ESPERIENZE

Competenze e advanced analytics nella gestione delle risorse umane

Lezioni da apprendere dal progetto PeopleCube sviluppato da UniCredit con Boston Consulting Group.

Tommaso Campana, Georg Rohleder, Ugo Cotroneo, Matteo Radice, Carlo Bravin

Marzo 2021

Competenze e advanced analytics nella gestione delle risorse umane

Il ruolo delle Risorse Umane sta evolvendo rapidamente, poiché supporta la trasformazione necessaria ad adattarsi alle continue turbolenze del mercato, imposte tanto dalla digitalizzazione quanto dall’impatto della pandemia di Covid-19.

Un pilastro fondamentale dell’attuale piano strategico Team23 (2020-2023) di UniCredit è incentrato sulla trasformazione e la massimizzazione della produttività, che passa anche attraverso l’adozione di nuove modalità di lavoro e l’ottimizzazione dei processi a beneficio dell’esperienza del cliente. Su queste basi, è nata un’iniziativa con l’obiettivo di innovare gli strumenti che la funzione Human Capital mette a disposizione dell’organizzazione, per investire nella gestione e nello sviluppo dei propri collaboratori. Al pari di molte realtà, anche UniCredit sta affrontando i temi legati alla perdita, conservazione e sviluppo di competenze, accelerate da un contesto in rapida evoluzione: la soluzione che sta prendendo forma fa parte di una complessiva strategia di up-skilling e re-skilling, volta a sostenere la crescita delle persone nei ruoli a loro assegnati.

A tal fine, UniCredit ha collaborato con Boston Consulting Group per realizzare PeopleCube, una soluzione di Strategic Workforce Planning che sfrutta le potenzialità degli analytics in ambito HR per fornire valutazioni organizzative e gestionali basate sulle competenze. Le prime applicazioni pratiche di PeopleCube, sebbene ancora in fase di sviluppo, hanno fornito risultati estremamente incoraggianti, stimolando il management team di UniCredit a continuare ad investire in questa iniziativa. Tale esperienza vuole offrire uno spunto di riflessione per tutte le organizzazioni che operano in contesti mutevoli e sono alle prese con trasformazioni aziendali, e che dunque richiedono un’evoluzione delle competenze delle proprie persone.

 

Il punto di partenza: le sfide e l’impatto del Covid

Come per gran parte delle istituzioni finanziarie tradizionali, UniCredit si trova ad affrontare sfide all’interno di un settore in rapido cambiamento. Ad esempio, per quanto riguarda l’evoluzione delle modalità di lavoro, diventano fattori cruciali la conoscenza e la consapevolezza della struttura dei ruoli organizzativi e delle competenze associate ad essi, la gestione efficiente dell’offerta formativa interna, l’utilizzo efficace del patrimonio informativo relativo ai dipendenti.

Già prima della crisi pandemica in corso, molte organizzazioni hanno avviato progetti di trasformazione con l’obiettivo di rivedere i propri modelli operativi e di servizio in modo più flessibile, con l’obiettivo di adattarsi all’evoluzione digitale del settore di riferimento e abilitare i propri collaboratori a un’interpretazione dei ruoli aziendali più efficace e partecipata, in grado di contribuire alla rivoluzione digitale in corso.

Sulla base di queste premesse, UniCredit ha promosso da tempo un ripensamento strutturale di sistemi, processi e soluzioni con cui l’azienda riconosce e facilita un ambiente di lavoro incentrato sulla conoscenza, nel quale i singoli dipendenti abbiano accesso autonomo alle risorse necessarie per aggiornare e incrementare le proprie competenze: tale impianto è sostenuto da piattaforme adeguate a gestire i processi di crescita del capitale umano aziendale. Questo orientamento si è tradotto operativamente in un piano organico di investimenti dalle molteplici finalità: sviluppare e mantenere un modello di competenze trasparente, aumentare l’offerta interna di strumenti di formazione e fonti di conoscenza, migliorare le piattaforme di training (e-learning), scambio di conoscenza tra i dipendenti; e, infine, realizzare avanzamenti significativi nelle tecnologie, per fornire raccomandazioni e input di direzione al management, come PeopleCube.

