RISORSE UMANE

Day 1: momento chiave per performance durature

Marcello Russo e Gabriele Morandin

01 Marzo 2017

Navigando su internet, si trovano numerose guide su come affrontare al meglio il primo giorno di lavoro: quali atteggiamenti assumere, le frasi da dire e quelle da evitare, l’abbigliamento adatto per destare una prima, fondamentale, buona impressione, etc. Tutti questi articoli hanno in comune il focus, quasi esclusivo, sulla figura del neo assunto. Anche effettuando una ricerca più approfondita è difficile individuare articoli finalizzati a dare suggerimenti all’altro attore principale della prima giornata lavorativa di un neo assunto: l’azienda e, più specificatamente, il nuovo capo. Questo deficit di attenzione verso il modo in cui le aziende gestiscono il primo giorno lavorativo dei neoassunti rappresenta un problema che può tramutarsi in una scarsa preparazione e una superficialità nella gestione di questo importante giorno da parte delle aziende.

Perché è necessario programmare con attenzione il primo giorno di un neo assunto?
Prima di fornire alcuni consigli su come programmare al meglio il “Day 1”, è opportuno chiarire il motivo per cui questo giorno necessita un’attenzione particolare. La letteratura manageriale evidenzia chiaramente che il primo periodo di vita di un neo assunto è fondamentale per gettare le basi per una relazione proficua, l’instaurarsi di una fiducia reciproca e la possibilità di conseguire i livelli di performance attesi in tempi rapidi. Come in tutte le relazioni affettive, avere un buon inizio è una condizione fondamentale per garantire una relazione duratura e soddisfacente da ambo le parti. Non gestire bene questo momento può rappresentare un costo notevole per le aziende che potrebbero veder scappar via i nuovi talenti appena assunti, che evidenziano un forte bisogno di sentirsi “accolti” e indirizzati sin dalle prime fasi del loro nuovo percorso professionale e, soprattutto, non sembrano aver timore di cambiare se non pienamente soddisfatti della propria “workmoon”!

Quale ruolo per i manager?
I manager hanno un ruolo chiave in questo processo in quanto rappresentano il primo punto di contatto tra un neo lavoratore e l’azienda. Inoltre, i comportamenti assunti da un manager possono influenzare notevolmente l’autostima e la produttività di un lavoratore, specialmente di quelli più giovani. Per tanto è necessario che i manager prendano consapevolezza del loro ruolo e prestino la dovuta attenzione al “Day 1”, programmando in anticipo le attività da svolgere durante la giornata e riservando del tempo nella loro fitta agenda da dedicare al neo assunto. É fondamentale accogliere il lavoratore e accompagnarlo nelle prime ore in azienda, cercando di chiarire ogni ragionevole dubbio che il neo assunto possa avere in merito alla nuova mansione. Questo momento può essere importante anche per chiarire quali sono le aspettative che l’azienda ha nei suoi confronti.

Quale ruolo per gli HR?
Anche la Direzione HR svolge una funzione cardine in questa fase. E il processo di consapevolezza del ruolo è ampiamente da maturare. Basti pensare ai diffusi job titles tipici della funzione risorse umane, come ad esempio “Responsabile della selezione” o “Head of recruitment”. Tali titoli lasciano implicitamente intendere che, una volta assunto una candidata o un candidato, il compito della direzione HR fosse da considerarsi concluso. Cosa fare allora? Innanzitutto, gli HR hanno l’opportunità di essere i primi sponsor della rilevanza dell’onboarding in azienda. Hanno le chiavi di gestione del processo di inserimento e socializzazione e possono prevedere occasioni più o meno formali per rendere questa fase efficace e coinvolgente sia per il neoassunto, sia per i colleghi che per il capo diretto. È evidente come in tal senso la possibilità di influire vada oltre al Day 1, per arrivare al terzo mese, quando la fase di inserimento si avvia alla conclusione o al nono mese di inserimento, quando ci si aspetta che il newcomer sia diventato oramai un effective employee. Oppure, in casi di inserimenti più massivi – come ad esempio per quelle organizzazioni che assumono centinaia di persone all’anno - è possibile monitorare l’inserimento attraverso ricerche appropriate. In questa prospettiva, molto interessante è il caso della società di consulenza organizzativa Praxi, che ha avviato con l’Università di Bologna e gli autori del presente contributo, una ricerca volta a monitorare l’efficacia dell’inserimento di tutti i neoassunti delle aziende clienti per l’anno 2017. Un servizio apprezzato dalle aziende, oltre che un aspetto distintivo di differenziazione.

