Come smettere di procrastinare

Quasi tutti tendiamo a procrastinare. Ci sentiamo in colpa, ci rimproveriamo, eppure non riusciamo a farne a meno. Perché? A causa di almeno tre fattori: l’assenza di buone abitudini e buoni metodi (scarsa disciplina), l’insofferenza per determinate emozioni (come l’ansia o la noia) e i nostri modelli di pensiero imperfetti.

Una volta comprese le cause, si possono usare strategie mirate. Potrete dare poco peso ai ritardi di lieve entità, per esempio quando la tirate per le lunghe e non iniziate un progetto finché non è prossimo alla scadenza, e prevenire i problemi più seri causati dai vostri meccanismi dilatori.

LE VOSTRE ABITUDINI (O LA LORO MANCANZA)

Secondo una teoria piuttosto diffusa, la procrastinazione è il risultato della mancanza di disciplina. Chi tende a procrastinare preferisce l’ozio e il divertimento al duro lavoro. Una variante più moderna di questa spiegazione è che i procrastinatori non hanno sane abitudini e buoni metodi. Molti studi hanno dimostrato che le abitudini consolidate riducono il nostro bisogno di autocontrollo. Rendono più facile mantenere comportamenti coerenti e resistere alle distrazioni. Ma per coltivare abitudini che apportino questi benefici di solito occorrono alcuni mesi.

Per capire se questo è il vostro problema, chiedetevi: quali abitudini si innescano quando devo affrontare un compito importante? Se la risposta è “nessuna”, sperimentate le strategie seguenti.

Programmate il lavoro profondo sistematicamente. Definisco lavoro profondo le attività da svolgere con la massima concentrazione per portare a termine un progetto importante a lunga scadenza. Potrebbe trattarsi, per esempio, di elaborare una strategia commerciale, eseguire analisi di dati complessi o scrivere un libro. Il lavoro profondo di solito è impegnativo, ma se viene svolto con costanza ogni giorno, secondo uno schema regolare, risulterà meno gravoso.

Le abitudini rendono più automatiche le risposte comportamentali. Considerate che, una volta superato lo stadio di neopatentati, non decidiamo più consciamente quali azioni eseguire ogni volta che ci troviamo alla guida di un’auto. Anche abitudini più complesse, come andare in palestra o imparare una lingua, possono diventare più automatiche. Un comportamento diventa abituale attraverso un processo di ripetizione e di stimolazione. Per questo motivo, non dovreste cercare di svolgere il lavoro profondo un giorno alle 11 del mattino e quello dopo alle 3 del pomeriggio. E anche se l’ora precisa in cui vi abituate a svolgerlo non è la stessa, il lavoro profondo dovrebbe inserirsi nella vostra giornata secondo lo stesso schema: Dopo aver fatto questo, svolgerò il mio lavoro profondo. Per esempio, tutti i giorni, dopo aver dedicato un’ora al massimo alla posta elettronica e alle incombenze amministrative, comincio la mia sessione di lavoro profondo, che per me di solito significa scrivere.

Create un metodo per iniziare nuove attività. Come vi comportate con le responsabilità che gestite per la prima volta e non sembrano essere nelle vostre corde? Se vi dotate di un metodo generale per affrontare i compiti che non avete mai svolto prima, sarete meno inclini a rimandarne l’esecuzione. I passaggi che seguite quando affrontate qualcosa di nuovo diventeranno un tipo specifico di abitudine, che attenuerà la fatica di decidere come iniziare.

Il mio metodo prevede una sequenza coerente di passaggi: innanzitutto, esamino tre possibili modi in cui potrei affrontare l’attività. Poi conduco un’analisi preventiva delle cose che hanno maggiori probabilità di andare storte. Quindi calcolo quanto tempo dovrei dedicare all’attività da svolgere. Infine, trovo il modo di verificare rapidamente le mie ipotesi.

Come potete sviluppare il vostro metodo personale? Analizzando i passaggi a ritroso: richiamate alla mente un esempio di attività impegnativa che avete portato a termine con successo e individuate i passaggi che avete seguito per svolgerla. Preferisco questo approccio al tentativo di copiare un sistema altrui, perché il risultato è un metodo che si attaglia al vostro carattere e ai vostri punti di forza.