Pertanto, riconoscendo la centralità del proprio capitale umano, per UniCredit la pandemia ha comportato soltanto una accelerazione di alcune tendenze tipiche dell’economia della conoscenza: la rilevanza di continui processi di adattamento delle competenze interne rispetto alle richieste del contesto (mercato, settore), la capacità dell’organizzazione di mitigare skill-gap e skill-mismatch interni all’azienda.

 

La soluzione: tre pilastri fondamentali

Il team di UniCredit ha riconosciuto l’opportunità di affrontare questo importante cambiamento come parte del piano strategico Team23. Un’organizzazione sempre più knowledge-based richiede di innovare una serie di prassi, regole e strumenti per supportare i manager che hanno la responsabilità di formulare piani di trasformazione e di pianificare l’accrescimento e valorizzazione delle competenze aziendali. Su queste basi e con il supporto di Boston Consulting Group, UniCredit ha sviluppato PeopleCube, una soluzione avanzata di Strategic Workforce Planning che supera la tradizionale pianificazione nel campo delle risorse umane, introducendo questi elementi di novità:

·      passa da una programmazione delle risorse umane basata principalmente su concetti “quantitativi” e di costo a un modello che fa leva sulle competenze richieste dal business (competenze disponibili, previste, necessarie);

·      sfrutta in modo responsabile gli advanced analytics per capitalizzare il considerevole patrimonio informativo HR e per indirizzare scelte e orientamenti strategici del management;

·      assicura un legame tra le iniziative strategiche di business e l’evoluzione dei ruoli e delle competenze aziendali.

Attraverso questo nuovo approccio alla pianificazione della forza lavoro, che integra nativamente informazioni su ruoli, skill ed esperienze pregresse dei dipendenti, PeopleCube può generare una serie di raccomandazioni che possono rivoluzionare differenti practice aziendali di seguito dettagliate: il supporto alla costruzione di piani di trasformazione aziendale, la gestione quotidiana delle risorse umane, i processi operativi di Learning&Development relativi al re-skilling e sviluppo delle competenze.

Gli scenari generati da PeopleCube sono in grado di offrire indicatori sintetici al senior management team per misurare gli impatti dei piani di trasformazione: per citare qualche esempio, è possibile esaminare il livello di evoluzione quanti-qualitativo del modello industriale proposto dal piano, in termini di competenze e ruoli. Inoltre, consente di valutare la sostenibilità del piano rispetto all’evoluzione demografica della popolazione.

Per quanto riguarda l’aspetto gestionale, PeopleCube aumenta le capacità di HR e business manager di selezionare profili coerenti con i ruoli vacanti, integrando gli strumenti a loro disposizione a supporto del processo decisionale e identificando eventuali gap di competenze così da attivare conseguentemente piani di re-skilling in specifiche aree geografiche ed organizzative.

Infine, in riferimento alle attività di Learning&Development, PeopleCube può diventare il volano per un’aumentata capacità di programmazione degli investimenti formativi, per stimare gli interventi necessari al bilanciamento delle competenze esistenti (re-skilling), per organizzare i moduli formativi necessari all’introduzione di nuove competenze richieste dalle iniziative strategiche (up-skilling).

In conclusione, PeopleCube può aiutare le organizzazioni a migliorare la capacità di pianificazione, a ottenere visibilità sull’andamento delle iniziative industriali e, a livello operativo, supportare coloro che prendono decisioni sull’allocazione del capitale umano.

 


 

Come PeopleCube e advanced analytics hanno dialogato in UniCredit

Con l’aiuto di Boston Consulting Group, UniCredit ha introdotto l’uso di PeopleCube in attività critiche, che nel modello di sviluppo hanno comportato l’iterazione su Minimum Viable Product (MVP), la creazione di un team cross-funzionale e la definizione di un modello di collaborazione tra le diverse aree aziendali coinvolte (responsabili di business, funzioni HR e di sviluppo organizzativo, etc.). Questo team ha concentrato le attività in tre aree chiave:

 

1)    Sviluppo di una prospettiva basata sulle competenze

Sfruttando l’ampia esperienza di UniCredit nella definizione di modelli di dimensionamento della forza lavoro, la sfida iniziale è stata quella di operare una semplificazione nella struttura dei ruoli, raggruppandoli in insiemi omogenei di competenze richieste dai modelli di servizio. Così facendo, il team HR alla guida di PeopleCube ha guardato oltre il limite dell’unità organizzativa e della gerarchia interna, aggregando i ruoli sulla base delle competenze attuali e prospettiche e fornendo al management una rappresentazione semplificata, ma efficace della struttura organizzativa.