Esempi positivi e negativi
Vivere al meglio la prima giornata di lavoro non richiede enormi investimenti e accorgimenti speciali. Un buon primo giorno di lavoro richiede principalmente due elementi: tempo e attenzione. Tempo da dedicare al neo assunto per conoscersi e presentare i membri del team, tempo di apprendere quali sono i compiti da svolgere, i progetti su cui l’azienda sta lavorando al momento e le aspettative reciproche. Tempo semplicemente da trascorrere insieme durante una colazione o un pranzo di lavoro per favorire un sereno inserimento. Dato il comprensibile imbarazzo di un neo assunto, il quale avrà probabilmente timore di dire e/o fare le cose giuste, riteniamo che spetti al capo il compito di rompere il ghiaccio e cercare di mettere a proprio agio il nuovo collaboratore.
Dutton (2003) in un interessante contributo sull’importanza delle relazioni sociali in azienda, cita l’esempio di un neo assunto in una società di Wall Street, il quale affermava di essere scioccato dal grado approfondito di conoscenza che il suo nuovo capo aveva di ognuno dei suoi collaboratori. In una sola settimana, il suo capo aveva rapidamente appreso quali fossero i suoi interessi, dettagli sulla sua famiglia e perfino il suo piatto preferito. Tutto questo era stato appreso attraverso domande mirate e un genuino interesse da parte del manager che trattava tutti i suoi collaboratori come persone uniche e importanti.
Uno studio condotto su due gruppi di studenti impegnati in un corso sulla negoziazione in un MBA presso una prestigiosa università americana ha evidenziato risultati interessanti sull’importanza del conoscersi meglio. I risultati hanno evidenziato che i gruppi di studenti a cui i ricercatori avevano detto di approfondire al meglio la conoscenza reciproca prima di avviare la negoziazione avevano conseguito risultati migliori e più soddisfacenti durante la negoziazione rispetto ai gruppi a cui i ricercatori avevano detto di concentrarsi esclusivamente sulle attività di negoziazione.
Opposto, al caso sopra descritto, è invece il caso descritto da The Wall Street Journal in merito a un lavoratore che aveva riscontrato la totale assenza di attenzione e interesse da parte del suo capo nel primo giorno di lavoro. Il lavoratore lamentava che il suo capo lo aveva trattato con estrema superficialità, accompagnandolo nel suo nuovo ufficio e andando via senza fornire nessuna informazione sulle attività da svolgere, senza nessuna presentazione ai nuovi colleghi né averlo invitato a effettuare un tour dell’azienda. La sua frustrazione divenne massima quando, successivamente, in un meeting aziendale a cui aveva fortuitamente assistito, un senior manager lo aveva indicato, esclamando: «Chi è costui! Non lo conosco e non so se è buono o meno. Qualcuno lo “provi” e mi faccia sapere!» (Fonte: The Wall Street Journal).
Come si evidenzia dall’esempio appena descritto, una seconda importante attività da effettuare durante il primo giorno di lavoro riguarda il tour dell’azienda e dei vari uffici, in modo che il neo assunto possa avere una visione d’insieme dell’azienda, conoscere colleghi e responsabili anche di altre aree aziendali. Tutto ciò, se ben gestito, può favorire la nascita di un senso di appartenenza del nuovo lavoratore e favorire una rapida integrazione. Il tour dell’azienda può permettere al manager anche di riscoprire il proprio senso di appartenenza e orgoglio di far parte dell’organizzazione. In effetti, non è buona prassi invitare gli ospiti a un tour della casa quando la frequentano per la prima volta e provare un giusto senso di orgoglio per i complimenti ricevuti?

Conclusioni e preludio
Le attività e gli esempi riportati sono rilevanti perché i neoassunti quando entrano in azienda si pongono, anche in modo implicito o inconsapevole, tre domande principali: «Qual è il mio posto qui? Vado bene per questa organizzazione? Questa organizzazione va bene per me?». Le risposte che forniranno, innanzitutto a se stessi, determineranno non solo la qualità dell’inserimento, ma anche le performance lavorative e i tassi di turnover. L’accoglienza, la conoscenza reciproca, la scoperta dei luoghi in cui la vita organizzativa si esplica, lungi dall’essere semplicemente buone azioni, rivestono evidentemente un ruolo strategico. Da questo punto di vista, rappresentano la linfa del successo organizzativo.
Non dimentichiamo poi che il primo giorno è il preludio di una fase della vita che può durare anni e persino decenni. Un detto popolare recita: “Se ben cominci sei a metà dell’opera”. Forse un’espressione poco cool, ma molto efficace e mai fu più puntuale la sua applicazione nel processo di inserimento.

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