Marzo 2020

Come i manager possono supportare chi lavora da remoto

Sabina Nawaz

03 Aprile 2020

Nella transizione globale del lavoro dagli uffici in azienda a quelli nelle nostre abitazioni, ci siamo dimenticati qualcosa di importante: come garantire un accesso efficace ai manager. È scomparsa la possibilità di ricevere risposte immediate per sbloccare attività in progress; si sono prosciugati i flussi di informazione di cui i manager sono a conoscenza prima del resto dell’organizzazione; spariti i feedback informali e le interazioni di coaching mentre si cammina insieme dopo una riunione; annullati i processi di comunicazione sul lavoro garanti delle reciproche responsabilità.

La settimana scorsa un dirigente ha lamentato: “Sono in stallo perché non so come connettermi con il mio manager sui temi meno formali come facevo una volta”. Non è solo. La distanza dai manager è frustrante per i dipendenti e ostacola il lavoro.

Ma anche i manager si trovano in difficoltà. Per ogni dipendente che cerca di raggiungere il proprio manager, un manager cerca di connettersi con una mezza dozzina o più di rapporti diretti, oltre a cercare di ottenere indicazioni dal proprio capo. In un sondaggio condotto la scorsa settimana tra i miei clienti per capire quali sono le loro sfide più ardue, i temi chiave emersi hanno riguardato come rimanere in contatto con ogni membro del team, aiutare a gestire lo stress proprio e altrui, mantenere alti morale e motivazione del team, gestire riunioni complesse, monitorare e comunicare i progressi e aiutare le persone a liberarsi del lavoro non essenziale.

Ho lavorato con manager e coach in diverse organizzazioni e sono arrivata a definire sei strategie in grado di aiutare a migliorare la disponibilità dei manager per i dipendenti che lavorano a distanza. Le prime indicazioni derivanti dall’implementazione di queste strategie stanno arrivando proprio ora e confermano che è possibile ridurre lo stress dei manager e dei dipendenti, affrontare le preoccupazioni sull’andamento del lavoro dei dipendenti, aumentare la produttività per loro e per i loro team, e ripristinare e mantenere sani i canali di comunicazione.

 

Colmare le distanze con collegamenti frequenti

Yuval (nome fittizio, come gli altri in questo articolo), CEO di un’azienda high-tech di 1.000 persone, invia messaggi o chiama i suoi rapporti diretti almeno una volta al giorno, di solito senza un’agenda specifica. Dice cose del tipo: “Controllo per vedere se avete bisogno di qualcosa da me” “Quali domande avete per me oggi?” “Ho appena saputo di X e voglio che tu sia il primo a saperlo” e “Ti ho pensato e mi sono ricordato della nostra gita aziendale di quest’inverno di cui ho una foto sulla parete dell’ufficio di casa mia”. Invece di chiedere semplicemente ai suoi rapporti diretti di mettersi in contatto con lui in caso di necessità, Yuval gestisce in modo proattivo la frequenza di connessione. In questo modo, ha sempre il polso della sua squadra, specialmente quelli che esitano a chiamare il loro capo e ad aggiungere altro carico durante la crisi.

 

Gestisci le domande con continuità

I manager prendono ogni giorno decine di decisioni e forniscono ai loro collaboratori decine di punti di riferimento nel corso di conversazioni informali. Queste interazioni non richiedono incontri veri e propri ma, quando vengono ignorate, le piccole cose possono restare lì e diventare problemi effettivi. Marissa, direttrice esecutiva di un’organizzazione no profit, ha iniziato a tenere incontri virtuali negli orari d’ufficio: un’ora al giorno in cui invita i suoi direttori a contattarla con un’applicazione per videoconferenze se hanno problemi che possono essere affrontati in tempi brevi, 10 minuti o meno. Quando una persona la contatta, chiude la riunione “a chiave”, la versione online della chiusura della porta dell’ufficio. Tutti capiscono di dover riprovare circa 10 minuti dopo. Per questioni più complesse, Marissa chiede ai suoi riporti di organizzare una riunione specifica. Dedicando del tempo ad affrontare la folla di problemi quotidiani, si mantiene la fluidità del lavoro e si evita che piccoli punti problematici si trasformino in grandi punti doloranti.