LE VOSTRE EMOZIONI

Tendiamo a evitare le attività che risvegliano emozioni negative. In psicologia, l’evitamento e la sua parente stretta, la ruminazione, sono noti come fattori transdiagnostici, ossia sintomi associati a molte difficoltà psichiche comuni. Le persone che fronteggiano lo stress ricorrendo a strategie di evitamento sono più vulnerabili alla depressione, all’ansia, al disturbo da deficit di attenzione e iperattività e a disturbi alimentari, e si innesca così un circolo vizioso. Quando il loro stato di salute mentale peggiora, si aggrava anche il fenomeno dell’evitamento. Ma persino le persone che solo di rado si sentono infelici, indecise e ansiose riguardo al proprio lavoro, o non riescono a tollerare la noia o lo stress che procura, tendono a evitare le attività che suscitano tali emozioni. Questa reazione si accentua durante i periodi di incertezza. Quando ci si sente sopraffatti, si è più inclini a procrastinare. In questo stato emotivo, persino un compito semplice, come rispondere alle email, può intimorire.

Per sapere se le vostre emozioni sono la ragione principale per cui rimandate un lavoro, chiedetevi: qual è il mio stato di salute mentale? Le attività che sto evitando suscitano certe emozioni? Mi annoiano, mi irritano, mi procurano ansia o risentimento? Poi sperimentate le strategie seguenti.

Districate i vostri sentimenti. L’identificazione precisa delle vostre emozioni — una capacità che in psicologia i ricercatori definiscono granularità emotiva — vi aiuterà a gestirle. Quando si tende a procrastinare, è utile analizzare anche la misura in cui ogni emozione influenza il nostro atteggiamento nei confronti di una particolare attività. Per esempio, potreste scoprire che, su una scala da 1 a 10, scrivere una presentazione per il vostro capo provoca ansia a livello 8, risentimento a livello 6 e noia a livello 4. Stabilita questa distinzione, potrete affrontare le emozioni una per una. Il sistema di valutazione vi aiuterà a capire quanto siete abili nel minimizzarne l’impatto.

Quando un’attività vi annoia, stabilite un premio da concedervi dopo averla portata a termine, oppure svolgetela in modo più divertente, per esempio con colleghi che vi sono simpatici.

Quando un’attività è fonte di irritazione o risentimento, individuate gli aspetti ai quali date sinceramente importanza. Forse vi infastidisce dover fare le revisioni richieste dal vostro supervisore, ma considerate davvero importante perfezionare le vostre capacità. Svolgere il lavoro del comitato inter-divisionale può irritarvi, ma apprezzate l’opportunità di migliorare la cultura dell’organizzazione. Soddisfare la richiesta di assistenza tecnica di un membro del vostro team può essere frustrante, ma per voi è importante essere un collega solidale.

Quando un’attività vi mette in ansia, iniziate dagli elementi che provocano minore apprensione e procedete da lì. Si chiama “terapia espositiva” e consiste nell’arrivare gradualmente a ciò che vi spaventa di più. Quello che all’inizio appare ingestibile, sarà alla vostra portata una volta superate le fasi più semplici.

Questa capacità di trasformare le emozioni difficili da gestire in maggiore impegno e concentrazione fa parte di una serie di competenze, la cosiddetta flessibilità psicologica, sviluppata dallo psicologo Todd Kashdan e dal suo team. Quanto più le persone la praticano, tanto più soddisfatte, in buona salute ed efficienti tendono a essere.

Siate compassionevoli con voi stessi per superare i ricordi negativi intensi. A volte le emozioni che proviamo nei confronti di una certa attività sono suscitate da un’esperienza precedente. Vi racconto un episodio della mia vita che illustra la questione.

La prima volta che ho presentato una ricerca a un convegno non è andata molto bene. Frequentavo un corso di specializzazione, vivevo in Nuova Zelanda e il convegno era in Australia. Avevo deciso di prendere l’areo per una grande città vicina e poi raggiungere la sede del convegno con un autobus notturno, perché il biglietto aereo costava meno. Quando arrivai, non ero in gran forma. Mi sentivo impietrita come un cervo abbagliato dai fari e lessi l’intervento senza sollevare lo sguardo dai miei appunti. Conservo un ricordo viscerale di ciò che provai in quella sala, davanti a un pubblico nel quale sedevano il mio tutor e i miei colleghi, che mi sembravano obiettivamente migliori di me in tutto ciò che riguardava la ricerca, soprattutto le presentazioni.