In questa fase è stato anche definito un catalogo di suddette competenze: i responsabili del business e HR hanno identificato le skill chiave richieste per ciascun ruolo e come queste potrebbero essere influenzate dalle nuove iniziative del piano strategico. Ad esempio, il cambiamento dei modelli di servizio ha richiesto una variazione nel mix di competenze per la gestione dei clienti, ponendo l’accento su nuove skill legate al digitale e alla consulenza da remoto. Più in generale, spostare il focus dal contenuto di un ruolo a quali competenze questo richiede, ha generato nell’organizzazione una comprensione più profonda della natura dei ruoli stessi e un riconoscimento della portata della trasformazione nel suo complesso.


 

2)    Miglioramento della pianificazione attraverso gli advanced analytics

Il passo successivo è stato quello di sfruttare gli advanced analytics, anche in prospettiva di maggiori applicazioni di soluzioni di intelligenza artificiale. Per mappare il “DNA delle competenze” della forza lavoro, è stato identificato il set di skill maturato da ciascun dipendente, analizzando l’esperienza professionale e il curriculum formativo di ognuno, attingendo alle informazioni presenti nei diversi processi di gestione delle risorse umane. Combinando tali input con il fabbisogno organizzativo espresso in termini di ruoli e competenze, è stato possibile analizzare in modo organico e sintetico il piano di trasformazione dal punto di vista della forza lavoro, evidenziando, ad esempio, le aree di surplus/gap di capacità produttiva e di competenze, a livello di area geografica, unità organizzativa, periodo temporale. Grazie alla profondità di analisi offerta da un utilizzo più estensivo dei dati, è stato possibile trarre conclusioni talvolta non scontate, facendo emergere criticità o squilibri in aree che, osservate da una prospettiva unicamente quantitativa (livello di organico complessivo) sembravano apparire in equilibrio.

Lo strumento è calibrato per fornire raccomandazioni al “decision maker” (funzione HR, business manager) per ottimizzare l’allocazione di tutte le risorse umane (attualmente sono circa 20.000 quelle in scope) a livello di singola posizione, su un arco temporale pluriennale, selezionando i candidati più coerenti a ricoprire i diversi ruoli: questi suggerimenti si configurano come un supporto al processo decisionale degli HR manager e business manager. La qualità delle raccomandazioni fornite da PeopleCube è determinata da una serie di vantaggi tra cui: prendere in considerazione le risorse di un’intera divisione senza assecondare i silos organizzativi, valutare le competenze maturate nel tempo dai dipendenti valorizzandone così la storia professionale, trattare i dati e le informazioni disponibili in modo omogeneo, assicurandone una lettura non influenzata dalla prospettiva dell’osservatore. Dal punto di vista organizzativo, i vantaggi sono quelli derivanti dal collegare le iniziative di business all’evoluzione delle competenze e dei ruoli aziendali, permettendo di identificare più facilmente i trade-off e i percorsi ottimali per la trasformazione.

 

Riassumendo, PeopleCube permette di verificare la fattibilità del business plan dal punto di vista delle risorse umane e fornisce un set di leve (formazione, trasferimenti, assunzioni) integrato e dettagliato per l’area HR nel suo insieme, in modo di facilitare la realizzazione del piano o di singole iniziative.