 

Assicurare stabilità con rituali coerenti

In una vita piena di imprevedibilità e di continui cambiamenti, i rituali forniscono prevedibilità e struttura. Anche se non sappiamo quali sfide affronteremo domani, sappiamo che ce ne saranno. Possiamo gestire meglio l’imprevedibile contenendolo all’interno di rituali strutturati, quando possibile. Ecco alcuni esempi di come i manager hanno ritualizzato la loro disponibilità: check-in mattutino di 15 minuti per raggrupparsi sugli sviluppi notturni e stabilire un corso per la giornata; aprire un incontro facendo condividere a tutti una parola per descrivere il loro stato d’animo attuale, seguito dall’elaborazione di una frase descrittiva (o dalla parola “passo”); o un tema diverso per ogni settimana, come ad esempio che tutti indossino un cappello nel corso della riunione. Creando un rituale concordato e dando l’esempio, i manager possono favorire un senso di connessione, sicurezza e divertimento anche mentre le loro squadre sono messe sotto pressione dalla forza del cambiamento.

 

Aumentare la sicurezza attraverso confini chiari

Per un manager aumentare la propria disponibilità può anche avere degli aspetti negativi. Alcuni membri del team potrebbero non desiderare una connessione troppo frequente mentre si sforzano di adattarsi alla nuova normalità e lottano con emozioni complesse. Altri potrebbero volere più tempo di quanto le vostre capacità non consentano. Siate trasparenti nel proporre la vostra disponibilità, poi fissate dei limiti e invitate gli altri a fare lo stesso. Potete dire, per esempio, "Sto dando priorità al mio tempo con voi. Mi rivolgerò a voi in vari modi, dal check-in quotidiano agli incontri in orario d’ufficio. Fatemi sapere se avete bisogno di un po’ di spazio e non volete connettervi così spesso. Farò del mio meglio anche per rispondere ai vostri messaggi il giorno stesso. Tuttavia, approfitto di questa contingenza unica per riservarmi 30 minuti a mezzogiorno per pranzare con la mia famiglia". Stabilendo aspettative e dando spazio agli altri, incontriamo le persone dove si trovano e diamo loro il permesso di stabilire i propri confini.

 

Invitate a sottoporvi dei problemi, non solo delle soluzioni

Le nostre precedenti regole d’ingaggio sono passate in secondo piano, quindi nessuno ha soluzioni definitive. Invitate la vostra squadra a venire da voi con dei problemi, anche se non hanno ancora delle soluzioni. Pensate a dire: “Nel nostro mondo attuale abbiamo tutti delle domande, poche persone hanno delle risposte. Se vedete segni di problemi, problemi che non riesco a vedere, non aspettate di venire da me finché non avete una soluzione. Portatemi le prime indicazioni e insieme elaboreremo degli esperimenti per affrontare la sfida”. Segnalare esplicitamente che si desidera conoscere i problemi nelle fasi iniziali consentirà una maggiore ampiezza di visione e l’accesso a un più maggior numero di soluzioni.

 

Abilitate la capacità di risposta attraverso i feedback

Le sottigliezze della comunicazione non verbale si perdono nel lavoro a distanza, anche con il video acceso. Il bisogno di riconoscimento e di buone notizie da parte della gente si esaspera nei momenti di difficoltà. Riservate del tempo alla fine di ogni giornata per fornire un feedback specifico e positivo per il buon lavoro fatto (non solo per quello eccellente). L’apprezzamento espresso può aiutare ad attenuare molti disagi acuti. Fornite anche tempestivi feedback correttivi prima che le carenze si sommino, aggravando i problemi. Piccole e frequenti correzioni di rotta permettono di aggirare i principali ostacoli lungo la strada e di rimanere tutti in sincronia nonostante la distanza e i cambiamenti quotidiani.

I ricercatori Teresa Amabile e Steven Kramer hanno studiato a fondo la motivazione dei dipendenti e hanno scoperto che fare progressi in un lavoro significativo è la chiave per mantenere tutti coinvolti. Mentre il rapido passaggio al lavoro a distanza può causare stress e molte complicazioni alle attività quotidiane, il vostro compito come manager è di rimuovere il maggior numero possibile di barriere per andare avanti. Comunicando un chiaro piano di disponibilità, potete aiutare i membri del vostro team a sentirsi più vicini a voi e rispondere a qualsiasi preoccupazione o domanda vi venga sottoposta.

 

Sabina Nawaz è CEO e leadership keynote speaker e scrittrice impegnata in oltre 26 Paesi.

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