Ora, quando devo fare un intervento a un convegno, quel ricordo risalente a vent’anni fa riaffiora con prepotenza. All’improvviso torno giovane e tutte le competenze e la sicurezza che ho sviluppato nel corso degli anni mi sfuggono di mano. Quando vengono assalite da ricordi così intensi, anche le persone dotate di competenze eccellenti in gestione dei progetti e risoluzione dei problemi possono andare in crisi.

Se notate di avere questo tipo di reazione, chiedetevi se è legata a un fatto accaduto durante l’infanzia, l’inizio della carriera o un lavoro più recente. Verificate anche se è presente una costante tra il tipo di attività e di ricordi in questione.

Molti studi interessanti rivelano che è possibile sanare queste ferite emotive intrattenendo un dialogo interiore compassionevole. Per esempio, potreste dirvi: «In passato sono rimasto deluso dei miei risultati e questo mi rende esitante. È una sensazione normale e comprensibile. Allora però ero un principiante, adesso non sono più così inesperto. È giusto imparare dall’esperienza». Trovate il dialogo interiore che funziona con voi e poi riutilizzatelo.

I VOSTRI MODELLI DI PENSIERO

Se siete ragionevolmente disciplinati in molti ambiti, ma faticate in altri, il problema potrebbe essere dovuto a particolari modelli di pensiero. Alcuni fattori cognitivi che inducono a procrastinare sono pressoché universali – per esempio, la maggior parte di noi sottovaluta la complessità dei compiti a lunga scadenza — mentre altri sono intimamente personali.

Ecco uno dei miei modelli di pensiero problematici: quando le persone esprimono apprezzamento per un particolare saggio che ho scritto, tendo a saltare alla conclusione che gli altri miei scritti non siano interessanti e questo mi paralizza nel momento in cui torno a scrivere, anche se ho appena ricevuto dei complimenti!

Per capire se i blocchi cognitivi vi spingano a procrastinare, chiedetevi: l’attività mi sembra più complicata di quanto obiettivamente lo siano i vari passi da compiere, date le mie competenze? Mi piace (o almeno mi dà qualche soddisfazione) svolgere un compito, una volta che ho cominciato? Se la risposta è “sì”, significa che tendete a pensare all’attività in modo da farla sembrare più sgradevole di quanto non sia in realtà. Per superare i vostri blocchi cognitivi, sperimentate le strategie seguenti.

Invertite il brainstorming. Pur non avendo usato molto il brainstorming negativo prima di inserirlo nel mio libro Stress-Free Productivity, da allora è diventato una delle mie strategie preferite. Applicato alla procrastinazione, significa pensare a che cosa fareste per rendere il vostro compito un’attività eccessivamente gravosa o che vorreste davvero evitare di fare. Quando avrete le risposte, trovate quelle opposte, che vi aiuteranno a superare il blocco.

Per esempio, un compito può sembrare irrealizzabile se penso di dover raggiungere la perfezione al primo tentativo o di doverlo svolgere esattamente come un collega che ammiro. Il rovescio della medaglia è che, se accetto il fatto che i passi falsi e i difetti sono inevitabili, e se affronto il compito a modo mio, sfruttando i miei punti di forza, il compito sembrerà più semplice.

Un’altra rapida tecnica di riformulazione del problema è pensare a tutti i modi in cui un’attività che state rimandando sia simile a un’altra che riuscite a svolgere bene e con facilità. Per esempio, io non ho alcun problema a scrivere articoli per il mio blog, ma scrivere presentazioni mi mette a disagio. In entrambi i casi, tuttavia, si tratta di esporre brevemente alcune considerazioni, mantenere uno stile discorsivo, raccontare una storia e far sì che il pubblico si riconosca nell’esperienza narrata. L’essenziale, in questo caso, è definire i parallelismi in modo molto preciso, come ho appena fatto.