 

3)    Fornitura di informazioni dettagliate in modalità end-to-end per realizzare il piano

Il nuovo approccio è in grado di fornire raccomandazioni dettagliate e in un’ottica end-to-end che facilitano in modo immediato la trasformazione, consentendo di prendere decisioni informate sul campo nella gestione quotidiana delle risorse. Attraverso un’interfaccia interattiva, gli HR business partner possono vedere la traiettoria a medio termine della forza lavoro e accedere a un elenco di candidati che fornisce suggerimenti per colmare le posizioni scoperte. Così facendo, la banca si dota inoltre di uno strumento potente in grado di collegare immediatamente le decisioni di allocazione del personale con gli impatti di Learning&Development, determinando dunque in modo immediato il fabbisogno di re-skilling e di up-skilling. Allargando la prospettiva su tutta la popolazione, ciò consente ai manager dell’area Learning&Development di trarre informazioni sulle principali priorità formative (analisi di skill mismatch), anche in ottica futura, così da pianificare più adeguatamente le attività di formazione e onboarding dei dipendenti.

 

Il lato positivo: un modo migliore per pianificare e realizzare la trasformazione

L’approccio che UniCredit sta impostando con PeopleCube genera vantaggi significativi sia per l’organizzazione in sé che per i suoi dipendenti. Ad esempio, un’interazione più strategica tra la funzione Risorse Umane e la business leadership aziendale indirizza le discussioni sulle implicazioni del piano di trasformazione in termini di ruoli, competenze e modalità di lavoro; le iniziative identificate dal senior management possono essere tradotte rapidamente in scenari concreti, facendo leva su simulazioni e verificando contestualmente la fattibilità dei piani di trasformazione. Ancora: concentrandosi strutturalmente sui candidati più idonei per servire i clienti interni o esterni, UniCredit si propone di ridurre i rischi operativi e migliorare la soddisfazione dei propri stakeholder. In conclusione, è possibile affermare che la banca abbia intrapreso un percorso che consenta di visualizzare in modo più agevole ed efficace la realizzazione del piano di trasformazione, analizzando contemporaneamente i diversi fattori che lo abilitano sia a breve che a medio termine, tra cui formazione, trasferimenti e verifica dell’impatto delle iniziative di business.

 

Cosa serve per avere successo: lezioni apprese 

Da un punto di vista Human Capital, sviluppare una funzione moderna che combina le tradizionali competenze HR a quelle più legate agli analytics richiede una trasformazione di alcuni elementi chiave del sistema. Ad esempio, risulta fondamentale assegnare lo sviluppo di una piattaforma di Strategic Workforce Planning quale è PeopleCube a un team dedicato, incaricato di manutenere e sviluppare le funzionalità dello strumento, di arricchirlo attraverso una migliore comprensione delle dinamiche aziendali (sia business sia gestionali) e dotato di una capacità distintiva di lavorare su dati e algoritmi evoluti, ponendo le basi a un utilizzo responsabile di soluzioni di intelligenza artificiale. Un’altra delle lezioni apprese dal team di progetto richiama la necessità di varare modelli di collaborazione innovativi tra le aree funzionali e di business coinvolte.

Dal punto di vista progettuale, è importante che l’iniziativa sia sostenuta da un solido piano di integrazione della soluzione informatica con i sistemi IT aziendali, in modo da rendere efficiente e sicura la gestione del dato.

Infine, in termini di governance, è necessario che i vertici dell’azienda siano coinvolti sin dall’inizio e si facciano promotori dell’approccio Strategic Workforce Planning, in coordinamento con il team Human Capital, così che l’intero processo di pianificazione strategica, (e.g. industriale, di budgeting) venga arricchito dal contributo di uno strumento come PeopleCube.

 
 

Una metodologia basata sulle competenze è in grado di creare un collegamento end-to-end tra il capitale umano e i processi aziendali chiave, nonché un linguaggio comune tra funzioni che tipicamente si concentrano su obiettivi diversi, quali ad esempio la determinazione del fabbisogno organizzativo, l’offerta di training e la gestione quotidiana delle risorse da parte dei business partner HR. L’esperienza di UniCredit dimostra che l’impegno e la competenza di alto livello nella gestione del cambiamento sono elementi vitali, per creare slancio e fornire un nuovo entusiasmante approccio alla gestione delle persone in azienda.

 

 

TOMMASO CAMPANA, Head of Organizational Development & Governance, UniCredit; GEORG ROHLEDER, Head of Human Capital Strategies, UniCredit; UGO COTRONEO, Managing Director and Partner, Boston Consulting Group; MATTEO RADICE, Managing Director and Partner, Boston Consulting Group; CARLO BRAVIN, Partner, Boston Consulting Group.

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