo in termini di difesa a più livelli, facendo tutto il possibile per minimizzare il rischio.

 

Come si può misurare il successo?

Se aspettate di conoscere le metriche relative alle persone per misurare il grado di successo delle misure adottate - come il numero di dipendenti malati o assenti in un determinato lasso di tempo - state agendo troppo tardi. Come un medico all’inizio di un esame, se volete proteggere la vostra forza lavoro, dovrete controllare regolarmente lo stato di salute del vostro edificio, non solo dei vostri dipendenti.  È comune che le organizzazioni misurino la vita dei loro spazi di lavoro in termini di anni, quando il degrado e l’usura diventano evidenti. Ma gli edifici cambiano in tempi molto più brevi e gli effetti non sono sempre visibili.

Ogni azienda tiene traccia degli indicatori chiave di performance in modo da poter tenere sotto controllo i propri progressi. Ma pochissimi tengono traccia di quelli che chiamiamo indicatori di performance sanitaria, o IPS. A livello fondamentale, la salute guida le prestazioni umane. Ciò significa che la performance degli edifici è una metrica critica che ogni azienda dovrebbe tenere sotto controllo.

Gli IPS possono essere utilizzati per misurare la qualità dell’ambiente interno, o quello che chiamiamo il “polso" del vostro edificio. Li abbiamo divisi in quattro quadranti: leading e lagging indicator e indicatori diretti e indiretti. Gli indicatori diretti misurano le persone, mentre gli indicatori indiretti misurano l’edificio. I leading indicator sono quelli che possono essere misurati - e catturati - prima che si verifichi un problema, mentre quelli ritardati (lagging) possono essere misurati solo a posteriori. Per esempio, "mettere in servizio" il vostro edificio, che è simile a dare una messa a punto alla vostra auto, può aiutarvi a identificare i problemi con il vostro sistema di ventilazione prima che qualcuno si trovi effettivamente nello spazio. In quanto tale, la "messa in servizio" è un fattore di primo piano e un indicatore indiretto.

C’è una certa quantità di strumenti che potete usare per iniziare, come i sensori in tempo reale per monitorare la CO2 come indicatore dei tassi di ventilazione, e i sensori di particelle per farvi sapere se una fonte di inquinamento nelle vicinanze ha impatto sul vostro edificio. Saranno necessari test più granulari per altre misurazioni, come le tecniche di campionamento dell’aria e dell’acqua.

 

Un edificio sano è il nuovo minimo

Potreste pensare che tutto questo suoni costoso. Ma non ci vuole un enorme investimento per creare un edificio sano e iniziare a raccoglierne i frutti. In realtà, il costo è molto più alto se il vostro edificio contribuisce a diffondere le malattie trasmissibili.

Infatti, i nostri studi e le nostre simulazioni finanziarie hanno dimostrato che gli sforzi profusi vi ripagheranno in multipli. I benefici di una maggiore ventilazione da sola sono stimati tra i 6.500 e i 7.500 dollari a persona all’anno. I ricercatori del Lawrence Berkeley National Laboratory hanno stimato che il miglioramento della qualità dell’aria interna degli uffici potrebbe aggiungere fino a 20 miliardi di dollari all’anno all’economia statunitense. Questo nuovo calcolo dovrebbe ispirare una nuova generazione di investimenti altamente giustificabili per creare e gestire un edificio sano.

Inoltre, considerate il talento che vorrete attirare in un mondo post-Covid-19. Oggi, le aziende devono capire che i potenziali nuovi assunti non si limiteranno a interrogare voi, ma interrogheranno anche i vostri edifici. E potete essere certi che i futuri dipendenti vi presteranno molta attenzione.

Glassdoor, nota per permettere ai dipendenti di parlare pubblicamente e in forma anonima dei loro luoghi di lavoro, lo rende evidente. Le persone commentano il loro stipendio, il loro capo o la cultura del posto di lavoro. Ma scommettiamo che non sapevate che fanno anche rapporto sul vostro edificio:

- “Il Coronavirus sta finalmente mostrando all’azienda quanto sia dannoso procedere con una tecnologia e uno stile di gestione obsoleti... Senza intervalli di pausa, senza interazioni interpersonali, e due metri di distanza sociale, che senso ha avere dalle 2.000 alle 3.000 persone in un ufficio con aria condizionata?”.

- “Sì, spererei anche io che fosse uno scherzo, ma l’edificio puzza di fogna tra le 7 e le 9 del mattino”.

- “L’ufficio è troppo freddo - così freddo che a volte è difficile concentrarsi sul lavoro”.

- “L’edificio in cui ci trovavamo aveva pochissime finestre, moquette grigia da parete a parete e illuminazione fioca. Per fortuna stavano parlando di trasferirsi quando me ne sono andato!”.

Finora, questo tipo di storie erano in gran parte nascoste alla vista del pubblico, limitate a documenti legali, riservate a pochi eletti. Oggi è quasi certo che questi temi cominceranno a comparire sulle piattaforme dei social media, riferite alla vostra azienda. E quando accadranno, dovrete considerare il marchio, i rischi legali e di investimento che non prepararvi ad affrontarli vi costerà. Nel mondo post-Covid, gli edifici saranno visti come una prima linea di difesa contro le malattie. Un edificio sano passerà da un “bello da avere” a un “devo avere” competitivo.

 

Joseph G. Allen è assistente professore e direttore del programma Healthy Buildings presso la Harvard T.H. Chan School of Public Health. È anche coautore del libro pubblicato di recente, Healthy Buildings: How Indoor Spaces Drive Performance and Productivity (Harvard University Press), con John D. Macomber.

 

John D. Macomber è docente senior di Finanza alla Harvard Business School.

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