Imparate ad accettare il lavoro carico di tensione. Le attività abituali e moderatamente produttive tendono a essere svolte agevolmente e possono quindi sembrare più soddisfacenti rispetto a quelle nuove, che sono più impegnative ma hanno un valore potenziale più elevato. Per questo motivo, spesso scegliamo di spuntare le voci più semplici della nostra lista di cose da fare, invece di affrontare progetti che avranno un impatto maggiore.

Non commettete l’errore di equiparare l’attività priva di tensione alla produttività. I team formati da persone con competenze diverse, per esempio, spesso generano idee migliori, ma gli attriti al loro interno possono essere maggiori. Un nuovo lavoro è spesso carico di tensione e questo di per sé rallenta i progressi e può essere fonte di stress. Si verifica così una distorsione cognitiva comune, definita ragionamento emotivo, dovuta alla sovrainterpretazione del nostro stato emotivo. Per esempio, quando vi sentite tesi e in difficoltà, potreste concludere che state andando nella direzione sbagliata o non state compiendo sufficienti progressi. È importante capire questo fenomeno e riconoscere quando si verifica. La metacognizione, o consapevolezza dei vostri processi cognitivi, può aiutarvi a contrastare le distorsioni mentali.

Tenete presente che, se andate a svolgere un lavoro importante e lo affrontate nel modo più strategico possibile, farete progressi, anche se non avete quell’impressione. Quanto più tollerate un’attività carica di tensione, tanto meno procrastinerete. Impegnatevi a svolgere il compito con il potenziale più elevato per un certo periodo ogni giorno, anche quando provoca sentimenti e pensieri tumultuosi.

Limitatevi a brevi periodi di lavoro. Quando un compito è importante o ne stiamo rimandando l’esecuzione, spesso pensiamo sia necessaria una lunga maratona lavorativa per portarlo a termine. In molti casi questo ragionamento è frutto dell’autocritica indotta dal senso di colpa per la perdita di produttività. Ma la prospettiva di dover sgobbare tutto il giorno su un compito impegnativo spinge a procrastinare ulteriormente. In questo caso, potete sperimentare due strategie: 1) programmate di dedicare a qualsiasi attività stiate evitando 10 minuti oggi e poi riprendete il lavoro domani. Fare un pochino oggi vi aiuterà a superare lo scoglio emotivo di iniziare; 2) programmate di dedicare all’attività 90 minuti oggi e mantenete questo limite. Se siete ragionevolmente abituati al lavoro profondo, è probabile che riusciate a fare praticamente qualsiasi cosa per un’ora e mezza. È un obiettivo ragionevole. Potete anche adattare questo principio. Per esempio, potete provare ad aggiungere altri 10 minuti al giorno al tempo che dedicate all’attività, fino a raggiungere due ore in tutto. È come allenarvi per una gara di resistenza.

In ogni articolo di autoaiuto è importante riconoscere i limiti dei consigli offerti. Se un disturbo mentale persistente, come la depressione o l’ansia, acuisce la vostra tendenza a procrastinare, dovreste seguire una terapia di provata efficacia, preferibilmente con l’aiuto di un professionista, invece di cercare di cavarvela da soli. Via via che il vostro stato d’animo e la vostra ansia miglioreranno, sarete meno inclini a sentirvi sopraffatti e impietriti.

Inoltre, anche se le ho suddivise in tre categorie, le cause della procrastinazione sono interdipendenti. Il vostro comportamento (abitudini e metodi), le vostre emozioni e i vostri pensieri sono tutti collegati fra loro. Pertanto, qualunque sia la ragione primaria per cui tendete a rimandare certe attività, le strategie che ho descritto dovrebbero aiutarvi a svolgere con maggiore costanza il lavoro che faticate a portare a termine perché avete difficoltà a trovare la necessaria energia o concentrazione. Immaginate che sia un menù per combattere la procrastinazione, sperimentate le varie alternative e individuate quelle che funzionano meglio per voi.

Alice Boyes è un ex psicologa clinica, autrice di The Anxiety Toolkit, The Healthy Mind Toolkit e del nuovo libro Stress-Free Productivity (TarcherPerigee, 2022), dal quale è stato tratto e adattato l’articolo.